Scannen naar Profit van AFAS brengt vele voordelen met zich mee en levert een belangrijke bijdrage aan het optimaliseren van uw HRM werkprocessen in uw organisatie.
Karmac I&I is gespecialiseerd in het digitaliseren en het digitaal indelen van personeelsdossiers op documentniveau. Door gebruik te maken van moderne scanners en zeer intelligente scantechnieken zijn wij in staat om een groot gedeelte van alle documenten in de personeelsdossiers automatisch te herkennen en te voorzien van de juiste dossier- en documentkenmerken (AFAS dossieritems).
In de praktijk komt het wel eens voor dat handgeschreven of slecht gekopieerde documenten slecht leesbaar zijn waardoor de scansoftware informatie niet kan herkennen. Om toch tot een 100% volledig digitaal ingedeeld dossier te komen, worden deze documenten visueel beoordeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van Karmac. Vervolgens worden ook deze documenten alsnog digitaal ingedeeld. Dit zodat u altijd beschikt over een 100% volledig digitaal ingedeeld personeelsdossier in Profit van AFAS.
Karmac heeft ons archief op efficiënte wijze gedigitaliseerd. Wij kunnen ons werk nu een stuk sneller uitvoeren, omdat documenten makkelijk te vinden zijn in het digitale archief
Bij het digitaliseren van personeelsdossiers werkt Karmac I&I volgens een stappenplan. Omdat het scannen van personeelsdossiers altijd maatwerk is (geen personeelsdossier is hetzelfde), is de eerste stap altijd een bezoek- en inventarisatie bij u op locatie.
Tijdens dit bezoek bekijkt één van onze accountmanagers de dossiers, worden de mogelijkheden besproken en ontvangt u vervolgens een offerte op maat. Zodra u akkoord heeft gegeven op de offerte neemt een van onze ervaren projectleiders telefonisch contact met u op om het project in te plannen en verder af te stemmen.
Het digitaliseringsproject verloopt in drie fasen:
Keuze voor het softwarepakket en dossierindeling
De eerste stap naar een digitale organisatie heeft u al gezet. U heeft gekozen voor een krachtige (alles-in-één) softwareoplossing van AFAS: Profit. Binnen Profit kunt u al uw personeelsdossiers digitaal beheren. Maar hoe pakt u dat aan en waar begint u? Karmac ondersteunt u tijdens deze fase bij het opstellen van een goede (digitale) dossierindeling. Samen met u stellen wij een dossierindeling op zodat u uw digitale documenten snel en eenvoudig kunt opzoeken in Profit. Kiest u voor het digitaliseren op documentniveau dan voldoet u volledig aan wet- en regelgeving.
Keuze scannen in kleur, grijswaarden of zwart/wit
Bij het inscannen van uw personeelsdossiers heeft u de keuze uit kleur, grijswaarden of zwart/wit. In verband met wet- en regelgeving (om de authenticiteit en betrouwbaarheid van de digitale documenten te kunnen waarborgen) adviseert Karmac om te kiezen voor kleurenscans en een scanresolutie van 300 DPI (dots per inch). Hoe hoger de DPI-waarde, hoe hoger de resolutie van de scans. Een waarde van 300 DPI maakt het voor onze software tevens gemakkelijker om uw documenten digitaal in te delen.
In de tweede fase worden uw documenten opgehaald en op onze Document Campus in Lelystad klaargemaakt voor de scanprocedure. Het daadwerkelijke scannen van de dossiers behoort ook tot deze fase.
In de laatste fase van het digitaliseringsproces worden alle dossiers in uw AFAS Profit omgeving geïmporteerd en/of digitaal aan u overgedragen op een beveiligde harde schijf (keuze).
Een uitgebreide beschrijving van het digitaliseringsproces van Karmac vindt u op onze pagina Personeelsdossiers digitaliseren.
Karmac I&I is gecertificeerd scanpartner van AFAS en heeft voor meerdere AFAS-klanten personeelsdossiers gedigitaliseerd en digitaal ingedeeld op documentniveau. Enkele voorbeelden zijn: Dockinga College, EMS Card Services, Wegener Media Groep, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, NVD Beveiliging, CVO Baarn-Soest en Stichting Perspektief.
Naast het scannen en het importen van personeelsdossiers in Profit van AFAS zijn wij ook gespecialiseerd in digitale post- en factuurverwerking en het digitaliseren van andere documenten, waaronder:
Neem contact met ons op om een vrijblijvende afspraak te plannen. U kunt ons bereiken onder telefoonnummer 0320 286 959. Of bezoek een van onze lunch en learn bijeenkomsten eHRM over het digitaliseren van personeelsdossiers. Klik hier om u in te schrijven.
