De Omgevingswet vraagt om digitale dossiers met beleid

Nu de Omgevingswet steeds dichterbij komt, is het essentieel dat je als overheidsorganisatie de informatiehuishouding tegen het licht houdt. Digitale dossiers zijn voor de Omgevingswet van groot belang. Tegelijkertijd zorgen de AVG, de Archiefwet en de Wet Open Overheid voor de nodige uitdagingen. Het proces van digitaliseren en publiceren vraagt om inzicht en beleid.

Medio januari is de nieuwe Omgevingswet behandeld in de Eerste Kamer. De minister van Binnenlandse Zaken stuurt aan op inwerkingtreding per 1 januari 2022, maar zij heeft de senaat de tijd gegeven nog eens goed naar de wet te kijken. De Eerste Kamer heeft namelijk nog een aantal bedenkingen. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) wil dat gemeenten en andere autoriteiten energie blijven stoppen in de invoering van de wet, die deel uitmaakt van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dit is een digitaal platform waar iedere gemeente op aangesloten moet zijn. Verder wil de VNG dat gemeenten duidelijkheid krijgen, vooral over de kosten die bij de invoering van dit nieuwe stelsel komen kijken.

Efficiënter en transparanter

De Omgevingswet en het Digitaal Stelsel dienen verschillende doelen. Het gaat er bijvoorbeeld om dat er een goede balans wordt gevonden tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Tegelijkertijd is het de ambitie van de overheid om de regels voor ruimtelijke ontwikkeling te vereenvoudigen en samen te voegen.
Om te kunnen profiteren van de voordelen van dit digitale platform en volledig digitale processen rondom vergunningaanvragen en -verlenen, is het raadzaam dat organisaties, met name gemeenten, hun dossiers digitaal beschikbaar hebben. Dat doet tevens recht aan de nieuwe manieren van online samenwerken waar we inmiddels aan gewend zijn en die niet meer zal verdwijnen.

Volledig digitaal werken

Nog altijd leert de praktijk dat talrijke dossiers uit het verleden alleen in fysieke vorm bewaard zijn. Bouwdossiers of bodemonderzoeken, bijvoorbeeld met technische tekeningen, liggen nog in verschillende formaten in uiteenlopende archieven opgeslagen. Een groot deel hiervan is misschien gedateerd en wordt zelden nog opgevraagd. Maar toch loont het de moeite om te inventariseren of het verstandig en efficiënt is om deze stukken te digitaliseren. Hou er rekening mee dat  medewerkers toch geregeld naar een fysiek archief moeten om deze documenten te kunnen raadplegen. Dit kost tijd en doet afbreuk aan de doelstelling van de overheid om deze processen juist te vereenvoudigen en transparanter te maken. Dit is dus een gemiste kans. Nu heb je als overheidsorganisatie nog de kans om direct wanneer de wet in werking treedt, wat vooralsnog voorzien is voor 1 januari 2022, volledig digitaal te kunnen werken. Is het dan noodzakelijk om alle fysieke documenten die vallen onder de Omgevingswet te digitaliseren? Nee, zeker niet. Want waarom zou je documenten digitaliseren als je zeker weet dat je ze toch nooit raadpleegt?

Actieve openbaarmaking

Ga dan ook met een expert door al je archieven heen en doe een assessment. Niet alleen voor fysieke archieven, maar ook voor de bestaande digitale archieven. Dit is bijvoorbeeld een goed moment om de categorisering tegen het licht te houden. Je zult onderscheid moeten aanbrengen tussen vergunningaanvragen, besluiten, bodemrapportages, milieumeldingen, gewaarmerkte tekeningen, etc. Verder moet je rekening houden met de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Open Overheid, WOO, de initiatiefwet die begin dit jaar door de Tweede Kamer is aangenomen. Deze wet gaat uit van een zekere mate van actieve openbaarmaking door overheden. Nu je digitale archieven tegen het licht gaat houden in het kader van de Omgevingswet, is het logisch dat je als organisatie anticipeert op de WOO. En als het nu toch gaat over publiceren, weet dan dat je als overheid de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB) moet gebruiken. Software en digitale archieven moeten hierop aansluiten. Zo komen besluiten in het Digitaal Stelsel Omgevingswet en zijn ze te zien in het Omgevingsloket.

AVG en Archiefwet

Ten slotte mag je niet voorbijgaan aan de AVG en de Archiefwet. Het kan goed zijn dat namen van behandelaren, ontwerpbureaus of adviseurs in digitale dossiers staan die volgens de AVG niet openbaar gemaakt mogen worden. Voordat je als organisatie deze documenten in het kader van de Omgevingswet in behandeling neemt en om welke reden dan ook openbaar maakt, moet je deze informatie anonimiseren. Het is niet te doen om dit handmatig op te pakken; je zult dit met experts en met de juiste technologie moeten oppakken. De Archiefwet dwingt je als organisatie goed na te denken over digitale duurzaamheid; hoe moet je digitale bestanden opslaan, hoe lang moet je ze bewaren, hoe beheer je de overdracht naar een e-depot? Het maakt nogal wat uit of je aanstuurt op substitutie; dan heb je met geheel andere eisen te maken als het gaat om bestandsformaat en wijze van scannen.

Kortom, de inwerkingtreding van de Omgevingswet is een uitstekend moment om de documenthuishouding, digitaal en fysiek, goed tegen het licht te houden. Het werken met digitale dossiers is efficiënter, transparanter en werkt voor alle betrokkenen prettig. Maar weet wel dat er naast de Omgevingswet nog andere wet- en regelgeving is waar je rekening mee moet houden.

Door Nadine Swaan - 11 mei 2021

Nadine Swaan is General Manager bij Karmac Informatie & Innovatie.

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring