Met de digitalisering van zo’n 60.000 persoons- en archiefkaarten uit de periode 1960-1993 wilde de Friese gemeente Achtkarspelen een grote stap maken in de digitale beschikbaarheid van informatie. Volledigheid daarin is belangrijk voor een optimale dienstverlening. Dankzij een goede samenwerking tussen digitaliseringspartner Karmac en Picturae, specialist in het beheren en ontsluiten van waardevol kwetsbaar erfgoedmateriaal verliep het project soepel en effectief.
Achtkarspelen is een gemeente in het noordoosten van Friesland. En het is een oude gemeente. Al in de jaren voordat het officieel een gemeente werd in de zin zoals Thorbecke dat bedoelde (1851), was al sprake van de ‘grietenij Achtkarspelen’. De naam verwijst naar de oorspronkelijke acht kerkdorpen (karspelen). Iets dat nog altijd is terug te vinden in het gemeentewapen. Bij elkaar omvat Achtkarspelen nu 12 bijzondere dorpen, een groot aantal buurtschappen en een oppervlakte van iets meer dan 100 vierkante kilometer. Bij elkaar zijn er zo’n 28.000 inwoners die onder deze gemeente vallen.
Wieke de Boer-Hamstra, medewerker Ontwikkeling Backoffice Burgerzaken bij Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel: ‘Achtkarspelen heeft inderdaad een lange geschiedenis waar we trots op zijn. Waar we ook trots op zijn is de mate waarin we onze burgers van dienst kunnen en willen zijn. Een dienstbare overheid staat hoog aangeschreven bij onze organisatie. Digitalisering speelt een belangrijke rol en daarin hebben we dan ook al flinke stappen gezet. Onder meer met het digitaliseren van onze akten van de burgerlijke stand en het ontwikkelen van digitale aanvraagprocessen voor de burger.’
Dat wil niet zeggen dat alles al helemaal naar wens is. Wieke: ‘Er blijft waarschijnlijk altijd wel iets te wensen over, maar heel concreet ging het in dit geval om de digitalisering van zo’n 60.000 persoons- en archiefkaarten uit de periode 1960-1993. Vanaf 1994 is sprake van de introductie van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), dus vanaf die tijd worden persoonsgegevens digitaal bijgehouden. Echter, die 60.000 persoonskaarten waren dat nog niet.’
Omdat die kaarten toch met regelmaat worden geraadpleegd was digitalisering gewenst. Wieke: ‘Het verschilt uiteraard per periode, maar gemiddeld werden die oudere papieren persoonskaarten toch wel twee, drie keer per week geraadpleegd. Die opvragingen vinden in de regel plaats naar aanleiding van een nalatenschapsonderzoek. Dan wil een notaris bijvoorbeeld weten hoe het zit met een overleden persoon en zijn verwanten. Twee, drie keer per week lijkt dan weliswaar niet veel, maar als je steeds in het archief moet duiken, de kaart moet opzoeken, die reproduceren en vertrouwelijk naar de aanvrager moet sturen, is dat behoorlijk arbeidsintensief. Terwijl het zoveel eenvoudiger kan als die bestanden digitaal zijn.’ Bovendien kunnen de persoonskaarten dan ook tijdens het thuiswerken geraadpleegd worden vanuit een beveiligde omgeving. Dus de vraag werd uitgezet in de markt om een partij te vinden die deze klus snel, effectief betrouwbaar en vertrouwelijk zou kunnen opknappen. ‘Daaruit kwam Karmac als beste naar voren’, aldus Wieke.
Nu zat er nog wel een addertje onder het gras. ‘We maakten al gebruik van een systeem voor het beheren en ontsluiten van onze niet-openbare Akten Burgerlijke Stand. Dat was van een andere aanbieder in dit veld. Deze nieuwe bestanden zouden daarin moeten kunnen worden geïntegreerd’, aldus Wieke. ‘Voor deze klus hadden we dan wel gekozen voor Karmac als digitaliseringspartner, maar dat betekende niet dat we afscheid wilden nemen van het bestaande systeem. De bestanden moesten juist kunnen worden samengebracht. Ik moet zeggen dat deze partijen het samen goed hebben opgepakt. Na het uitwisselen van de specificaties over en weer ben ik er tussenuit gegaan, om het aan deze professionals over te laten. Daar heb ik geen moment spijt van gehad.’
Karmac ging de uitdaging aan en in goed overleg met de specialisten werden de persoonskaarten gedigitaliseerd volgens de specificaties die nodig waren om ze te kunnen onderbrengen en eenduidig te ontsluiten in het bestaande systeem. Dat maakte voor de gemeente Achtkarspelen de cirkel rond. Wieke: ‘Nadat alle bestanden waren gedigitaliseerd en volgens onze wensen ontsluitbaar gemaakt in het systeem konden onze medewerkers veel sneller de aanvragen verwerken. In de tijd dat de persoonskaarten naar Karmac waren overgebracht was er overigens nog de optie om tussentijds, bij dringende aanvragen, alsnog die kaarten direct te digitaliseren en aan te leveren via een beveiligde lijn. Dat is echter niet nodig geweest. In de totale doorlooptijd van vijf, zes weken ‘tussen papier en digitaal’ waren er wel wat aanvragen, maar daar was geen spoed bij. We maakten steeds direct aan de aanvrager bekend dat we met dit project bezig waren. Als er haast bij de aanvraag was zouden we ze evengoed van dienst kunnen zijn, maar als het even kon wachten… Dat tussentijds scannen was nooit nodig. Nadat alles in het systeem was ondergebracht hebben we die aanvragen uiteraard met voorrang afgehandeld.’
Voor Wieke en de medewerkers van Burgerzaken in Achtkarspelen was het wel even een spannende tijd. ‘Natuurlijk maak je je keuze op basis van een aantal specificaties en gesprekken. Als dan de kaarten echter de deur uitgaan en ze zijn ‘even een paar weken weg’, is het toch wel spannend. Gaat het allemaal wel goed…? Het gaat wel om bijzondere en gevoelige gegevens, daar mag niets mis mee gaan. Er was echter geen vuiltje aan de lucht. Alles verliep volgens planning en we werden frequent op de hoogte gehouden van de stand van zaken. Ook de tussentijdse controles verliepen steeds perfect, dus al met al was het een uiterst effectief project.’
Er was nog wel even een kleine kink in de kabel: nadat de metalen bakken met de papieren persoonskaarten bij Karmac aankwamen bleek er nogal wat gruis in de dozen te zitten. Wieke: ‘De bakken waren tot dan in de oude burgemeesterspost ondergebracht. Het plafond daar was onder meer van platen samengesteld met daarin leem. Door uitdroging vergruisde die leem en dat kwam vervolgens in de bakken. Daar had natuurlijk niemand op gerekend, maar vormde wel een probleem bij het scannen. De glasplaten moeten namelijk brandschoon zijn voor het beste scanresultaat. In goed overleg met Karmac hebben we afspraken gemaakt over het – letterlijk – opschonen van de bestanden. Dat is ook wel weer een mooie vorm van samenwerking en meedenken.’
Inmiddels maakt Achtkarspelen alweer enige tijd tot tevredenheid gebruik van het nu volledige systeem van deze bijzondere persoonsgegevens. Wieke: ‘Het scheelt ons werk, tijd en we zijn hierdoor in staat tot betere dienstverlening. Ik heb eigenlijk alleen maar lof voor de manier waarop iedereen in dit project heeft samengewerkt.’
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.