Efficiënter werken door uw documenten digitaal beschikbaar te maken
Zoekt u snelle en veilige toegang tot (oude) huurcontractren, vergunningen en/of bouwtekeningen? Dan is digitalisering een slimme stap. In de vastgoedsector is het delen van actuele en complete informatie cruciaal. Denk aan funderingsgegevens, installatietekeningen of contractvoorwaarden. Met een goed gedigitaliseerd archief voorkomt u onnodig zoekwerk en bent u sneller in staat om vragen van huurders, gemeenten of aannemers te beantwoorden.
Kwaliteit
Kennis
Veiligheid
Integriteit
Waarom digitaliseren in de vastgoedmarkt?
De vastgoedwereld draait op documenten. Van bouwtekeningen tot huurcontracten. Veel van deze gegevens staan nog op papier of verouderde opslagvormen. Het juiste document vinden kan daarom nog wel eens voor langdurig zoekwerk zorgen, wat resulteert in frustratie. Gelukkig is daar een oplossing voor.
Door deze informatie te digitaliseren:
- Heeft u direct digitaal toegang tot documenten
- Hoeft u zich geen zorgen te maken over opslag, audits of beveiliging
- Is uw archief volledig compliant en up-to-date
- Weet u zeker dat alles klopt en veilig is opgeslagen
- Wordt communicatie met betrokken partijen een stuk duidelijker
Wat digitaliseren we voor vastgoedorganisaties?
Er zijn veel mogelijkheden voor het digitaliseren van uw vastgoedinformatie en administratie, zoals informatie over gebouwen en tekeningen van gebouwen. Karmac digitaliseert meerdere typen archief, met name in de vorm van dossierscanning. Ook uw tekeningen kunnen professioneel gedigitaliseerd en geoptimaliseerd worden tot en met het grootste formaat.
We ondersteunen onder andere bij:
- Huurovereenkomsten en bijlagen
- Onderhouds- en bouwdossiers
- Gebouwtekeningen (ook grootformaat)
- Vergunningen, rapporten en poststukken
- Microfilms, microfiches en andere analoge dragers
De bestanden worden nauwkeurig gescand, voorzien van OCR-tekstherkenning en opgewerkt tot gestructureerde, digitale documenten die eenvoudig zijn terug te vinden.
Heeft u documenten in verouderde opslagvormen of ontvangt u nog informatie per post? Wij zetten deze om naar duurzame en digitale bestanden, volledig afgestemd op uw werkomgeving.
Wilt u papieren documenten definitief vervangen? Dan begeleiden wij het traject van vervangende digitalisering, inclusief veilige opslag of gecertificeerde vernietiging van de originelen.
Veelgestelde vragen/FAQ
Kunnen mijn tekeningen op grootformaat worden gescand?
Ja, ook A0+ formaten worden professioneel gedigitaliseerd met behoud van detail.
Leveren jullie bestanden aan in ons systeem?
We stemmen alles af op uw softwareleverancier en leveren in het gewenste formaat, inclusief metadata.
Kan ik mijn papieren archief daarna vernietigen?
Ja, mits u kiest voor vervangende digitalisering en aan de voorwaarden wordt voldaan. Wij begeleiden dat proces volledig.
Wat kost digitalisering in vastgoed?
De prijs hangt af van aantal, materiaal en gewenste output. Na een intake ontvangt u een voorstel.
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
