Zeeuwse gemeente Sluis ziet met Karmac digitale wens in vervulling gaan

Personeelsdossiers digitaal en beveiligd bereikbaar voor belanghebbenden:

In een tijd waarin zo ongeveer alle informatie digitaal beschikbaar is (of zou moeten zijn) heeft de gemeente Sluis de koe bij de horens gevat en een flinke slag geslagen. De personeelsdossiers, die deels fysiek in beheer waren, zijn gedigitaliseerd met hulp van partner Karmac. Daarmee is niet alleen een wens in vervulling gegaan om sneller en efficiënter te kunnen werken, maar tevens is de grip op deze privacygevoelige dossiers verstevigd en kunnen personeelsleden zelf de inzage in hun dossier regelen.

Sluis is een gemeente in het westen van Zeeuws-Vlaanderen, die na de gemeentelijke herindeling van 1 januari 2003 tot stand kwam als fusie van de gemeenten Oostburg en Sluis-Aardenburg. De gemeente is genoemd naar het vestingstadje Sluis, maar het gemeentehuis staat in Oostburg. Sluis is een gemeente met zo’n 24.000 inwoners, verspreid over zestien (wat) grotere kernen en talloze buurtschappen.

Kees Tolhoek en Erik van Hengel zijn beide betrokken geweest bij het digitaliseringsproject rond de personeelsdossiers. Kees is personeelsadviseur in dienst van de gemeente Terneuzen en Erik is senior medewerker informatievoorziening. De rol van de eerste verklaart meteen hoe de link naar Karmac tot stand is gekomen: ‘In Terneuzen hebben we een vergelijkbaar project gedaan met de digitalisering van personeelsdossiers. Dat was een heel goede ervaring, dus dan hoef je niet lang na te denken wanneer een vergelijkbaar project op je pad komt’, aldus Kees.

Beheer personeelsdossiers bij archiefbeheer gevoegd

Dat Erik hierbij betrokken is, is minder logisch. Als senior medewerker informatievoorziening is het niet direct vanzelfsprekend dat hij ook het beheer van de personeelsdossiers ‘erbij’ had gekregen. Erik: ‘Samen met mijn collega’s ben ik verantwoordelijk voor het archief en informatiebeheer in algemene zin. De personeelsdossiers vallen normaal gesproken onder de verantwoordelijkheid van Personeelszaken. Echter, zo groot zijn we hier niet en mede daarom werd het beheer van die dossiers bij archiefbeheer belegd. Uiteraard, omdat we als gemeente wel consistent en consequent onze informatie willen beheren en gecontroleerd toegankelijk willen hebben en houden voor de mensen die toegang daartoe moeten en mogen hebben. Vandaar dat het dus uiteindelijk toch bij mij terecht kwam.’

Uitdaging is het papier

De uitdaging zat in het papier. ‘Veel personeelsdossiers werden nog op papier beheerd’, gaat Erik verder. ‘In de loop van de tijd werd echter steeds meer informatie digitaal aangemaakt en ‘toegevoegd’. Dat werkt dan niet echt effectief, zo’n hybride situatie waar een deel van de informatie op papier staat en een deel al digitaal is. Bijkomende uitdaging was dat zo’n dossier zowel voor de personeelsfunctionaris als het personeelslid zelf (veilig) inzichtelijk moet zijn.’

Inzage via Personeelszaken

‘Dat gebeurde voorheen via Personeelszaken’, gaat Kees verder. ‘Een intensief en bewerkelijk proces: iemand wil zijn dossier kunnen inzien en dan moet een deel op papier en een deel digitaal beschikbaar worden gesteld. Of je moet het digitale deel printen, maar dat is natuurlijk helemaal de achterdeur uit. Het feit dat het hier gaat om erg gevoelige en persoonlijke informatie maakt het er ook niet makkelijker op. Het doel was dus duidelijk: alles moest op één manier vertrouwd en veilig inzichtelijk worden gemaakt en wel digitaal.’

Uitvraag in de markt

Kees: ‘Op het moment dat het doel duidelijk was is een uitvraag gedaan in de markt. Nadat we vervolgens alle voor- en tegens op een rij hadden gezet kwam bij ons Karmac als beste qua prijs/prestatie naar boven.’

