Facilicom Belgium heeft recent haar bijna 14.000 personeelsdossiers van het schoonmaakbedrijf Gom gedigitaliseerd met partner Karmac uit Nederland. Daardoor kunnen de HR-medewerkers nu al die informatie – wanneer ze daartoe bevoegd zijn uiteraard – inzien en er mee werken. Omdat dat nu eenmaal voor de wet nog moet in België is het papieren exemplaar altijd nog in archiefopslag.
Facilicom is een facilitaire dienstverlener actief in schoonmaak, security, catering, receptiediensten en facility management, waar innovatie en klantgerichtheid centraal staan.
Facilicom onderscheidt zich in verschillende sectoren en heeft experts in huis om voor haar klanten de beste sectorspecifieke oplossing te vinden. Maar ook zelf staat het bedrijf altijd open voor de inbreng van specialisten om verder te komen. Bijvoorbeeld een specialist als Karmac om de personeelsdossiers te digitaliseren en digitaal beschikbaar te maken voor de HR-medewerkers.
Elke Sebrechts, HR Business Partner: ‘Als HR Business Partner ondersteun ik het district Hoboken (ca. 30 kantoormedewerkers en 1250 buitendienstmedewerkers) bij het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van het HR-beleid, aansluitend bij de bedrijfsstrategie. Ik draag de eindverantwoordelijkheid in meerdere HR-gerelateerde projecten. Voor ons als afdeling HR is het uiteraard plezierig om te kunnen werken met volledige en veilige dossiers waar het om de informatie over onze medewerkers gaat. Dat ligt allemaal erg gevoelig, dus je begrijpt dat we daar uiterst zorgvuldig mee omgaan. Bovendien hebben we te maken met de Belgische wetgeving die in een aantal opzichten afwijkt van de Nederlandse. Om maar een voorbeeld te geven dat in dit verband relevant is: wij kunnen voor de ondertekening van de personeelscontracten nog geen gebruik maken van een digitale handtekening. Dat is exact de reden dat al die dossiers nog altijd op papier werden bewaard en gebruikt. Het is dus niet per se omdat die dossiers in hun papieren versie bijgehouden moet worden, maar omdat digitaal ondertekenen (en daarmee archiveren) nog niet mag.’
‘Maar die wet wil niet zeggen dat we geen dossiers zouden mogen digitaliseren’, aldus Elke. ‘Digitaal werken geeft veel voordeel, dus waarom zouden we 14.000 dossiers niet gewoon digitaal beschikbaar kunnen hebben op onze werkplek? Dat bevordert het HR-werkproces en de snelheid van afhandelen bij vragen van of discussies met medewerkers. Het werkt sneller, is toegankelijker voor de mensen die ermee moeten werken en het is eigenlijk veel veiliger, mits je het goed aanpakt. Bovendien hebben we dan nog een (digitaal) alternatief voor als er iets met het papieren exemplaar gebeurt, want dat kan uiteraard ook.’
Nu had Facilicom Nederland al eerder goede ervaringen opgedaan met Karmac dus het contact was snel gelegd. Elke: ‘We hoefden geen aanbesteding of iets dergelijks te doen; ook dat is in België net iets anders dan bij jullie in Nederland. De gesprekken met Karmac verliepen vervolgens voorspoedig en de opdracht was daarmee ook snel helder. De dossiers zouden op aangeven van Facilicom worden gedigitaliseerd en beschikbaar worden gesteld volgens de aangegeven criteria. Ook daarover hebben we met Karmac gesproken om zo de meest efficiënte aanpak te realiseren. Het grootste obstakel was corona…’
Corona zorgde ervoor dat de doorlooptijd van het gehele project wel iets langer werd dan gepland. Elke: ‘Het ene moment was Nederland afgesloten, het andere ging België weer dicht. Het was lastig om zo te moeten werken, maar Karmac communiceerde heel direct en liet steeds duidelijk weten wat de stand van zaken was met betrekking tot de voortgang van het digitaliseringsproject. Alleen was het uiteraard wel moeizamer om de dossiers over en weer te brengen.’
Na het digitaliseren van de dossiers werden de papieren versies weer – veilig – teruggebracht en de digitale bestanden werden – beveiligd – overgestuurd. Elke: ‘Er was altijd een prettige communicatie, Karmac wist duidelijk waarover ze het hadden en dat maakt het vertrouwen groter en de communicatie erover makkelijker. Vertrouwen is in dit geval een belangrijk onderdeel van het hele project, want het gaat over uiterst gevoelige en vertrouwelijke informatie over onze medewerkers. Dan wil je wel zekerheid dat alles gaat zoals je wilt dat het gaat en zoals je het hebt afgesproken. Ook als er wat hobbels op de weg komen, zoals corona. Ik kan echter met een gerust hart zeggen dat Karmac dat vertrouwen niet heeft beschaamd. Wij vinden het belangrijk dat de juiste mensen op de juiste plek zitten. Onze mensen zijn stuk voor stuk onderdeel van onze organisatie. Het is prettig te zien dat er meer bedrijven zoals Karmac zijn die er zo over denken. Als ook zij de juiste mensen op de juiste plek hebben zitten, dan werkt dat erg prettig samen.’
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.