Archief digitaliseren door Karmac levert voor u de volgende voordelen op:
‘Karmac heeft ons archief op efficiënte wijze gedigitaliseerd. Door het scannen van het archief kunnen wij ons werk nu een stuk sneller uitvoeren, omdat documenten makkelijk te vinden zijn in het digitale archief.’
Uw documenten op een veilige wijze digitaliseren staat bij ons voorop. Wij gaan zeer nauwkeurig en zorgvuldig om met uw vertrouwelijke documenten. Om de veiligheid van uw gegevens te garanderen, voeren we tijdens het digitaliseringsproces meerdere controles uit. Daarnaast werken wij uitsluitend met eigen medewerkers die nauwkeurig zijn gescreend en zowel een geheimhoudingsverklaring als een integriteitsverklaring hebben getekend, dit zodat u ervan verzekerd bent dat uw documenten in goede handen zijn. Er wordt altijd een back-up gemaakt van het digitale archief, zodat de documenten behouden blijven bij een crash van de server of een calamiteit.
Voldoen uw HR-dossiers aan de AVG Richtlijnen?
Wij digitaliseren al uw fysieke archieven. Het is mogelijk om documenten van verschillende formaten te digitaliseren. Naast A4-formaten, scannen wij voor u documenten van A3-formaat en technische bouwtekeningen (grootformaat tekeningen). Ook het digitaliseren van microfilms, rolfilms, boeken, tijdschriften, kranten en magazines behoort tot de mogelijkheden. We zorgen ervoor dat alle documenten digitaal goed leesbaar zijn.
Door onze efficiënte werkwijze veranderen wij uw fysieke archief snel in een digitaal archief. Uw fysieke archief digitaliseren zorgt ervoor dat u uw documenten eenvoudig en snel kunt raadplegen. Uw medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het zoeken naar gegevens waardoor werkzaamheden sneller en effectiever uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast bent u met een digitaal archief in staat om sneller te reageren op vragen van collega’s, partners en klanten. Het is zelfs mogelijk om de documenten met hen te delen.
De goede toegankelijkheid van documenten maakt dat een digitaal archief ideaal is voor Het Nieuwe Werken. Bij deze arbeidsvorm werken uw medewerkers op flexibele tijden of voeren zij hun werkzaamheden uit vanuit huis. Door uw archief te laten digitaliseren zorgt u ervoor dat gegevens voor medewerkers op elk gewenst tijdstip en vanaf elke locatie toegankelijk zijn.
Nadat alle documenten gedigitaliseerd zijn, plaatsen we uw gegevens in een exportbestand. We leveren dit bestand bij u aan volgens de door u gewenste technische specificaties. Hierdoor bent u verzekerd van een digitaal archief dat u zonder problemen met uw eigen systeem integreert. Karmac werkt softwareonafhankelijk en beschikt over gecertificeerde koppelingen met diverse softwaresystemen, vaak kunnen wij alle digitale documenten rechtstreeks uitleveren in uw softwarepakket.
Onze dienstverlening bestaat niet alleen uit het digitaliseren van uw archief. Het is mogelijk dat wij de fysieke documenten na digitalisering grondig voor u vernietigen. Dit gebeurt op vertrouwelijke wijze nadat u schriftelijk goedkeuring heeft gegeven voor de vernietiging. Het opslaan van uw archief behoort eveneens tot de mogelijkheden, lees hier meer over archiefopslag.
Digitaal archiveren behoort eveneens tot onze diensten. Wij zorgen ervoor dat alle binnenkomende post direct gescand wordt en toegevoegd wordt aan het digitale archief.
Wilt u weten welke mogelijkheden wij hebben voor het digitaliseren van uw archief? Neem dan contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of stuur een e-mail naar info@karmac.nl.
