HR
Digitalisering voor HR
HR-afdelingen beheren de meest gevoelige informatie binnen uw organisatie: contracten, functioneringsgesprekken, salarisgegevens, verzuim, verlof en soms klachten of sancties. Toch zitten die dossiers vaak nog in ordners, of digitaal maar verspreid, dubbel en zonder structuur. Dat kost tijd bij elke zoekactie en levert risico op bij audits en inzageverzoeken.
Karmac brengt personeelsdossiers op orde. Van papier naar digitaal, van rommelig naar gestructureerd, van het ene HR-systeem naar het andere, en aantoonbaar volgens de AVG.
✔ ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd
Herkent u een van deze situaties?
- “Onze dossiers staan nog in ordners.” Kasten vol papier, op meerdere locaties, en niemand die precies weet wat erin zit. Lees meer over personeelsdossiers digitaliseren
- “Digitaal, maar niet op orde.” Alles staat digitaal, maar documenten zitten dubbel, samengevoegd in één pdf, of in een structuur die per afdeling verschilt. Lees meer over Personeelsdossiers opschonen
- “We stappen over naar een nieuw systeem.” De dossiers moeten mee, op de juiste plek terechtkomen en de juiste kenmerken meekrijgen. Lees meer over HR migraties
- “Kunnen wij aantonen dat we voldoen?” Bewaartermijnen, inzageverzoeken, een audit. De vraag is niet wat er moet, maar of u kunt laten zien dat het klopt. Lees meer over AVG en Compliance
- Ergens zit het gespreksverslag van medewerker A in het dossier van medewerker B. Je ontdekt het pas als B zijn dossier opvraagt. Lees meer over Compliance
Staat uw archief deels op papier en deels digitaal? Dat is eerder regel dan uitzondering. In dat geval begint het traject meestal met een inventarisatie van beide kanten.
Waar wij mee helpen
Personeelsdossiers digitaliseren
Wij halen uw papieren dossiers op, scannen ze, maken de tekst doorzoekbaar met OCR en leveren ze met de juiste metadata aan in uw HR-systeem. Wij digitaliseren onder meer arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, salaris-, verzuim- en verlofgegevens en correspondentie.
Digitale personeelsdossiers optimaliseren
Wij halen uw papieren dossiers op, scannen ze, maken de tekst doorzoekbaar met OCR en leveren ze met de juiste metadata aan in uw HR-systeem. Wij digitaliseren onder meer arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, salaris-, verzuim- en verlofgegevens en correspondentie.
HR-Migraties
Overstappen naar een nieuw HR- of documentbeheersysteem? Wij verzorgen de volledige migratie, ongeacht uw huidige systeem. Onder meer AFAS Profit, Visma Raet Youforce, ADP iHCM en HR2day.
AVG en Compliance
Als werkgever moet u aantoonbaar voldoen aan de AVG. Wij screenen dossiers op documentniveau, toetsen bewaartermijnen en brengen privacyrisico’s in uw HR-processen in kaart. De uitkomst? Een concreet stappenplan.
Waarom organisaties voor Karmac kiezen
Karmac digitaliseert al decennia archieven voor overheid, zorg, onderwijs en het bedrijfsleven. Wij zijn ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd en werken met vaste procedures en werkinstructies, zodat elk dossier op dezelfde manier wordt behandeld. Bekijk de certificeringen.
- Een partner voor digitaliseren, opschonen, migreren en screenen
- Minder kans op fouten dankzij directe digitale beschikbaarheid
- Verwerking in eigen productiestraat, niet uitbesteed
- Aansluiting op uw HR -systeem, inclusief metadata en documentsoorten
- Minder operationele druk op uw HR-team
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over HR
Wat als onze dossiers deels op papier en deels digitaal staan?
Dat is eerder regel dan uitzondering. Meestal is er ooit een deel gescand en is de rest op papier blijven liggen, of zijn nieuwe medewerkers digitaal opgebouwd en oude niet. Wij starten dan met een inventarisatie van beide kanten: wat staat waar, welke dossiers zijn dubbel opgebouwd en welke documenten ontbreken. Daarna digitaliseren we het papieren deel en brengen we het digitale deel in dezelfde structuur, zodat u uiteindelijk één uniform dossier per medewerker heeft.
Hoe lang moet ik personeelsdossiers bewaren?
Dat verschilt per documentsoort. De basisadministratie moet u tot zeven jaar na uitdiensttreding bewaren, loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen vijf jaar na het einde van het dienstverband. Voor documenten zonder wettelijke termijn, zoals beoordelingen, correspondentie en verzuimgegevens, geldt de AVG-regel dat u niet langer bewaart dan noodzakelijk; twee jaar na uitdiensttreding is daarvoor de gangbare richtlijn. Omdat de termijn per document verschilt, kunt u die alleen bewaken als elk document een eigen documentsoort en documentdatum heeft
Kunnen wij tijdens het traject gewoon blijven werken?
Ja. Wij digitaliseren in delen, zodat nooit uw hele archief tegelijk weg is. Heeft u tijdens het traject een dossier nodig dat bij ons ligt, dan leveren we dat digitaal aan. In overleg bepalen we de volgorde, bijvoorbeeld door dossiers van actieve medewerkers als eerste te doen.
Mogen de papieren dossiers na digitalisering vernietigd worden?
In de meeste gevallen wel. Dat heet vervangende digitalisering: de digitale versie vervangt het papieren origineel rechtsgeldig. Voorwaarde is dat de digitalisering aantoonbaar waarheidsgetrouw is uitgevoerd en dat het proces is vastgelegd. Wij leggen dat vast, zodat u de vervanging kunt onderbouwen. Voor documenten die u wel wilt bewaren, verzorgen wij beveiligde archiefopslag. Vernietiging gebeurt gecontroleerd en met certificaat.
Sluit Karmac aan op ons HR-systeem?
Ja. Wij leveren de gedigitaliseerde dossiers aan in het formaat dat uw systeem verwacht, inclusief de metadata en documentsoorten die daarbij horen. Wij hebben ervaring met onder meer AFAS Profit, Visma Raet Youforce, ADP iHCM en HR2day. Werkt u met een ander systeem, dan bepalen we vooraf samen welke velden en documentsoorten nodig zijn.
Wat kost het digitaliseren van personeelsdossiers?
Dat hangt af van meerdere factoren: het aantal dossiers, het gemiddelde aantal pagina’s per dossier, de staat van het papier en welke handelingen nodig zijn voordat er gescand kan worden — denk aan ontnieten, herstellen of het opschonen van dossiers vooraf. Ook de gewenste metadata en de koppeling met uw HR-systeem bepalen de prijs mee. Daarom geven wij geen standaardtarief, maar een offerte op basis van een inventarisatie. Neem contact op, dan brengen we uw situatie in kaart.
Uw personeelsdossiers op orde
Benieuwd waar u nu staat? Wij kijken vrijblijvend mee en geven een concreet voorstel.
U ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van een van onze experts.