Archief digitaliseren: uitbesteden of zelf uitvoeren?

Organisaties die de stap zetten naar een moderne informatiehuishouding staan vrijwel altijd voor dezelfde cruciale afweging: gaan we ons fysieke archief zelf digitaliseren, of besteden we dit uit aan een specialist?

Op het eerste gezicht lijkt zelf scannen een laagdrempelige en kostenefficiënte oplossing. U heeft immers al multifunctionele printers op kantoor staan en wellicht is er intern capaciteit beschikbaar. Toch is het digitaliseren van een compleet bedrijfs- of overheidsarchief een vak apart. Een kwalitatief digitaal archief valt of staat met de nauwkeurigheid van de metadata, volledigheid en kwaliteit van de scans, de doorzoekbaarheid en de juridische houdbaarheid. In dit artikel zetten we de risico’s, facturen die invloed hebben op de kosten en voordelen van beide opties objectief voor u op een rij, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Kan ik mijn archief zelf digitaliseren?

In theorie kan elke organisatie zelf aan de slag met digitalisering. In de praktijk komt hier echter aanzienlijk meer bij kijken dan enkel een document onder de scanner leggen. Wanneer u besluit het proces intern te organiseren, moet u rekening houden met de volgende operationele aspecten:

• Tijdsinvestering en voorbereiding: Het daadwerkelijke scannen is vaak maar de helft van het werk. Het merendeel van de tijd gaat zitten in het scanklaar maken van dossiers. Denk aan het handmatig ontnieten, het herstellen van scheuren, het rechtvouwen van ezelsoren en het systematisch sorteren van de documenten.
• Professionele apparatuur: Standaard kantoorscanners zijn niet ontworpen voor archiefdigitalisering. Ze missen de snelheid, kunnen kwetsbare historische documenten beschadigen en zijn ongeschikt voor afwijkende formaten zoals grote technische tekeningen of gebonden boeken. Daarnaast wordt vaak de kwaliteit van dit soort kantoorscanners niet structureel getest en gemeten, waardoor lange tijd scans van slechte kwaliteit worden gemaakt. Om dit intern op te lossen, is een forse investering in specialistische hardware noodzakelijk.
• Kennis van OCR en metadatering: een digitaal archief is pas waardevol als het doorzoekbaar is. Dit vereist onder andere geavanceerde OCR-software om afbeeldingen om te zetten in doorzoekbare tekst, maar ook het structureren van de digitale bestanden en terugvindbaar maken op metadata die voor uw archief passend is. Welke metadata dat is, verschilt per archief en type organisatie. Soms worden hier ook vanuit de Archiefwet eisen aan gesteld. Daarnaast moet uw personeel getraind zijn in het consequent toekennen van de juiste metadata (indexering), zodat bestanden later ook daadwerkelijk teruggevonden kunnen worden.
• Interne projectorganisatie: Wie gaat het werk uitvoeren? Het inzetten van uw eigen medewerkers voor repeterend scanwerk is zelden rendabel en gaat ten koste van hun primaire taken.

Risico’s en beperkingen van zelf digitaliseren

Het intern digitaliseren van een archief brengt een aantal risico’s met zich mee die de continuïteit en de kwaliteit van uw informatiebeheer in gevaar kunnen brengen:

• Projecten die stilvallen: Omdat digitalisering intern vaak ‘erbij’ wordt gedaan, krijgt het zelden de hoogste prioriteit. Zodra de waan van de dag regeert of er sprake is van onderbezetting, valt het scanproject stil. Hierdoor lopen doorlooptijden op van maanden naar jaren.
• Gebrek aan kwaliteitscontrole: Zonder strikte, dubbele controleprocessen sluipen er snel fouten in het werk. Denk aan overgeslagen pagina’s, onleesbare scans door stof op de glasplaat of verkeerd gespelde metadata. Dit resulteert in een digitaal archief waarin cruciale documenten onvindbaar zijn.
• Informatiebeveiliging en privacy: Het scannen van privacygevoelige persoonsgegevens (zoals medische dossiers, personeelsdossiers of cliëntgegevens) op reguliere netwerkprinters brengt grote beveiligingsrisico’s met zich mee. Zonder een volledig afgesloten en gecontroleerde scanomgeving loopt u het risico op datalekken en/of overtreding van de AVG.
• Investeringen: vaak moeten er grote investeringen gedaan worden om een scanproject op grote schaal mogelijk te maken. Dit vereist investeringen in apparatuur, software en het trainen en opleiden van mensen. Zeker bij digitaliseringsprojecten die eenmalig worden uitgevoerd, kunnen deze investeringen na afloop van het project vaak niet meer nuttig ingezet worden.

