Vraag hem of hij collega-organisaties de dienstverlening van Karmac zou aanraden en hij antwoordt volmondig ja. Teun Geurts, coördinator DIV van nu nog de Werkorganisatie CGM, heeft inmiddels ervaring met meerdere partijen in de markt, maar de samenwerking met Karmac voor het scannen van de dossiers van Omgevingsvergunningen is hem heel goed bevallen.
De gemeenten Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert zijn drie zelfstandige gemeenten, gelegen in Noordoost-Brabant. Samen hebben de drie gemeenten bijna 50.000 inwoners. De opgaven waar gemeenten voor komen te staan, worden steeds groter. De drie gemeenten willen echter zelfstandig blijven en hebben de drie ambtelijke organisaties laten fuseren om met name de dienstverlening op peil te houden. Een logische stap, van oudsher zijn de drie gemeenten onderling al sterk op elkaar gericht. Per ingang van 1 januari 2022 komen er nog twee gemeenten bij en wordt na de – nu nog lopende - bestuurlijke herindeling een nieuwe gemeente gevormd. Samen met Boxmeer en Sint Anthonis gaan deze vijf gemeenten verder onder de noemer gemeente Land van Cuijck
Over de eerste samenwerking tussen de drie gemeenten hebben we het hier nog. Die vindt (nog) plaats via een zogeheten gemeenschappelijke regeling (GR). Officieel: gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert. Kortweg: Werkorganisatie CGM. De samenwerking heeft alleen betrekking op een bundeling van de ambtelijke slagkracht, waarbij de optimalisering van de kwaliteit van dienstverlening aan burgers, bedrijven, instellingen en aan de bestuursorganen voorop staat!
Teun Geurts: ‘Eén van de onderdelen in die dienstverlening naar de burgers en bedrijven is dat we als organisatie steeds verder moeten digitaliseren. De hele maatschappij heeft te maken met een voortschrijdende digitalisering en dus moeten wij – juist als dienstverlenende organisatie – mee in die trend. Dat is soms best een uitdaging. De consequentie is dan namelijk dat ook analoge zaken uit het verleden digitaal gemaakt moeten worden, indien er een noodzaak bestaat. Zoals het geval is bij de dossiers van de Omgevingsvergunningen. Dat zijn veel gevraagde dossiers, niet alleen intern, maar juist ook extern om te kunnen refereren aan eerdere projecten/vergunningen. We hadden daarom al eerder de Bouwvergunningen (zoals deze vergunningen tot 2010 werden benoemd) gedigitaliseerd. Dat was al een belangrijk kantelpunt. Echter, in de periode tussen 2011 en 2013, de aanloop naar en de start van de GR (per 2014), zijn ook wel wat projecten tussen wal en schip geraakt. Het was hectisch, er veranderde heel veel en dan heeft een digitaliseringsproject misschien niet altijd de prioriteit die het zou moeten hebben. Dat was een tweede kantelpunt in ons streven naar optimale digitalisering.’
Maar de draad werd toch weer opgepakt. In een eerder project had Geurts gebruik gemaakt van de diensten van een digitaliseringsspecialist. Met de ervaringen van toen kon hij nu een gerichtere keuze maken en hij koos nu voor een samenwerking met Karmac. ‘Het voordeel van Karmac ten opzichte van andere aanbieders is dat ze naast hun professionaliteit blijven doorvragen. Vooraf wordt een grondige analyse gemaakt van de betreffende dossiers en hoe het project aan te vliegen. Karmac bleef een aantal gevallen flink doorvragen over wat we nu eigenlijk precies wilden. Aan onze kant hadden we het project al wat ruimer opgezet, waardoor we zelf meer tijd kregen om met Karmac in gesprek te gaan en zodoende op voorhand de financiële en organisatorische consequenties van bepaalde wensen door te spreken. Op deze manier werkte het wel een stuk efficiënter dan eerdere projecten die we hadden gedaan. Verwachtingsmanagement over en weer is een belangrijke aanjager voor een succesvol project, hebben we gemerkt.’
Geurts is voorts heel tevreden over de manier waarop Karmac heeft gecommuniceerd. ‘Heel duidelijk alles op een rij zetten, vertellen dat als we iets (extra) wilden de discussie aangaan over de noodzaak daarvan en wat dan de consequenties zouden zijn. Bijvoorbeeld over de ontsluiting van de dossiers; hoe benoem je wat, wat willen wij, wat is haalbaar, hoeveel werk is wat, wat is echt noodzakelijk en wat is ‘handig’? Het klinkt allemaal heel logisch, maar we hebben uit eerdere ervaringen geleerd dat het niet altijd even logisch is. Dan is het erg prettig dat je met een partner werkt die weet waar het over gaat, veel deskundigheid en ervaring heeft en je tegengas geeft als je misschien iets te hard van stapel loopt of dingen wilt die helemaal niet zo noodzakelijk zijn. Als je aan de voorkant duidelijkheid creëert over het eindresultaat, dan kun je in project zelf sneller en effectiever ingaan en afronden.’
Na een opstartfase van ongeveer twee weken werd het hele project in ongeveer vier weken afgerond. Geurts: ‘Het ging om 200 dossiers met per dossier ongeveer (gemiddeld) 200 pagina’s (uiteenlopend van aanvraagformulieren, vergunningen en tekeningen etc.) die nu allemaal digitaal beschikbaar zijn. De originelen worden overigens nog wel bewaard. Niet het grootste project dus, maar wat mij betreft wel een van de meest effectieve voor ons. Dankzij duidelijkheid, professionaliteit en deskundigheid van de betrokkenen. Ik zou dus zonder aarzelen Karmac bij elke andere organisatie aanraden als digitaliseringspartner.’
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.