Van papieren archief naar slimme digitale asset: de opmars van AI-gestuurde documentinzameling in 2025

In 2025 staan we op een kantelpunt in digitale transformatie: niet langer gaat het alleen om het “scannen van wat er nog in de kast ligt”, maar om het actief en intelligent vastleggen van informatie, én het verbinden ervan, met minimale handmatige inspanning. In dit blog kijk ik naar de actuele trends, uitdagingen, en kansen op het snijvlak van scannen, documentmanagement en kunstmatige intelligentie.

Waarom scannen alleen niet meer voldoende is

Veel organisaties weten nog steeds niet volledig wat er in hun papieren archieven schuilgaat — contracten, facturen, notulen, tekeningen, correspondentie. Scannen is al lang geen revolutie meer, het is commodity geworden. De waarde zit nu in:

1. Intelligente herkenning en extractie van gegevens
   Niet alleen plaatjes van documenten, maar betekenisvolle metadata, automatische classificatie, semantische tags.
2. Workflow-integratie
   Dat wat gescand is, moet naadloos doorgaan in bestaande systemen (ERP, CRM, DMS) met automatische verwerking en goedkeuringsstromen.
3. Compliance & traceerbaarheid
   Met bewaartermijnen, audit-logs en versleuteling als standaardonderdelen.
4. Slim gebruik van AI en automatisering
   Om fouten te verminderen, tijd te besparen en inzicht te geven in trends en afwijkingen.

In 2025 zijn deze aspecten geen nice to have meer, maar vaak een vereiste, zeker in sectoren met reguleringen, zoals zorg, de juridische wereld en overheid.

Drie actuele trends om in de gaten te houden

Hier zijn drie trends binnen digitaliseren / scannen waar wijop kan inspelen:

1. AI-augmented documentverwerking als norm

Vroeger moest elke gescande factuur of brief handmatig gecontroleerd en ingevoerd worden. Nu kan AI (zoals OCR + NLP) automatisch velden herkennen (bedrag, datum, leverancier), anomalieën rapporteren, en documenten classificeren op basis van inhoud.

Organisaties verwachten dat dit niet slechts een pilot blijft, maar een ingebouwde standaard wordt in workflows.

2. Automatische (robotische) scanning op schaal

Voor grote archieven of massale digitaliseringsprojecten zijn handmatige scanners te traag en foutgevoelig. Robotica, automatische pagina­omdraaiers en geautomatiseerde pijplijnen (robots die duizenden oude luchtfoto’s digitaliseren) zorgen voor een sprong in productiviteit.

Voor boekenarchieven bestaan al geavanceerde “robot book scanners” die pagina’s voorzichtig omdraaien, scannen, en digitaliseren zonder menselijke tussenkomst.

3. 3D-scanning, digital twins & gaussian splatting

Scannen is niet langer beperkt tot plat papier. 3D-scanning (van objecten, gebouwen, kunstwerken) en technieken als gaussian splatting breiden uit. Gaussian splatting is een recent ontwikkelde methode om objecten te capturen als een verzameling “vage blobben” (Gaussians), waarmee je realistische 3D-modellen kunt maken, zelfs in omgevingen met lastige lichtomstandigheden.

In de (kunst)wereld zijn er al projecten waarin schilderijen minutieus gescand worden met nanometerprecisie, bijvoorbeeld het Impasto-project van ASML in samenwerking met het Van Gogh-museum, dat 3D-digital twins maakt van schilderijen (met textuur en verflaag).

Ook in industriële settings, gebouwen, fabrieken, of installaties, groeit de vraag naar “reality capture” met laser­scanning, drones, en AI voor verwerking van de point clouds.

Uitdagingen waar je op moet letten

Het is niet allemaal rozengeur en maneschijn. Bij digitaliseren en scannen in deze modus komen enkele belangrijke uitdagingen:

• Databundels & opslag: hoge resolutie scans (zowel 2D als 3D) genereren gigantische datahoeveelheden. Hoe bewaar je die duurzaam en toegankelijk?
• Verwerkingskracht & AI-training: om AI-modellen betrouwbaar te laten werken, heb je goede trainingsdata en rekenkracht nodig.
• Kwaliteitscontrole & foutcorrectie: zelfs de beste AI maakt fouten; er is altijd behoefte aan een controle-laag.
• Verouderde documenten / fysieke staat: oude, verweerde documenten, fragiele pagina’s, vlekken — daar moet met zorg mee omgegaan worden.
• Beveiliging & privacy: gescande documenten bevatten vaak gevoelige informatie. Encryptie, toegangscontrole en logging zijn essentieel.
• Interoperabiliteit en standaarden: elk systeem moet kunnen praten met andere systemen (DMS, ERP, archiefsystemen) en voldoen aan normen (zoals ISO, NEN, wettelijke bewaartermijnen).

Hoe Karmac Digitaliseert hierop kan inspelen

Om voorop te blijven lopen, kan Karmac Digitaliseert:

1. Aanbieden van AI-documentverwerking als service
   Niet alleen scannen, maar een “scan + verwerking” service waarin documenten automatisch naar de juiste bestemming gaan, met metadata, herkenning en foutcontrole.
2. Robotica & geautomatiseerde pipelines integreren
   Bij grote projecten (archieven, erfgoed, gemeenten) kan je robotica inzetten om volumes snel en efficiënt te digitaliseren.
3. Pilotprojecten in 3D / kunst / erfgoed
   Bijvoorbeeld samenwerken met musea, gemeenten, vastgoedbedrijven om gebouwen of kunstwerken te digitaliseren, gebruik maken van gaussian splatting of high-res scanning.
4. Data-management & opslagoplossingen aanbieden
   Na het scannen is de uitdaging: waar staat alles, hoe is het bereikbaar, hoe schaal je op? Jij kunt die brug invullen met opslag, indexering, back-ups.
5. Focus op compliance & beveiliging
   Door in de dienstverlening te garanderen dat scans voldoen aan wetgeving (AVG, archiefwetten) vergroot je het vertrouwen bij klanten.

Conclusie: digitalisering 2.0 is al begonnen

Scannen was ooit de stap om van papier naar digitaal te gaan. In 2025 is digitaliseren geëvolueerd naar het slim vastleggen, interpreteren en benutten van die data. AI, robotica en 3D-technieken transformeren wat “digitaliseren” betekent.

Voor Karmac Digitaliseert ligt hier een grote kans: niet alleen dienstverlener zijn die scannen uitvoert, maar een partner in digitale transitie, met end-to-end oplossingen van capture tot toepassing.