Digitalisering van Archieven
Archief digitaliseren
Organisaties bewaren jaren aan informatie in fysieke archieven: Strekkende meters aan dossiers, tekeningen en documentatie. Waardevol, maar lastig toegankelijk en niet ingericht op digitale processen.
Karmac digitaliseert complete archieven. Van enkele meters tot honderdduizenden documenten. Wij scannen, herkennen tekst met OCR en leveren meta die naadloos aansluit op uw DMS, zaaksysteem of e-depot.
✔ Binnen 3 werkdagen reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Digitalisering van uw archief: waarom?
De 5 meest voorkomende redenen om archieven te digitaliseren zijn:
Efficiënter werken
Verminder zoektijd, werk beter samen
Kosten besparen
Door efficiëntere processen en minder archief
Ruimte besparen
Een fysiek archief is niet meer nodig
Minder risico
Op het kwijtraken en beschadigen van archieven
Voldoen aan de wetgeving
Zoals de archiefwet en AVG
Wat is een digitaal archief?
Het digitaliseren van archieven is de transitie van analoge informatiedragers naar gestructureerde, digitale bestanden. Het is de stap waarbij we van een fysiek document (papier, microfilm, dia, foto, etc.) een digitaal bestand maken. Heeft u in plaats van een volledig archief dossiers? Bekijk dan hier meer over dossiers digitaliseren
Direct vindbaar en bruikbaar digitaal archief
Een digitaal archief van Karmac is direct doorzoekbaar en direct inzetbaar in uw dagelijkse processen. Met geavanceerde scan- en OCR-technologieën zorgen we ervoor dat alle gescande documenten digitaal direct vindbaar zijn.
Archief digitaliseren volgens AVG en Archiefwet
Ieder digitaliseringstraject vraagt om een unieke aanpak. Binnen overheden, de zorg en het sociaal domein is compliance een topprioriteit. Fysieke archieven maken het handhaven van de privacywetgeving complex.Door uw archief te digitaliseren en de juiste metadata toe te kennen, kunt u AVG-bewaartermijnen geautomatiseerd beheren en voldoet u moeiteloos aan de strenge wet- en regelgeving. De metadata leveren we zo aan dat deze naadloos aansluit op uw eigen DMS, zaaksysteem of e-depot. Onze adviseur kijkt graag vrijblijvend met u mee naar de mogelijkheden.
Dossiers digitaliseren
Bij het scannen van dossiers bepalen de inhoud en de zoekingangen die u gebruikt hoe het dossier het beste gedigitaliseerd wordt. Een archief bestaat uit dossiers. Papieren dossiers digitaliseren betekent ze omzetten naar doorzoekbare digitale bestanden met scanning en OCR-technologie, zodat u documenten direct terugvindt, veilig opslaat en eenvoudig deelt.
De inhoud van het dossier en de zoekingangen die u gebruikt bepalen hoe het dossier het beste gedigitaliseerd wordt. Daarover adviseren wij. Wij digitaliseren onder meer personeelsdossiers, medische dossiers, cliëntdossiers, bouwdossiers, milieudossiers en vastgoeddossiers.
Financiële administratie scannen
Het digitaliseren van financiële administratie is een goed voorbeeld van dossier scanning. De financiële administratie van organisaties moet minimaal 7 jaar bewaard worden. Indien er gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken in uw financiële administratie zitten, dient u het archief zelfs 10 jaar te bewaren. Dit betekent dat veel organisaties een aanzienlijke hoeveelheid archief voor lange tijd moeten bewaren. Karmac digitaliseert de administratie op een wijze die aansluit bij de indeling van het fysieke archief. Het is ook mogelijk om een verdere indeling aan te brengen, op basis van uw wensen.
Uw archief digitaliseren?
Er zijn veel factoren die invloed hebben op het digitaliseren van archieven. Samen bepalen we het ideale proces voor uw organisatie. We doorlopen hierbij deze 6 heldere stappen:
1
We inventariseren de hoeveelheid fysieke archief in uw bezit.
2
We bekijken de eigenschappen van uw archief om de juiste scanningssmethode te bepalen.
3
We controleren de conditie van uw archief, van kwetsbaar historisch papier tot stevig, modern drukwerk.
4
We definiëren de gewenste metadata en de benodigde koppelingen met uw systemen.
5
We spreken helder af wie welke taken uitvoert (zoals het transport en het opschonen van dossiers).
6
We starten de digitalisering en leveren uw archief conform de afspraken op.
Fysiek versus digitaal archief: de verschillen op een rij
Het handmatig beheren van een fysiek archief brengt onzichtbare risico’s en vertragingen met zich mee. Denk aan lange zoektijden, beperkte toegang tot dossiers vanaf externe werkplekken, de uitdaging om AVG-bewaartermijnen handmatig te bewaken en het risico op water- of brand schade of verlies van informatie door zoekraken van stukken.
Een digitaal archief lost dit direct op. Door digitalisering krijgt u een centrale, doorzoekbare informatiebron waarmee medewerkers overal tegelijkertijd veilig kunnen samenwerken. Zoektijden worden gereduceerd tot seconden en uw compliance-processen zijn direct automatiseerbaar. Daarnaast zijn er digitaal meer mogelijkheden om met autorisaties en rechten te werken.
