Ambtelijke fusie-organisatie HLTsamen vaart wel bij digitalisering door Karmac

Aktes burgerlijke stand vanaf 1970 gedigitaliseerd:

In 2017 ontstond uit een fusie tussen de ambtelijke organisaties van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen de werkorganisatie HLTsamen. Sindsdien zet deze organisatie zich met zo’n 470 collega’s in voor drie gemeentebesturen, drie gemeenteraden en ruim tachtigduizend inwoners. Plus alle ondernemingen, maatschappelijke instellingen en andere organisaties binnen het samenwerkingsverband. Digitalisering is daarvoor een must. De digitalisering van de aktes van de Burgerlijke Stand vormden een mooie aanvulling op het meer plaats- en tijdonafhankelijk werken. Karmac stond HLTsamen bij met haar kennis over en ervaring met digitalisering.

Ilse Daalder is Beveiligingsfunctionaris Burgerzaken binnen het Team Burgerzaken van HLTsamen. Zij is medeverantwoordelijk voor de bescherming van de uiterst gevoelige gegevens in de aktes van de Burgerlijke Stand. ‘Nadat de ambtelijke fusie in 2017 tot stand was gekomen is veel gedaan aan de afstemming van de processen, systemen en werkzaamheden. Digitalisering speelt daarin een grote rol. Dan is het echter cruciaal dat de informatie waarom het gaat ook digitaal beschikbaar is.’

Hogere kwaliteit dienstverlening

Het doel van de ambtelijke fusie was uiteraard om kosten te besparen, een hogere efficiency te bereiken en een (nog) hogere kwaliteit in de dienstverlening voor de burgers te bewerkstelligen. Ilse Daalder: ‘Dat is nog best een uitdaging. Er zat een behoorlijk verleden in de werkorganisatie HLTsamen die na 2017 ontstond. Een verleden van verschillende werkwijzen, systemen en uiteenlopende graad in digitalisering. Zaken en systemen moesten (en moeten deels nog) op elkaar aansluiten.’

Vertrouwelijkheid beschermen

In de stap naar een verdergaande digitalisering en verbeterde dienstverlening had HLTsamen behoefte aan de digitalisering van de aktes van de Burgerlijke Stand. Ilse: ‘Enerzijds omdat die nog op papier stonden en anderzijds omdat de mensen die daarmee werkten niet altijd vanaf dezelfde locatie werken. Het wordt lastig als je een collega op een andere locatie moet vragen of die even bepaalde aktes wil ophalen uit de kelder. Dat sloot niet bepaald aan op de efficiencydoelstellingen.’

Digitaliseringspartner

Voor een optimaal resultaat moesten werkprocessen op elkaar worden afgestemd en de informatie beschikbaar worden gesteld. Ilse: ‘Het moest kortom soepeler, sneller en digitaler voor een verbetering van de bereikbaarheid en beschikbaarheid van die aktes. Niet alleen voor de mensen die ermee moesten werken, maar ook voor de mensen die de informatie opvragen. Op jaarbasis gaat het om zo’n 1000 aanvragen van dergelijke aktes. Dus daar zou digitalisering een behoorlijke stap voorwaarts in efficiency kunnen betekenen.’

HLTsamen moest op zoek naar een digitaliseringspartner. Ilse: ‘Het gaat om overlijdensaktes, geboorteaktes, trouwaktes en scheidingsaktes. De ervaring leerde ons dat akten ouder dan 50 jaar niet worden opgevraagd. Dus we besloten om op zoek te gaan naar een partij die voor ons de aktes vanaf 1970 zou kunnen digitaliseren: veilig, vertrouwd en vertrouwelijk. Tijdens een congres van de Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken (NVVB) kwamen we in gesprek met Karmac uit Lelystad. Verdere gesprekken maakten duidelijk dat Nadine en Demi van Karmac beschikten over een grote kennis, deskundigheid en ervaring in dit soort projecten. De keuzes die we soms moesten maken werden door hen uiterst gedetailleerd toegelicht en begeleid. Zelfs in coronatijd waarin we eigenlijk alleen virtueel contact met elkaar hadden.’

Zaaksysteem voor ontsluiting

Eén van die keuzes was te bepalen of het opvragen van die aktes via het Centric-systeem zou moeten of via het zaaksysteem JOIN van Decos. Ilse: ‘Na de nodige discussies en afwegingen van voor- en nadelen kozen we voor dat laatste. Karmac heeft ons vervolgens heel goed begeleid bij de ontsluiting van de bestanden. Alles werd gelijk vastgelegd in .pdf omdat we graag een toekomstbestendige oplossing wilden. Als de bestanden moeten worden overgebracht naar het regionaal archief zou dat ons bovendien op deze manier – gedigitaliseerd - ook in de kosten schelen.’

Aanwas zelf doen

HLTsamen heeft er vervolgens voor gekozen om nieuwe aktes en latere vermeldingen in het vervolg zelf te digitaliseren. ‘Dat gaat niet om extreme hoeveelheden uiteraard en het is ook goed dat we bepaalde kennis van zaken in huis hebben’, aldus Ilse. ‘Inmiddels zijn we bijna helemaal bij met het werk; dus dan is alles tot en met Q3 van 2021 verwerkt.’

De gebruikers zijn ook blij met de nieuwe manier van werken. Althans, nieuwe manier, nu zijn de bestanden onder de knop bereikbaar voor hen die daartoe gerechtigd zijn. Geen problemen met beveiliging of vertrouwelijkheid en geen gedoe met collega’s die op een andere locatie de kelder in moeten. Ilse: ‘Daar zaten en zitten we bovenop. Ik heb wel eens nachtmerries gehad over de beveiliging van deze bestanden: stel je eens voor dat je ze kwijt raakt of dat ze op straat komen te liggen… Gelukkig ging het allemaal perfect. Bij het hele traject van de digitalisering was ik overigens zeer onder de indruk van de manier van werken die Karmac hanteert met betrekking tot bescherming van vertrouwelijke gegevens. Dat nemen ze zeer serieus. Bestanden en de codes om die bestanden te kunnen downloaden werden bijvoorbeeld alleen al via separate kanalen naar ons verstuurd. In een periode van in totaal ongeveer acht weken was het hele project gerealiseerd: van aktes weg tot aktes digitaal terug. Tijdens de afwezigheid van de aktes konden we gebruik maken van de opvraagservice van Karmac. Streng beveiligd konden enkele daarvoor aangewezen collega’s aktes die met spoed nodig waren opvragen. Nu alles is afgerond zijn we in staat onze inwoners sneller te bedienen en daar was het allemaal om begonnen.’

Terugkijkend op het project is HLTsamen vooral blij met de keuze voor Karmac vanwege de professionaliteit en de deskundigheid. Ilse: ‘Met name het gesprek dat we hadden met Nadine heeft ons over de streep getrokken.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring