Personeelsdossiers
Personeelsdossiers digitaliseren en scannen
Papieren personeelsdossiers nemen ruimte in, zijn lastig doorzoekbaar en brengen risico’s met zich mee zodra iemand er zomaar bij kan. Karmac digitaliseert personeelsdossiers en HR-archieven, van scannen tot indexeren, zodat u overal snel en veilig bij de juiste documenten kunt.
✔ Binnen 3 werkdagen reactie ✔ Formaat tot ruim boven A0
Waarom is personeelsdossiers digitaliseren belangrijk?
Digitalisering van personeelsdossiers is inmiddels meer dan een efficiëntieslag. Het speelt een rol bij:
AVG-naleving
Meer hierover leest u op onze pagina over AVG en personeelsdossiers.
Audits en controles
Bij een controle moet u aantonen dat dossiers compleet en correct zijn.
Thuiswerken
Een papieren archief is niet mee naar huis te nemen. Een digitaal dossier wel, mits goed beveiligd.
Software-integratie
Moderne HR-systemen verwachten digitale documenten die gekoppeld kunnen worden aan de juiste medewerker.
Veelvoorkomende problemen bij personeelsdossiers digitaliseren
In de praktijk komen we regelmatig dezelfde knelpunten tegen: papieren dossiers die nog altijd in kasten liggen, documenten die dubbel zijn opgeslagen, dossiers die per afdeling of locatie een andere structuur hebben, bewaartermijnen die niet consequent worden toegepast, en documenten die verspreid staan over meerdere locaties of systemen.
Onze oplossingen en activiteiten:
- Ophalen en transport — wij halen uw papieren archief op en vervoeren het zorgvuldig en beveiligd.
- Scannen — digitaliseren met een kleurenscanner, conform de eisen van de Belastingdienst.
- OCR en handschriftherkenning — gescande documenten worden omgezet naar doorzoekbare tekst. Lees meer over OCR en handschriftherkenning.
- Indexeren en metadata — elk document krijgt de juiste documentsoort en -datum, zodat het terug te vinden is op inhoud.
- Koppelen aan uw HR-systeem — de gedigitaliseerde dossiers worden uitgeleverd aan uw HR-systeem naar keuze, softwareonafhankelijk.
Na digitalisering kan het papieren origineel vervangend worden gearchiveerd of vernietigd. Meer hierover leest u op onze pagina over vervangende digitalisering. Voor de opslag en vernietiging van het fysieke archief, zie archiefopslag en -vernietiging. Onze werkwijze is bovendien ISO-genormeerd, zie ISO-normering.
Eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst stelt eisen aan het digitaliseren van persoonsgegevens en HR-dossiers:
- Gegevens en HR-dossiers moeten waarheidsgetrouw worden gedigitaliseerd en hiervan moet een bewijs worden bewaard.
- Personeelsdossiers moeten worden gescand met een kleurenscanner.
- De digitale HR-dossiers moeten de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
- Het dossier moet binnen een redelijke tijd leesbaar en reproduceerbaar zijn.
- Digitale personeelsdossiers moeten binnen een redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden.
- De resultaten van de controles moeten bewaard worden.
Ons proces
Meer weten over hoe onze adviseur u van A tot Z bijstaat van uw aanvraag tot succesvolle afronding van het project?
Meer weten over Personeelsdossiers?
Benieuwd wat digitalisering voor uw personeelsarchief kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.