Het project werd opgepakt als in Terneuzen. Erik: ‘Dat hield in dat we precies wisten hoe we het wilden aanpakken, qua indeling van de dossiers, welk datamodel eraan gekoppeld moest worden en we wilden ook meteen van de gelegenheid gebruik maken om de zaak op te schonen, zodat alleen de juiste en relevante informatie in de dossiers terecht zou komen.’

Indeling overgenomen

Aldus werd de bekende indeling overgenomen en waar die niet paste werd handmatig een selectie gemaakt hoe een document in een dossier terecht moest komen. Kees: ‘Voordat we op grotere schaal het project konden uitvoeren hebben we eerst een proef gedaan. Zeg maar een ‘proof of concept’, om de automatisering van het digitaliseringsproces van deze personeelsdossiers te testen. Dat was voor ons wel een go/no go moment. Zou het niet goed (genoeg) gaan, dan moesten we het anders aanpakken. Dat was echter niet het geval. De kwaliteit, volledigheid en correctheid (de betreffende informatie moest direct in het goede dossier onder de juiste tabbladen ondergebracht) van het werk gaven ons veel vertrouwen in digitaliseringspartner Karmac en het project. Dus kon het project verder in gang worden gezet.’

Bijna 250 dossiers gedigitaliseerd

Het is met zo’n 250 personeelsdossiers geen project geweest met een omvang en impact waarmee je de voorpagina van de landelijke media haalt. ‘Maar het is voor ons als gemeente wél een erg belangrijk project, juist omdat het om gevoelige informatie gaat die toch aan de bevoegde mensen inzichtelijk gemaakt moet kunnen worden’, aldus Erik. ‘De systematiek, inclusief de automatisering, is het succes van het project. Karmac heeft laten zien over de juiste mensen op de juiste plaats te beschikken. Bovendien hebben zij veel ervaring met dit soort digitaliseringsprojecten.’

Digitale dossiers inlezen

De beslissing van welke dossiers wel en welke niet te digitaliseren lag bij het criterium ‘datum in dienst’. Erik: ‘Het gaat om de dossiers van de mensen die nu in dienst van de gemeente zijn. Daarvan hebben we een overzichtslijst gemaakt voor Karmac en vanuit die lijst zijn zij gaan digitaliseren. Bij twijfelgevallen werden we direct geraadpleegd en die zijn in overleg apart behandeld en verwerkt. Eenmaal gedigitaliseerd moesten de dossiers worden ingelezen in ons personeelsinformatiesysteem, YouForce van Raet. Dat systeem was er al en was bekend bij Karmac. Dus alle kennis die ervoor nodig was om het op elkaar te laten aansluiten, was beschikbaar.’

Gecontroleerd digitaal beschikbaar

Voor de personeelsleden zijn de dossiers nu volledig digitaal beschikbaar vanaf de datum dat ze in dienst zijn getreden. Alle nu nog inkomende informatie wordt door de gemeente Sluis zelf verwerkt en in de dossiers geplaatst. Kees: ‘Aan de hand van gecontroleerd toegangsbeheer worden de dossiers alleen inzichtelijk gemaakt voor diegenen die daadwerkelijk die toegang mogen hebben. Verder is het voor iedereen afgeschermd, waarmee we volledig compliant zijn met wet- en regelgeving.’

Ten tijde dat veel van de dossiers bij Karmac waren om te worden gedigitaliseerd, hield de gemeente Sluis de optie open om ‘on demand’ een dossier te kunnen raadplegen. Kees: ‘Dat is echter maar één keer nodig geweest in verband met het vertrek van iemand. Dat dossier is op een veilige manier in digitale kopievorm overgezet naar ons systeem. Na gebruik is dat weer vernietigd.’

Professioneel, deskundig en prettig

De samenwerking tussen de partners is prima verlopen. Erik: ‘Karmac heeft professionals in dienst, die weten waarover het gaat en welke handelingen ze moeten verrichten. Daarnaast zijn het prettige mensen om mee samen te werken, zorgen ze voor een goede en intensieve begeleiding, hanteren een heldere communicatie en zijn bereikbaar als je vragen hebt.’

Kees beaamt: We hebben ons nooit hoeven afvragen ‘gaat dat eigenlijk wel goed daar in Lelystad’… Wat wil je dan nog meer?’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring