De digitale postkamer van Karmac

Steeds meer organisaties stappen over op een digitale afhandeling van hun inkomende post- en factuurstromen. Het digitaliseren van inkomende post- en factuurstromen zorgt namelijk voor een grote kwaliteitsslag, efficiency en kostenbesparing. Alle ontvangen documenten worden direct na ontvangst gedigitaliseerd en door middel van intelligente scantechnieken op basis van tekstherkenning automatisch voorzien van de juiste gegevens en kenmerken (waardeverhogende metagegevens). Hierna worden de documenten digitaal gedistribueerd naar de juiste afdelingen en/of personen. Op deze manier zijn documenten niet alleen snel beschikbaar en raadpleegbaar, maar verhoogt u ook de kwaliteit van uw postkamer. Informatie is direct toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen, u verlaagt de (operationele) kosten en kunt sneller en adequater reageren op vraagstukken van klanten, leveranciers en/of collega’s.

Het toepassen van vervanging (substitutie)

Wij ondersteunen u graag bij het toepassen van vervanging. Dit wil zeggen dat wij er samen met u voor zorgen dat de originele papieren documenten na digitalisering vernietigd mogen worden. Dit is mogelijk omdat wij de kwaliteit van de postkamer dusdanig verhogen en alle (werk)processen goed borgen en beschrijven.

Een voorstel op maat!

Bij Karmac beseffen wij als geen ander dat geen enkele organisatie hetzelfde is. Daarom bepalen wij samen met u welke optie het best bij uw organisatie aansluit. Karmac kan het scannen voor u verzorgen, maar ook het zelf scannen en digitaal aanleveren van documenten is mogelijk. Hieronder een puntsgewijze samenvatting van de aanlevermogelijkheden, namelijk:

• Karmac opent in Lelystad een postbusadres op uw naam waarop de post dagelijks binnenkomt
• Natuurlijk is het ook mogelijk om een bestaand postbusadres te koppelen aan een nieuw postbusadres (dit om adreswijzigingen te voorkomen)
• U sorteert de post zelf en Karmac haalt de post periodiek bij u op met haar eigen transportdienst
• U zorgt zelf voor het afleveren van poststukken
• U zorgt zelf voor het scannen van de poststukken en levert (digitaal) niet-geclassificeerde documenten aan bij Karmac via een beveiligd verbinding (scans zonder metadatering)

Voordelen digitale postkamer

• Zoeken naar poststukken hoort tot het verleden. Uw documenten zijn snel digitaal beschikbaar en raadpleegbaar
• Het digitaliseren van de postkamer zorgt voor een grote efficiency- en kwaliteitsslag
• U verlaagt de (operationele) kosten en verhoogt de service
• Ruimtebesparing: wij ondersteunen u bij het toepassen van vervanging. Originele papieren documenten kunnen na scanning vernietigd worden
• Gebruik van moderne “intelligente” scantechnieken en de inhoudelijke kennis en ervaring van onze documentspecialisten
• Kostenbesparing door schaalvoordeel. Doordat wij dit proces al voor vele andere klanten hebben ingericht betaald u geen dure implementatiekosten

Lunch & Learn

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden en voordelen voor uw organisatie? Wilt u het digitaliseren van inkomende post- en factuurstromen in de praktijk zien? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.