Digitaliseer uw bouwdossiers om ze altijd en overal beschikbaar te maken voor meerdere gebruikers. Bij Karmac gebeurt dit altijd volgens de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG-regels. Digitale dossiers versnellen uw dienstverlening, resulterend in flinke arbeids- en kostenbesparingen.
Wet- en regelgeving zijn van essentieel belang bij het digitaliseren van bouwdossiers. Karmac heeft
kennis van de relevante wetgeving en ondersteunt u daarom graag in het proces. U maakt tijdens het
proces een aantal keuzes, zoals:
> Het doel van bouwdossiers digitaliseren
> Bouwdossiers digitaliseren voor vervanging
> Bouwdossiers digitaliseren voor een verbeterde dienstverlening
> Koppeling met een documentmanagementsysteem
Het is belangrijk om te bepalen wat het doel is om uw bouwdossiers te digitaliseren. Worden de dossiers digitaal overgedragen aan een (nieuw) e-depot, heeft u plannen om de dienstverlening aan uw burgers of klanten te verbeteren of gaat het om het interne gebruiksgemak?
U kunt de bouwdossiers digitaliseren om de oude, fysieke dossiers te vervangen. Indien u het archief gaat overdragen, aan bijvoorbeeld een regionaal archief, dan krijgt u te maken met aangescherpte wet- en regelgeving. Het archief dient in geordende staat, in bijvoorbeeld zuurvrije mappen, overgedragen te worden. Indien vervangen het doel van de digitaliseringsslag is, moet dit volgens daarvoor vastgestelde kwaliteitsnormen. Het overdragen aan een e-depot brengt ook specifieke eisen aan de metadata met zich mee. Als specialist in het digitaliseren van bouwdossiers, neemt Karmac in dit proces een adviserende rol aan. Het resultaat is een digitale reproductie, waardoor u met vertrouwen het fysieke archief kunt (laten) vernietigen.
Wat is in geordende staat? Wat zijn de eisen van vervanging? Neem contact met ons op en Karmac helpt u graag.
Het digitaliseren van bouwdossiers bespaart tijd en geld. In plaats van lang zoeken in de archiefruimte, zoekt de gebruiker de juiste bouwdossiers eenvoudig aan de hand van metadata. Het fysiek opzoeken van een dossier is verleden tijd, wat leidt tot significante kostenbesparingen. Onze klanten noemen een snellere dienstverlening dan ook als belangrijk voordeel van digitaliseren. Het is essentieel om aan het begin van het proces goed na te denken over de manier waarop de gebruiker de dossiers wil zoeken. Denk bijvoorbeeld aan de volgorde van het dossier, wanneer bepaalde documenten belangrijker zijn dan andere documenten. Ook adviseren we om na te denken wat de meest eenvoudige manier is om de digitale bouwdossiers te doorzoeken. Karmac doet hiervoor graag een voorstel.
Karmac heeft ervaring met veel verschillende softwareleveranciers en een goed trackrecord in de samenwerking hierin. We verzorgen een naadloze aansluiting met de software waarin u uw digitale bouwdossiers gaat raadplegen. De afstemming over de opbouw van de technische of beschrijvende metadata nemen we volledig uit handen.
Natuurlijk zorgt Karmac ervoor dat het gehele digitalisatieproces veilig, accuraat en vertrouwelijk verloopt, volgens de geldende wet- en regelgeving. Uw project wordt begeleid door een PRINCE2 gecertificeerde projectmanager en een assistent, die ook uw vaste aanspreekpunt zijn tijdens het digitaliseringsproces. In overleg worden (vaste) communicatiemomenten afgestemd. Karmac kenmerkt zich door een professionele, adviserende rol aan te nemen tijdens het digitalisatieproces. Zo leveren de digitale bestanden voor u het gewenste resultaat op.
Karmac scant ieder type en formaat document, van A5 tot formaat A0+. Groot formaat tekeningen (>A3) worden op een speciale tekeningscanner gescand. Blauwdrukken en transparante bouwtekeningen worden indien gewenst met een witte achtergrond gescand. Karmac beschikt ook over One-shot systemen, om oude, kwetsbare tekeningen en documenten te digitaliseren.
Indien gewenst anonimiseert Karmac uw bouwdossiers ook. Op basis van het type document en uw specifieke eisen worden de digitale bouwdossiers geschikt gemaakt voor openbare publicatie.
Na digitalisering kunt u ervoor kiezen uw archief op te slaan in een geconditioneerde opslagruimte, die voldoet aan alle vigerende wet- en regelgeving. Eventueel kan Karmac het archief ook zuurvrij voor u ompakken en dit opslag-gereed aanleveren.
Uw digitale bouwdossiers moeten te allen tijde beschikbaar zijn, dus Karmac heeft haar proces hier dan ook op ingericht. Bij het ophalen van het archief wordt, door middel van een intakeregistratie, gezorgd dat een vergunning snel te raadplegen is. Karmac registreert een aantal geautoriseerde personen van uw organisatie, die tijdens het proces gemachtigd zijn om opvragen te doen. De opvraag wordt dan binnen een afgesproken servicelevel agreement veilig bij u aangeleverd. U behoudt op elk moment de toegang tot uw archief.
