Dossiers binnen het sociaal domein digitaliseren
Binnen het sociaal domein werken organisaties dagelijks met grote aantallen dossiers over inwoners en ondersteuningstrajecten. Denk aan Wmo-aanvragen, jeugdhulpdossiers, participatietrajecten en schuldhulpverlening. Deze informatie staat vaak verspreid over papieren archieven en verschillende systemen. Dat kost tijd, maakt samenwerken lastiger en vergroot de kans op fouten.
Met Karmac digitaliseert u deze dossiers veilig en gestructureerd. Zo heeft u altijd direct toegang tot complete, goed doorzoekbare informatie. Dat zorgt voor meer overzicht, snellere besluitvorming en een betere dienstverlening aan inwoners.
Wat levert digitalisering u op?
- Directe toegang tot dossiers zonder te zoeken in mappen
- Tijdswinst dankzij OCR-zoekfunctionaliteit en heldere metadata
- Betere samenwerking tussen teams en ketenpartners
- Veilige, AVG-proof digitale opslag met toegangscontrole
- Minder fysieke archiefruimte en lagere beheerkosten
- Meer grip op bewaartermijnen en digitaal documentbeheer
Welke dossiers worden gescand binnen het sociaal domein?
Karmac digitaliseert uiteenlopende dossiersoorten die veel voorkomen binnen het sociaal domein, waaronder:
- WMO-dossiers
- Jeugdwet dossiers
- Participatiewet dossiers
Binnen deze dossiers komen diverse documentsoorten voor, zoals aanvragen, beschikkingen/besluiten, ondersteuningsplannen, evaluaties, voortgangsrapportages, correspondentie, notities, gespreksverslagen, formulieren en bijlagen en beleidsdocumenten. De cliëntdossiers kunnen op dossier- of documentniveau worden gedigitaliseerd.
Alle documenten worden gescand op het juiste detailniveau en voorzien van OCR-herkenning (tekstherkenning). Daarnaast voegen wij metadata toe, zodat u eenvoudig kunt zoeken op bijvoorbeeld naam, geboortedatum of BSN-nummer. Als er op documentniveau wordt gedigitaliseerd kan er ook op documentsoort worden gezocht. Zo vindt u snel wat u nodig heeft, zonder te bladeren door papieren dossiers.
5 redenen om te digitaliseren in sociaal domein
- Sneller inzicht in cliëntinformatie
- Betere samenwerking tussen teams en partners
- Veilig en AVG-proof
- Efficiënter werken, betere dienstverlening
- Voldoen aan bewaartermijnen
Wet- en regelgeving & bewaartermijnen (in het kort)
Binnen het sociaal domein gelden verschillende wettelijke kaders die bepalen hoe lang documenten bewaard moeten worden en hoe met persoonsgegevens moet worden omgegaan. Karmac helpt u om dit correct te beheren, door de dossiers te digitaliseren. Digitaal kunnen bewaartermijnen eenvoudiger worden ingesteld en geautomatiseerd. De toegang tot persoonsgegevens kan op basis van autorisatie worden ingericht.
Belangrijke wetten zijn onder andere:
- Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015)
- Participatiewet
- Jeugdwet
- Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)
- Wet inburgering 2021
Voor deze wetten gelden verschillende bewaartermijnen. Enkele voorbeelden:
- Wmo: dossiers rond voorzieningen en handhaving kennen doorgaans een bewaartermijn van 15 jaar na afhandeling.
- Jeugdwet: cliëntdossiers hebben een bewaartermijn van 20 jaar, ongeacht toekenning of afwijzing.
- Participatiewet: voor bijstandsuitkeringen geldt meestal 10 jaar na beëindiging van de uitkering.
Daarnaast speelt de AVG een belangrijke rol: persoonsgegevens die niet langer nodig zijn voor de uitvoering van taken of bewijsvoering, moeten worden verwijderd. Omdat een cliëntdossier vaak uit meerdere onderdelen bestaat, kan per document een andere bewaartermijn gelden. Karmac geeft advies over of digitaliseren op dossier- of documentniveau voor uw organisatie de beste mogelijkheid is, rekening houdend met de raadpleegfrequentie en het beschikbare budget.
Met digitalisering en goede metadata houdt u overzicht: u weet wat u moet bewaren, wat u mag vernietigen en wanneer.
Veelgestelde vragen over digitaliseren in sociaal domein
Wat betekent digitalisering in het sociaal domein?
Digitalisering betekent dat papieren cliënt- en beleidsdossiers worden omgezet naar digitale bestanden met OCR-zoekfunctionaliteit en metadata. Hierdoor zijn dossiers (en eventueel documenten) sneller vindbaar, veiliger opgeslagen en eenvoudiger te delen met bevoegde medewerkers.
Welke dossiers worden gedigitaliseerd?
Veelvoorkomende dossiers zijn Wmo-, Jeugdwet- en Participatiedossiers.
Voor welke organisaties is dit geschikt?
Voor gemeenten, wijkteams, regionale samenwerkingsverbanden, jeugdhulporganisaties, participatie- en schuldhulpverleningsorganisaties en andere uitvoerende partijen binnen het sociaal domein.
Hoe snel zijn dossiers digitaal beschikbaar?
Dat hangt af van het volume en de complexiteit van de dossiers. Tijdens de intake stellen we een realistische planning op.
Heeft u vragen over het digitaliseren van dossiers binnen het sociaal domein? Wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact op met Karmac. Onze specialisten helpen u graag verder en denken met u mee over de beste oplossing voor uw situatie.
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
