Veilig en betrouwbare archiefopslag- en vernietiging
Fysieke archieven nemen ruimte in, kosten tijd en brengen risico’s met zich mee. Wat moet u bewaren? Wat mag weg? En hoe zorgt u dat vertrouwelijke documenten veilig blijven en voldoen aan bewaartermijnen?
Karmac helpt u met veilige archiefopslag en professionele archiefvernietiging. De uitvoering gebeurt via ons zusterbedrijf KarmacM&R, specialist in het beheren, opslaan en vernietigen van fysieke archieven. Zo heeft u één vertrouwde partij voor advies, coördinatie en uitvoering.
Wat levert archiefopslag- en vernietiging u op?
Uiteraard levert het u de zekerheid op dat documenten veilig en volgens de regels worden bewaard. Maar daarnaast zijn dit ook de voordelen van archiefopslag- en vernietiging:
- Meer ruimte op kantoor en minder fysieke archiefdruk
- Minder risico op datalekken of verlies van informatie
- Duidelijkheid over wat bewaard moet blijven en wat vernietigd mag worden
- Flexibele opslag voor korte of lange termijn
- Gecertificeerde vernietiging door een gespecialiseerde archiefpartner
Voordat u uw archieven vernietigt, wilt u hoogstwaarschijnlijk eerst de documenten veilig digitaliseren.
Opslag en beheer via zusterbedrijf KarmacM&R
Voor archiefopslag en archiefbeheer werkt Karmac samen met KarmacM&R. Dit zusterbedrijf is gespecialiseerd in het veilig bewaren, beheren en transporteren van fysieke archieven voor organisaties in uiteenlopende sectoren.
KarmacM&R beschikt over speciaal ingerichte archiefruimtes en vaste processen voor:
- Veilige, gecontroleerde opslag van dossiers en archieven
- Registratie en beheer op verschillende niveaus zoals document- dossier- of doosniveau
- Snelle opvraagservice wanneer u documenten nodig heeft
- Logistiek en transport van archieven
Voor u betekent dit:
Na digitalisering een korte lijn met de archiefopslag en -vernietigingspartner, met de zekerheid van een gespecialiseerde uitvoeringspartner binnen dezelfde organisatiegroep.Omdat beide partijen op hetzelfde terrein zijn gevestigd, hoeft uw archief geen extra transport meer te ondergaan. Dat verkleint risico’s en versnelt het proces.
Wat is archiefvernietiging?
Archiefvernietiging is het gecontroleerd vernietigen van documenten die niet langer bewaard hoeven te worden. Dit is essentieel om te voldoen aan privacywetgeving en bewaartermijnen.
Ook hier werkt Karmac samen met KarmacM&R, dat zorgdraagt voor professionele vernietiging waarbij documenten niet meer te reconstrueren zijn. Indien gewenst ontvangt u een vernietigingscertificaat als bewijs van correcte uitvoering.
Onze werkwijze
1
Inventarisatie en advies
Samen in kaart brengen wat bewaard moet blijven en wat vernietigd kan worden
4
Selectie voor vernietiging
volgens wettelijke bewaartermijnen
2
Archiefopslag via KarmacM&R
veilige opslag in speciaal ingerichte archiefruimtes
5
Gecertificeerde vernietiging
veilig, controleerbaar en volledig conform regelgeving door KarmacM&R
3
Archiefbeheer
registratie, beheer en opvraag van dossiers via vaste processen
Veelgestelde vragen over Archiefopslag- en vernietiging
Welk Karmac bedrijf verzorgt de archiefopslag en vernietiging?
De uitvoering vindt plaats via ons zusterbedrijf KarmacM&R, specialist in archiefbeheer, opslag en vernietiging. Wanneer u digitaliseert, blijft Karmac Informatie & Innovatie uw aanspreekpunt voor de vernietiging en behoudt u dus één aanspreekpunt. Wilt u uw archief langer opslaan? Dan krijgt u een aanspreekpunt binnen KarmacM&R.
Hoe weet ik dat mijn archief veilig is?
KarmacM&R werkt met beveiligde locaties, vaste procedures en controleerbare processen.
Kan opslag en vernietiging worden gecombineerd?
Ja. U kunt archieven eerst laten opslaan en beheren, en later – wanneer bewaartermijnen zijn verlopen – veilig laten vernietigen.
In het kort
Met Karmac en zusterbedrijf KarmacM&R kiest u voor een complete en betrouwbare oplossing voor archiefopslag en archiefvernietiging. Uw archieven zijn veilig, overzichtelijk en volledig volgens de regels beheerd – met één aanspreekpunt en een gespecialiseerde uitvoerende partner.
Meer weten?
Wilt u uw archieven veilig laten opslaan of wilt u meer informatie over wat ons zusterbedrijf KarmacM&R voor u kan betekenen? Zij beantwoorden graag uw vragen.