Sociaal domein
Dossiers binnen het sociaal domein digitaliseren
Binnen het sociaal domein werken organisaties dagelijks met grote aantallen dossiers over inwoners en ondersteuningstrajecten. Denk aan Wmo-aanvragen, jeugdhulpdossiers, participatietrajecten en schuldhulpverlening. Deze informatie staat vaak verspreid over papieren archieven en verschillende systemen. Dat kost tijd, maakt samenwerken lastiger en vergroot de kans op fouten.
Met Karmac digitaliseert u deze dossiers veilig en gestructureerd. Zo heeft u altijd direct toegang tot complete, goed doorzoekbare informatie. Dat zorgt voor meer overzicht, snellere besluitvorming en een betere dienstverlening aan inwoners.
✔ Binnen 3 werkdagen reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Wat levert digitalisering u op?
Dit zijn de 6 voordelen van het digitaliseren van uw documenten.
Directe toegang (dossiers)
Zonder zoeken in mappen of fysieke archieven.
Tijdwinst
Dankzij OCR-zoekfunctionaliteit en metadata
Betere samenwerking
Tussen teams en ketenpartners
Veilige opslag
AVG-proof digitale opslag met toegangscontrole
Meer grip
Op bewaartermijnen en digitaal beheer
Lagere beheerkosten
Minder fysieke archiefruimte en beheerkosten
Welke dossiers worden gescand binnen het sociaal domein?
Karmac digitaliseert uiteenlopende dossiersoorten die veel voorkomen binnen het sociaal domein, waaronder:
- WMO-dossiers
- Jeugdwet
- Participatiewet dossiers
Binnen deze dossiers komen diverse documentsoorten voor, zoals aanvragen, beschikkingen/besluiten, ondersteuningsplannen, evaluaties, voortgangsrapportages, correspondentie, notities, gespreksverslagen, formulieren en bijlagen en beleidsdocumenten. De cliëntdossiers kunnen op dossier- of documentniveau worden gedigitaliseerd.
Alle documenten worden gescand op het juiste detailniveau en voorzien van OCR-herkenning (tekstherkenning). Daarnaast voegen wij metadata toe, zodat u eenvoudig kunt zoeken op bijvoorbeeld naam, geboortedatum of BSN-nummer. Als er op documentniveau wordt gedigitaliseerd kan er ook op documentsoort worden gezocht. Zo vindt u snel wat u nodig heeft, zonder te bladeren door papieren dossiers.
Waarom digitaliseren in sociaal domein?
Dit zijn de 5 belangrijkste redenen om te digitaliseren in sociaal domein.
Sneller inzicht in cliëntinformatie
Voldoen aan bewaartermijnen
Efficiënter werken, betere dienstverlening
Veilig en AVG-proof
Betere samenwerking (teams en partners)
Wet- en regelgeving & bewaartermijnen (in het kort)
Binnen het sociaal domein gelden verschillende wettelijke kaders die bepalen hoe lang documenten bewaard moeten worden en hoe met persoonsgegevens moet worden omgegaan. Karmac helpt u om dit correct te beheren, door de dossiers te digitaliseren. Digitaal kunnen bewaartermijnen eenvoudiger worden ingesteld en geautomatiseerd. De toegang tot persoonsgegevens kan op basis van autorisatie worden ingericht.
Belangrijke wetten zijn onder andere:
- Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015)
- Participatiewet
- Jeugdwet
- Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)
- Wet inburgering 2021
Voor deze wetten gelden verschillende bewaartermijnen.
Enkele voorbeelden:
- Wmo: dossiers rond voorzieningen en handhaving kennen doorgaans een bewaartermijn van 15 jaar na afhandeling.
- Jeugdwet: cliëntdossiers hebben een bewaartermijn van 20 jaar, ongeacht toekenning of afwijzing.
- Participatiewet: voor bijstandsuitkeringen geldt meestal 10 jaar na beëindiging van de uitkering.
Daarnaast speelt de AVG een belangrijke rol: persoonsgegevens die niet langer nodig zijn voor de uitvoering van taken of bewijsvoering, moeten worden verwijderd. Omdat een cliëntdossier vaak uit meerdere onderdelen bestaat, kan per document een andere bewaartermijn gelden. Karmac geeft advies over of digitaliseren op dossier- of documentniveau voor uw organisatie de beste mogelijkheid is, rekening houdend met de raadpleegfrequentie en het beschikbare budget.
Met digitalisering en goede metadata houdt u overzicht: u weet wat u moet bewaren, wat u mag vernietigen en wanneer.
Meer weten over het sociaal domein?
Wilt u meer weten over het digitaliseren van dossiers binnen het sociaal domein? Plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over digitaliseren binnen het sociaal domein.
Wat betekent digitalisering in het sociaal domein?
Digitalisering betekent dat papieren cliënt- en beleidsdossiers worden omgezet naar digitale bestanden met OCR-zoekfunctionaliteit en metadata. Hierdoor zijn dossiers (en eventueel documenten) sneller vindbaar, veiliger opgeslagen en eenvoudiger te delen met bevoegde medewerkers.
Welke dossiers worden gedigitaliseerd?
Veelvoorkomende dossiers zijn Wmo-, Jeugdwet- en Participatiedossiers.
Voor welke organisaties is dit geschikt?
Voor gemeenten, wijkteams, regionale samenwerkingsverbanden, jeugdhulporganisaties, participatie- en schuldhulpverleningsorganisaties en andere uitvoerende partijen binnen het sociaal domein.
Hoe snel zijn dossiers digitaal beschikbaar?
Dat hangt af van het volume en de complexiteit van de dossiers. Tijdens de intake stellen we een realistische planning op.