Digitaliseren bodemdossiers

Enkele voordelen van het digitaliseren van bodemdossiers zijn

  • Tijd- en plaats onafhankelijk werken
  • Internen en externen snel voorzien van de gevraagde documenten
  • Lang zoeken naar het juiste dossier of bepaalde stukken binnen het dossier wordt overbodig
  • Mogelijkheid tot opname in de BRO (Basis Registratie Ondergrond)
  • Mogelijkheid tot opname in het BIS (Bodem Informatiesysteem)

Bodemdossiers digitaliseren voor een effectieve dienstverlening

Het digitaliseren van bodemdossiers brengt vele voordelen met zich mee. Lang zoeken in de archiefruimte naar het juiste dossier of documentsoort in het dossier wordt verleden tijd en maakt plaats voor digitaal raadplegen. Het digitaal beheren maakt het mogelijk om een efficiëntieslag te maken in de dienstverlening. Zo kunt u zowel internen als externen snel voorzien van de gevraagde stukken.

Voor wordt gestart met het digitaliseren is het belangrijk in kaart te brengen op welke wijze de digitale dossiers uw organisatie gaan ondersteunen. Zo moet worden gekeken naar de manier waarop dossier geraadpleegd gaan worden en of er documenten zijn die vaak worden ingezien. Denk aan de bodemrapporten. Ook de bestandsnaamgeving is een belangrijk onderdeel, u wilt de dossiers en documentsoorten immers snel en goed terug kunnen vinden in uw raadpleegomgeving. Karmac denkt graag mee in dit proces.

Bodemdossiers digitaliseren voor vervanging

Het kan ook uw wens zijn om de analoge bodemdossiers te vervangen voor digitale dossiers. De analoge dossiers kunnen door de vervanging worden vernietigd. Bij vervanging komen aanvullende eisen aan bod voor het digitaliseren. Denk aan de scanspecificaties en kwaliteitsnormen, maar ook beschrijvende (-en technische) metadata. Deze aanvullende eisen worden opgenomen in een Handboek Vervanging welke Karmac hanteert als leidraad voor het project. Karmac biedt hierin ook consultancymogelijkheden.

Scannen van de bodemdossiers

Het scannen van de bodemdossiers gebeurt op de Document Campus van Karmac in Lelystad. Karmac digitaliseert hierbij alle documenten en tekeningen van de dossiers op speciaal hiervoor bestemde scanners. Het is mogelijk om documenten en tekeningen van formaten A5 tot en met A0+ te scannen.

Niveaus van digitaliseren

Het digitaliseren van uw bodemdossiers kan op verschillende niveaus plaats vinden. U kunt niveaus ook met elkaar combineren. Het gekozen niveau van digitaliseren is afhankelijk van uw wensen en eisen. Karmac denkt graag met u mee om tot het niveau of de combinatie te komen die aansluit op uw organisatie.

Dossierniveau: elk bodemdossier wordt één digitaal dossier

Tabbladniveau: ieder aanwezige tabstrook binnen het bodemdossier wordt één digitaal document binnen het digitale dossier. Karmac kan zelf ook tabstroken aan brengen

Documentniveau: ieder aanwezig document binnen het bodemdossier wordt één digitaal document. De documenten worden vervolgens ingedeeld in de gewenste documentsoorten

Toegang tot uw bodemdossiers tijdens de verwerking

Bodemdossiers worden over het algemeen veel geraadpleegd, zowel door internen als externen. Karmac begrijp dat u deze dossiers niet voor een langere tijd kunt missen. Karmac biedt een de mogelijkheid om bodemdossiers tijdens het project digitaal beschikbaar te stellen voor geautoriseerde personen. Snel en gemakkelijk zodat u geen vertraging in uw processen oploopt.

Benieuwd naar wat Karmac voor u kan betekenen?

Onze digitaliseringsspecialist Jim kijkt graag samen met u naar de beste oplossing voor uw archief en beantwoord al uw vragen. Neem contact op met Jim via onderstaande buttons.

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring