Hoe lang mag (of moet!) u een document bewaren?

Een document mag u niet eindeloos bewaren. Terwijl u andere documenten juist voor een bepaalde periode móet bewaren. Dus als u met documenten werkt, is het verstandig om de bewaartermijnen goed in de gaten te houden. Wij zetten een aantal belangrijke punten voor u op een rij!

Wat is de bewaartermijn voor persoonsgegevens?

Als organisatie mag u gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Alleen, volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) zijn er geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. U bepaalt dus zelf hoe lang uw organisatie persoonsgegevens bewaart. In bepaalde wetten worden wel concrete bewaartermijnen genoemd. Denk bijvoorbeeld aan de belastingwetgeving. Hier moet u natuurlijk wel aan voldoen.

Patiëntendossiers: bewaartermijnen van medische documenten

Een zorgverlener legt medische gegevens van patiënten vast in een medisch dossier. Sterker nog, dat is zelfs verplicht volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Volgens deze wet moet de zorgverlener het medisch dossier in principe 20 jaar bewaren. Maar ook de AVG en een aantal andere wetten kunnen daarnaast nog bepalen hoe lang een medisch dossier bewaard moet blijven.

Er zijn trouwens ook situaties waarin een dossier langer dan 20 jaar wordt bewaard. Bijvoorbeeld als dat in het belang is van de patiënt. Denk dan aan situaties waarin:

  • het nodig is om goede zorg te blijven bieden, zoals bij een chronische aandoening. Dan kan een zorgverlener een medisch dossier langer dan 20 jaar bewaren;
  • de gegevens belangrijk zijn voor anderen. In geval van een erfelijke aandoening is deze informatie belangrijk voor kinderen.

Maar er zijn meer voorbeelden van bewaartermijnen in de zorg:

  • Tot 115 jaar: Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten bewaren tot zelfs 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt. Dat geldt bijvoorbeeld voor een operatieverslag en de ontslagbrief. Dat staat in de Archiefwet.
  • Minimaal 5 jaar: Medische gegevens van psychiatrische patiënten met een gedwongen opname moeten minimaal tot 5 jaar na hun ontslag bewaard blijven. Deze bewaartermijn komt uit het Besluit Patiëntendossier Bopz.

Personeelsdossiers: bewaartermijnen van persoonsgegevens

In een personeelsdossier zitten verschillende documenten zoals een CV, loonstroken en beoordelingsverslagen. Hoe lang bewaart u wat? En wanneer moet u ze verwijderen?

  • 7 jaar nadat een werknemer uit dienst is: de gegevens uit de salarisadministratie, die fiscaal van belang zijn, moeten bewaard blijven.
  • 5 jaar nadat een werknemer uit dienst is: de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring moeten worden verwijderd. Voor deze gegevens geldt een fiscale bewaarplicht, u moet deze gegevens dus ook 5 jaar bewaren.
  • 2 jaar nadat een werknemer uit dienst is: voor andere gegevens uit een personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Denk daarbij aan verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en arbeidsovereenkomsten. Hiervoor geldt een bewaartermijn van 2 jaar nadat een werknemer uit dienst is.
  • Na 4 weken: solliciteert iemand naar een functie in uw organisatie? Dan is het gebruikelijk dat u de sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.

Leerlingdossiers: hoe lang bewaren?

Een leerlingdossier bewaart allerlei gegevens over een leerling. Voor een deel zijn dat administratieve gegevens. Maar het leerlingdossier bewaart ook informatie die nodig is om de leerling onderwijs en begeleiding te geven. Daarmee kunnen leerprestaties, de ontwikkeling en het gedrag systematisch in beeld worden gebracht. Maar dat maakt het leerlingdossier ook erg privacygevoelig. Hoe lang bewaart u wat? En wanneer moet u ze verwijderen?

  • 2 jaar nadat de leerling van school is: in het algemeen geldt dat het leerlingdossier 2 jaar bewaard mag worden nadat de leerling van school ging.
  • 5 jaar nadat de leerling is uitgeschreven: in het lager en voortgezet onderwijs geldt dat gegevens over verzuim, afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar bewaard moeten worden nadat de leerling is uitgeschreven.
  • 3 jaar na vertrek: is een leerling doorverwezen naar een school voor speciaal onderwijs? Dan moet de school de gegevens tot 3 jaar na vertrek bewaren.
  • Reünies: een school mag adresgegevens van oud-leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies. Hiervoor moet de school wel toestemming vragen bij de oud-leerlingen. De school mag deze gegevens -na toestemming- alleen voor dit specifieke doel gebruiken.

Administratie: hoe lang financiële documenten bewaren?

De administratie van uw bedrijf bestaat uit allerlei soorten documenten zoals facturen, declaraties en correspondentie. Voor al deze documenten geldt een fiscale bewaarplicht. Uw onderneming is wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren.

  • 7 jaar: de basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Denk hierbij aan het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
  • 10 jaar: u moet de gegevens voor onroerende zaken 10 jaar bewaren. Dat heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden.
  • 10 jaar: als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert, moet u uw administratie ook 10 jaar bewaren.

Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over:

  • de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch);
  • het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).

Een papierloos kantoor?

Uw fysieke archief groeit en is omvangrijk voordat u het in de gaten heeft. Laat daarom uw fysieke archief digitaliseren. Een digitaal archief bespaart tijd, kosten en ruimte. Neem afscheid van de archiefkasten die kostbare kantoorruimte innemen. Ook een papierloos kantoor? Wij beantwoorden graag al uw vragen!

Informatie aanvragenBel 0320 286 959
© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring