Maatregelen en ondersteuning

Onderstaand worden een aantal maatregelen beschreven en hoe Karmac ondersteunt tijdens het digitaliseren van uw bouwdossiers:

• Niet alle documenten beschikbaar stellen: Karmac digitaliseert uw bouwdossier op documentniveau mét juiste metadata, zodat u deze beschermende maatregel in uw e-depot of andere raadpleegapplicatie kunt toepassen;
• Niet toegankelijk maken op persoonsnaam: Karmac kan uw metadatabestand controleren op het voorkomen van persoonsgegevens en deze waar nodig uit de index verwijderen;
• Op aanvraag link naar documenten toesturen: Karmac digitaliseert uw bouwdossier op documentniveau en zorgt voor een heldere omschrijving en metadata, zodat u eenvoudig de juiste link kunt sturen naar de aanvrager.

Bovenstaande is slechts een greep uit de maatregelen waarmee Karmac ervoor zorgt dat het verstrekken van aanvragen uit bouwvergunningen voortaan snel en efficiënt gebeurt.

Inhoudelijk schonen en indelen in documentsoorten

Voor het eenvoudig verwerken van aanvragen van burgers is het belangrijk dat het digitale bouwdossiers is ingedeeld in documentsoorten. In de metadata dient ook de documentsoort opgenomen te worden. De meeste aanvragen van burgers gaan over tekeningen, welke digitaal gemakkelijk herkenbaar moeten zijn. Bouwdossiers kunnen vermengd zijn met andere zaken, zoals beroep- en bezwaarschriften of andere zaken die gerelateerd zijn aan een pand of locatie. Het is van belang dat de dossiers inhoudelijk geschoond worden om te voorkomen dat er digitaal oneigenlijk materiaal voorkomt. Karmac kan de inhoudelijke schoning van de bouwvergunningen voor u verzorgen.

Bouwdossiers digitaliseren voor vervanging

Bouwdossiers kunt u met vervanging als doel laten digitaliseren. Dit heeft als voordeel dat het bouwvergunningenarchief, wat vaak een grote omvang heeft, niet meer opgeslagen hoeft te worden in uw depot. Het is van belang om vroegtijdig een lijst te maken met ‘gevoelige’ gebouwen. Karmac zondert deze specifieke vergunningen dan tijdens het digitaliseren uit van vervanging. Gevoelige gebouwen kunnen gevoelig zijn op basis van hun functie, hun inwoners of de goederen die erdoor gaan. U kunt bijvoorbeeld denken aan politiebureaus (functie), koninklijke paleizen (inwoners) of bankgebouwen (goederen die erdoor gaan).

Opslag van uw bouwvergunningenarchief

Na digitalisering is ook (geconditioneerde) opslag van uw bouwvergunningenarchief bij Karmac een mogelijkheid. Dit kan tot het definitieve vervangingsbesluit, maar ook als de dossiers niet vervangen worden.