Streekarchief digitaliseert eeuw aan bouwdossiers van Gemeente Altena

Streekarchief Langstraat Heusden Altena heeft alle bouwdossiers van de gemeente Altena van 1918 tot en met 2018 gedigitaliseerd. Gemeente Altena heeft hier opdracht voor gegeven in het kader van het optimaliseren van de dienstverlening. Partner Karmac kwam via een aanbesteding als beste naar voren en verkreeg de gunning. Meer dan 35.000 dossiers zijn nu via de website van het Streekarchief digitaal op te vragen en in te zien.

Het Streekarchief kent een belangrijke rol in het archiveren van historische documenten en foto’s. Ook beheren zij de bouwdossiers van de gemeente Altena. Deze zijn openbaar en op afspraak in te zien. Dit kon tot voor kort alleen in de studiezaal van het Streekarchief in Heusden. Door het digitaliseren kan dit nu online vanuit huis.

Online opvragen van dossiers is verbetering van dienstverlening

Wethouder Shah Sheikkariem: “Het Streekarchief en de gemeente hadden al een tijdje de wens om het inzien van bouwdossiers voor onze inwoners gemakkelijker en gebruiksvriendelijker te maken. Juist om inwoners makkelijk te bedienen zetten we als gemeente in op digitalisering. Ik ben dus blij dat het Streekarchief deze enorme klus heeft afgerond en iedereen vanuit huis bouwdossiers kan opvragen en inzien. Een verbetering van onze dienstverlening.”

Kippenhok

Dat het een monsterklus is blijkt wel uit de cijfers. Er is bijna 270 meter aan dossiers gescand. Dit zat in 2154 archiefdozen en bevatte 35.644 dossiers. Bouwdossiers bestaan uit verschillende soorten documenten. Bouwtekeningen, vergunningaanvragen, vergunningverlening, correspondentie en berekeningen van bijvoorbeeld constructies of milieutoetsen. Projectleider Joop Pauwels van het Streekarchief: “Tijdens het archiveren viel op dat de opbouw van een bouwdossier in de loop van de jaren toeneemt in omvang. Er zijn soms andere en meer berekeningen nodig of toetsing over milieu of geluid. Verder is het grappig te zien dat de soort aanvragen anders worden. Zo zijn er in het verleden vergunningaanvragen met bouwtekeningen van kippenhokken en duiventillen. Iets waar nu geen vergunning meer voor nodig is, en de aanvragen dus voor verdwenen zijn.”

Duik in de historie

Wethouder Hans Tanis is ook lid van het algemeen bestuur van het Streekarchief. Hij nodigt alle inwoners uit om eens een kijkje te nemen op de website. Hans Tanis: “Ik ben blij dat het voor onze inwoners gewoon veel praktischer is geworden om bouwdossiers te bekijken. Niet alleen omdat het soms noodzakelijk is deze in te zien voor bijvoorbeeld een verbouwing, maar ook omdat het gewoon leuk is om eens in te duiken. We kennen veel historie en historische gebouwen in onze gemeente. Het is nu heel gemakkelijk om deze schat aan historische informatie vanuit huis te bekijken”.

Veel van geleerd

Joop: ‘Het was voor ons de eerste keer dat we een dergelijk traject deden, dus wij hebben er ook veel van geleerd. Met name over hoe we de dossiers voor het publiek willen ontsluiten. Zo is er voor gekozen om verschillende onderdelen van de bouwdossiers van elkaar te scheiden om de gezochte informatie makkelijker vindbaar te maken en privacy gevoelige gegevens niet online te publiceren. Op deze manier konden bijvoorbeeld de bouwaanvraag en bouwtekeningen als aparte pdf’s op de website worden gezet. De voorbereiding van de bouwdossiers op het archief bestond daarom niet alleen uit het verwijderen van dubbele documenten, maar ook uit het plaatsen van barcode bladen met verschillende kleuren tussen de diverse onderdelen, zodat het voor de medewerkers van Karmac tijdens het scannen duidelijk was met welk deel van het dossier ze te maken hadden en of dat een losse pdf moest worden. Nadat de dossiers door Karmac gedigitaliseerd waren, konden wij de pdf’s beschikbaar maken voor de buitenwereld via onze website.’

Prettige samenwerking

Joop: “We hebben fijn samengewerkt met Karmac. Vooral de manier van communiceren was goed. Ze zijn erg open en transparant in wat ze doen, wanneer ze het doen en hoe ze het doen. Elke twee weken was er overleg over de stand van zaken en de voortgang. Ik heb Karmac ervaren als een betrouwbare en deskundige partner. Dat is prettig werken!’

De digitale bouwdossiers zijn in te zien via www.salha.nl.

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring