Digitale postkamer

Postkamer uitbesteden

Met een postkamer uitbesteden worden alle inkomende poststukken, (nog) enkel digitaal aan de organisaties terug geleverd. Dit draagt bij aan duurzaam ondernemen en vermindert het aantal bewegingen in zelf het archief digitaliseren.

Voordelen van een externe digitale postkamer Karmac

Een digitale postkamer heeft talloze voordelen voor uw organisatie. Denk hierbij aan:

• Poststukken sneller verwerken
• Post altijd direct digitaal beschikbaar en raadpleegbaar
• De (operationele) kosten worden verlaagd en de servicesnelheid verhoogd
• De continuïteit van het postproces blijft altijd gewaarborgd
• Ruimtebesparing: originele documenten kunnen na scanning vernietigd worden of bij Karmac worden opgeslagen
• Kostenbesparing door schaalvoordeel: Karmac heeft het specialisme in huis en voert de dienst al voor vele andere klanten uit. De meest efficiënte manier voor beide partijen is snel gekozen.
• Gemakkelijk en veilig delen van de inhoud van de poststukken
• Vanaf het moment van binnenkomst zijn de poststukken traceerbaar

Post digitaliseren voor een snellere interne dienstverlening

Karmac beseft dat geen enkele organisatie hetzelfde is. Daarom bepalen we samen met u welke optie(s) het beste bij de organisatie aansluit(en). Daarbij stelt Karmac graag een stappenplan voor het verwerken van inkomende post op. Er zijn daarbij enorm veel mogelijkheden:

• Extra informatie toekennen aan een poststuk (afzender/onderwerp/aanhef/afdeling)
• Registratie van de aangetekende stukken
• (Digitale) retourpost (inclusief transport)
• Koppeling met het reeds bestaande DMS-systeem
• Digitale distributie naar de juiste afdelingen en/of personen
• Een unieke all-in-one oplossing: ontvangst, verwerking, opslag en vernietiging

Scannen van de post

Alle ontvangen documenten worden direct na ontvangst gedigitaliseerd en door middel van intelligente scantechnieken en innovatieve tools van de juiste gegevens en kenmerken voorzien (waardeverhogende metagegevens). Hierna worden de digitale poststukken veilig gedistribueerd naar de desbetreffende platformen van de klant en daarbij de juiste afdelingen en/of personen. Op deze manier zijn documenten niet alleen snel beschikbaar en raadpleegbaar, maar verhoogt u ook de kwaliteit van uw digitale postkamer. Informatie is direct toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen, u verlaagt de (operationele) kosten en kunt sneller en adequater reageren op vraagstukken van klanten, leveranciers en/of collega’s.

Het toepassen van vervanging (substitutie)

Wij ondersteunen u graag bij het toepassen van vervanging. Dit wil zeggen dat wij er samen met u voor zorgen dat de originele papieren documenten na digitalisering vernietigd mogen worden. Dit is mogelijk omdat wij de kwaliteit van de postkamer dusdanig verhogen en alle (werk)processen goed borgen en beschrijven.

Benieuwd naar hoe Karmac uw postproces kan uitvoeren?

Digitaliseringsspecialist Ricardo de Vries kijkt graag samen met u naar de beste oplossing voor het archief en beantwoordt alle vragen. Hij neemt daarbij stap voor stap met u door hoe het in zijn werk gaat. Bijvoorbeeld wat is een postverwerking extern, en zijn alle risico’s afgedekt? Neem direct contact op via de gegevens hieronder.

Karmac voert deze werkzaamheden uit met ISO 9001/26001/27001 enkel met werknemers met geldige VOG-verklaring en een verwerking volledig in eigen beheer, binnen Nederland.