Voordelen bij het uitbesteden van archiefdigitalisering

Kiest u ervoor om uw archief te laten digitaliseren door een gespecialiseerde partner zoals Karmac, dan profiteert u direct van professionele garanties, snelheid en volledige ontzorging:

• Industriële scanfaciliteiten: Wij beschikken over hoogwaardige productiescanners en specialistische apparatuur (zoals boekenwipscanners en grootformaat tekeningscanners) die elk type document op hoge kwaliteit, veilig, scherp en met een hoge snelheid verwerken. Daarnaast worden de scanners regelmatig getest en doorgemeten op kwaliteit, om een constante kwaliteit te garanderen.
• Procesinrichting: Onze werkwijze is volledig ingericht volgens strenge kwaliteits- en beveiligingsnormen. Dankzij onze certificeringen, waaronder ISO 27001 voor informatiebeveiliging, weet u zeker dat uw privacygevoelige gegevens in veilige handen zijn
• Gegarandeerde kwaliteit en vindbaarheid: Wij hanteren strenge, geautomatiseerde en handmatige kwaliteitscontroles. De uitleverstructuur (bestandstype, bestandsnaamgeving en indeling van de digitale bestanden) wordt afgestemd op het doelsysteem. Dat kan bijvoorbeeld een DMS, zaaksysteem of e-depot zijn. Door middel van gestructureerde metadata worden de digitale bestanden terugvindbaar gemaakt, en door middel van OCR-technologie doorzoekbaar.
• Maximale ontzorging: Van het beveiligde transport en het systematisch inpakken tot het scanklaar maken en de uiteindelijke digitale oplevering: Karmac neemt het gehele proces van A tot Z uit handen. Uw eigen organisatie kan zich blijven focussen op haar kerntaken.

Wanneer kan ik mijn archief zelf digitaliseren?

Zelf uw archief digitaliseren kan een overweging zijn, maar wij adviseren dit met klem alleen te doen wanneer uw situatie aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Zeer kleine volumes: Het gaat om slechts enkele ordners of een handvol losse documenten die gemakkelijk handmatig te verwerken zijn.
• Geen privacygevoelige gegevens: De documenten bevatten geen persoonsgegevens, medische details of andere vertrouwelijke informatie die onder de strikte regels van de AVG vallen.
• Lage eisen aan indexering en kwaliteit: De scans hoeven niet aan strenge kwaliteitseisen te voldoen en een eenvoudige mappenstructuur op een lokale schijf is voor uw organisatie voldoende.

Voldoet uw archief niet aan al deze criteria? Dan raden we u ten zeerste af om hier zelf aan te beginnen om operationele en juridische risico’s te vermijden.

Wanneer moet ik mijn archief laten digitaliseren?

In de meeste gevallen is professionele uitbesteding de enige verantwoorde route. Dit geldt in het bijzonder wanneer:

• Het om grote volumes gaat: Vanaf enkele strekkende meters archief is handmatige verwerking intern simpelweg niet meer rendabel te organiseren.
• U werkt met vertrouwelijke gegevens: Zodra u te maken heeft met personeelsdossiers, patiëntendossiers of cliëntendossiers, is een gecertificeerde verwerking cruciaal om compliant te blijven. Lees hier meer over de juridische aspecten in ons artikel over [Een digitaal archief en de AVG].
• Continuïteit en opleverdatum: Wanneer de fysieke opslaglocatie leeg moet vanwege een verhuizing of reorganisatie, garandeert een externe partner dat de deadline wordt gehaald.
• Koppeling met uw systemen vereist is: Als de digitale bestanden geïmporteerd moeten worden in een applicatie met specifieke eisen aan de structuur van de bestanden en metadata.

Archief laten digitaliseren door Karmac

De beslissing om uw archief zelf te digitaliseren of uit te besteden hangt uiteindelijk af van de omvang, de complexiteit en de risico’s van het archief. Voor een kwalitatief, veilig en direct doorzoekbaar resultaat dat voldoet aan alle wet- en regelgeving, is samenwerken met een ervaren specialist de meest efficiënte en veilige keuze.

Bent u benieuwd hoe wij uw digitaliseringstraject soepel kunnen inrichten? Neem dan een kijkje op onze pagina over Archief digitaliseren of neem direct contact op met een van onze adviseurs voor een vrijblijvend adviesgesprek op maat.

Relevante artikelen

Artikelen

Digitaliseren van personeelsdossiers

Het digitaliseren van personeelsdossiers is een proces waarbij papieren documenten worden omgezet in elektronische bestanden die veilig worden opgeslagen en...

Lees Meer

Artikelen

Het personeelsdossier: wat mag er wel en wat mag er niet in?

Het belang van een noodzakelijk en AVG-proof personeelsdossier. Elke organisatie met personeel in dienst ontkomt er niet aan: het (digitale) personeelsdossier....

Lees Meer

Artikelen

Digitaliseren personeelsdossiers: wat zijn de voordelen?

Digitalisering neemt een steeds grotere rol aan in onze samenleving. Steeds meer processen die voorheen fysiek werden uitgevoerd worden geautomatiseerd...

Lees Meer