Data-entry
Data-entry voor het overnemen van gegevens
Digitaliseren is meer dan scannen, u wilt uw dossiers en/of documenten ook goed terug kunnen vinden. Correcte metadata is hiervoor essentieel. In sommige gevallen heeft u de beschrijvende metadata al beschikbaar en koppelen we deze automatisch aan de digitale bestanden. In andere gevallen moeten er (aanvullende) gegevens worden overgenomen van uw dossiers en/of documenten. Dit wordt ook wel data-entry of indexeren genoemd. Karmac is specialist in optimaliseren van de gegevens die met data-entry worden overgenomen. Er worden technieken en controles ingezet om een optimale kwaliteit te bereiken.
✔ Binnen 3 werkdagen reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Wat is metadata?
Metadata is beschrijvende of technische informatie over uw digitale documenten. Een voorbeeld van metadata is een adres (bij een vergunning) of een tekeningnummer van een tekening. De betekenis van metadata is afhankelijk van de inhoud van uw archief. Een manier om metadata over te nemen is data-entry, optioneel in combinatie met automatische indexering. Een voorbeeld van automatische indexering is OCR-tekstherkenning.. Karmac heeft veel ervaring met data-entry voor verschillende archiefsoorten en zet die ervaring in om bij ieder project een optimaal resultaat te halen.
Methoden voor data-entry
Karmac heeft software beschikbaar voor het overnemen van gegevens. Het type archief, maar ook bijvoorbeeld de periode waar het archief uit komt, bepaalt welke gegevens van belang zijn. Belangrijke informatie over de dossiers en/of documenten in uw archief kunnen op het verpakkingsmateriaal staan, op de dossieromslag, of in het dossier zelf.
Karmac heeft slimme technieken ontwikkeld om de gewenste informatie zo snel en nauwkeurig mogelijk over te nemen. Indien automatisering niet mogelijk is, worden medewerkers ingezet die gespecialiseerd zijn in het overnemen van gegevens. Zij hebben diploma’s gehaald om snel gegevens over te nemen met zo min mogelijk fouten. Denk hierbij aan onder andere een paleografiecursus, waarbij deze medewerkers gespecialiseerd zijn in het overnemen van handgeschreven teksten.
Welke metadata neemt Karmac over?
Bij digitalisering en documentverwerking kan Karmac een brede set aan metadata voor u overnemen en verrijken. Denk hierbij aan basisgegevens zoals documenttitel, datum, dossiernummer, auteur, relatie- of klantnummer en documenttype. Daarnaast kunnen ook procesmatige metadata worden vastgelegd, zoals ontvangstdatum, status, versiebeheer en bewaartermijnen conform wet- en regelgeving. Waar nodig kan Karmac klantspecifieke metadata toevoegen, zodat documenten naadloos aansluiten op uw informatiehuishouding, DMS of archiefomgeving. Hiermee blijft uw informatie volledig vindbaar, betrouwbaar en juridisch compliant. Tijdens het offertetraject denkt de adviseur met u mee welke metadata relevant voor uw archief is en welke data Karmac goed voor u kan overnemen.
Hoge kwaliteitsgaranties
De adviseur stemt met u een kwaliteitsgarantie af voor de uit te voeren data-entry werkzaamheden. De kwaliteit van de metadata is immers essentieel voor het goed kunnen gebruiken van het digitale archief.
In het proces zijn verschillende controles ingebouwd om de kwaliteit te meten en optimaliseren. Dit kunnen automatische controles zijn op basis van veelvoorkomende fouten, maar ook steekproeven via het vierogenprincipe. Karmac heeft veel ervaring met data-entry voor verschillende archiefsoorten en zet die ervaring in om bij ieder project een optimaal resultaat te halen.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over Data-entry?
Wilt u uw gegevens overnemen met data-entry of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Plan vandaag nog een gratis adviesgesprek.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.
Veelgestelde vragen over Data-entry
Wat is data-entry?
Het overnemen van (aanvullende) gegevens uit uw dossiers en/of documenten, ook wel data-entry of indexeren genoemd.
Wat is metadata?
Beschrijvende of technische informatie over uw digitale documenten, bijvoorbeeld een adres bij een vergunning of een tekeningnummer bij een tekening. De betekenis is afhankelijk van de inhoud van uw archief.
Welke metadata neemt Karmac doorgaans over?
Basisgegevens zoals documenttitel, datum, dossiernummer, auteur, relatie- en klantnummer en documenttype. Ook procesmatige metadata (ontvangstdatum, status, versiebeheer, bewaartermijnen) en klantspecifieke metadata zijn mogelijk.
Hoe wordt de kwaliteit van de data-entry gewaarborgd?
De adviseur stemt vooraf een kwaliteitsgarantie met u af. Tijdens het proces zijn er controles, zoals automatische controles op veelvoorkomende fouten en steekproeven via het vierogenprincipe.