Archief digitaliseren: zelf scannen of overlaten aan een specialist?
Het digitaliseren van een archief is een flinke operatie. In ons blog ‘Archief digitaliseren: zelf doen of uitbesteden?‘ zetten we de verborgen kosten, risico’s en voordelen objectief voor u op een rij.
Oplossingen op maat voor uw sector
De eisen aan een digitaal archief verschillen sterk per branche. Karmac biedt sectorspecifieke oplossingen:
Overheid & Sociaal Domein: Volledige aansluiting op de Archiefwet en naadloze import in uw DMS, zaaksysteem of e-depot. Wij digitaliseren onder andere bouwdossiers, milieuarchieven en cliëntendossiers binnen het sociaal domein
Zorg: Beveiligde digitalisering van uiterst privacygevoelige patiëntendossiers conform de geldende zorgrichtlijnen, zodat medisch specialisten en kwaliteitsmanagers direct over de juiste data beschikken.
Vastgoed: Technische tekeningen en vastgoeddossiers moeten decennialang betrouwbaar en snel opvraagbaar zijn. Wij digitaliseren grootformaat tekeningen en de bijbehorende dossiers.
Zakelijke markt & HR: Van personeelsdossiers en financiële administraties tot juridische documenten; wij zorgen voor een veilige, geautomatiseerde opslag en verwerking, zodat HR- en financieel managers snel en geautoriseerd toegang hebben.
Welke werkzaamheden zijn inbegrepen bij het project?
Bij de digitalisering van archieven is het van groot belang dat duidelijk is wat binnen de scope van het project valt. Per activiteit wordt dit nauwkeurig afgesproken en vastgelegd in een op maat gemaakte, vrijblijvende offerte. Dit gaat onder andere over:
Transport
Het transport van uw te digitaliseren archieven van en naar Karmac.
Inpakken
Het inpakken (indien nodig) van uw archief.
Scanklaar maken
Zoals ontnieten, plakken, toevoegen van barcodebladen en opschoning.
Kwaliteit
waarmee de digitalisering plaatsvindt
Metadata
De metadata die wordt toegekend.
Verwijderen blanco-pagina’s
om onnodige data-opslag te voorkomen.
Digitaliseren
Na digitalisering van het archief de documenten op zippel terugplaatsen en barcodebladen verwijderen.
Archief klaarzetten
Het archief klaarzetten voor import in een applicatie of uw interne schijf.
Digitaliseer uw archieven nu!
Voorkom verlies, win gemak en plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen over Archief Digitaliseren
Welke invloed hebben het type en de staat van het archief op het digitaliseringsproces?
Wij digitaliseren archieven vanaf circa 1.300 tot nu, waardoor we veel verschillende soorten archief tegenkomen. Per type archief kijken we welke scanner het beste ingezet kan worden. Voor kwetsbare boeken gebruiken we een speciale boekenwipscanner, eventueel met speciale extra tafel als het boek niet meer helemaal 180 graden open kan. We digitaliseren ook veel archieven met daarin (technische) tekeningen, waarvoor we een tekeningscanner inzetten (doorvoer of stationair). Voor grote aantallen dossiers die hoofdzakelijk uit A4 formaat documenten bestaan, gebruiken we reguliere doorvoerscanners. Soms moeten de dossiers nog scanklaar gemaakt worden, of zelfs inhoudelijk opgeschoond door onze ervaren medewerkers.
Hoe beïnvloeden de omvang en het formaat van het archief het project?
Allereerst kijken we naar de hoeveelheid. Er wordt vaak in strekkende meters gerekend. Daarnaast onderzoeken we bijvoorbeeld het aantal blaadjes (tot en met A3 formaat) en eventueel ook het aantal tekeningen wat in het archief voorkomt. Soms hebben bepaalde papierformaten een andere scanner nodig om het archief goed te kunnen digitaliseren. De aantallen en omvang bepalen samen hoelang het project gaat duren en hebben een grote invloed op hoe we het project gaan aanpakken.
Kan ik mijn archief het beste zelf digitaliseren of uitbesteden?
Hoewel kleine hoeveelheden documenten intern gescand kunnen worden, is het digitaliseren van complete en privacygevoelige archieven specialistisch werk. Door het uit te besteden aan Karmac bent u verzekerd van een veilige, snelle verwerking conform de AVG en de Archiefwet. Wij beschikken over hoogwaardige scanapparatuur voor alle formaten (inclusief boekenwip- en tekeningenscanners) en onze ervaren teams nemen u al het werk uit handen. Dit bespaart u intern veel tijd en zorgt voor een hoge kwaliteit van de metadata waarmee het archief terugvindbaar wordt gemaakt.
Wat kost het om een archief te digitaliseren?
De kosten voor archiefdigitalisering zijn altijd maatwerk. Deze zijn afhankelijk van de omvang in strekkende meters, de fysieke staat van het materiaal (hoeveelheid handmatig voorwerk zoals ontnieten), het type scanners dat ingezet moet worden en de diepte van de metadata-indexering. Daarnaast speelt de staat van het papier, het formaat en de koppelingen die gemaakt moeten worden ook mee. Wij stellen altijd een heldere, op maat gemaakte offerte op waarin alle benodigde werkzaamheden worden gespecificeerd.