Postverwerking
Digitale postkamer
De continuïteit van uw postkamer waarborgen, niet meer zoeken naar dat ene poststuk en altijd op tijd uw poststuk in bijvoorbeeld een PDF-bestand ontvangen. Karmac verzorgt uw postverwerking veilig en snel. De operationele kosten worden verlaagd en de service wordt verhoogd. Het proces van inkomende post digitaliseren zorgt voor continuïteit: u krijgt de inkomende post dezelfde dag of ochtend nog digitaal.
✔ Binnen 3 werkdagen reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Post digitaliseren voor een snellere (interne) dienstverlening
Door het uitbesteden van uw postkamer ontvangt u enkel de post nog digitaal. Karmac neemt het volledige proces van de postverwerking voor u uit handen. De fysieke poststukken komen bij Karmac binnen en Karmac garandeert dat alle poststukken dezelfde dag nog bij u worden aangeleverd. De postregistratie zorgt ervoor dat ieder poststuk een uniek identificatiekenmerk ontvangt gedurende het digitale proces. De informatie is direct toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen. U kunt sneller en adequater reageren op vraagstukken van klanten, leveranciers en/of collega’s. Dit draagt bij aan duurzaam ondernemen door een efficiënte verwerking.
Digitaliseren van de post
Karmac beseft dat geen enkele organisatie hetzelfde is. Daarom adviseren we graag op basis van onze ervaring welke mogelijkheden het beste bij uw organisatie aansluiten. Er wordt een stappenplan opgesteld voor het verwerken van de inkomende post. Dit zijn 5 enkele voorbeelden van de mogelijkheden die Karmac kan bieden.
Digitale retourpost
Registratie van de aangetekende stukken
Extra informatie toekennen aan een poststuk
Koppeling met het bestaande (DMS) systeem
Digitale distributie naar de juiste afdelingen en/of personen
Unieke all-in-one oplossing: ontvangst, verwerking, opslag en vernietiging
Het toepassen van vervanging (substitutie)
Karmac ondersteunt u graag bij het toepassen van vervanging van de fysieke poststukken. Dit wil zeggen dat de originele papieren documenten na digitalisering vernietigd mogen worden. Door het digitaliseren zijn digitale reproducties ontstaan die het fysieke origineel vervangen. Dit is mogelijk doordat Karmac de kwaliteit van het scannen en de digitalisering op een hoog niveau uitvoert. De werkprocessen zijn goed geborgd en beschreven.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over postverwerking?
Wilt u meer informatie over postverwerking of wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan nu contact op of plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen over de digitale postkamer
Hoe snel ontvang ik mijn post digitaal?
Dezelfde dag of of eerstvolgende ochtend nog digitaal, afhankelijk van wanneer de post bij Karmac binnenkomt.
Hoe blijft mijn post traceerbaar tijdens het proces?
De postregistratie zorgt ervoor dat ieder poststuk een uniek identificatiekenmerk ontvangt gedurende het digitale proces.
Welke mogelijkheden zijn er bij het digitaliseren van post?
5 voorbeelden: digitale retourpost, registratie van aangetekende stukken, extra informatie toekennen aan een poststuk, koppeling met het bestaande DMS-systeem, en digitale distributie naar de juiste afdelingen en/of personen.
Is er ook een all-in-one oplossing mogelijk?
Ja, Karmac biedt een unieke all-in-one oplossing voor ontvangst, verwerking, opslag en vernietiging.