Nu veel, zo niet alle, medewerkers thuis werken, staan organisaties voor de uitdaging fysieke poststromen efficiënt te verwerken. De digitale postkamer biedt uitkomst, zeker in combinatie met outsourcing. Digitale documenten komen direct bij de juiste behandelaar in de juiste applicatie, zonder dat eigen medewerkers erbij betrokken zijn. Daarmee leg je de basis voor de flexibele werkomgeving van de toekomst.
Veel organisaties hebben door de maatregelen rondom COVID-19 besloten om hun medewerkers vanuit huis hun werk te laten doen. Daar zijn we inmiddels wel aan gewend en het is nog maar de vraag of we ooit weer massaal naar een vaste werkplek gaan. Veel medewerkers staan open voor een hybride werkomgeving waarin zij zich flexibel kunnen bewegen. Thuis als er ‘gewoon’ gewerkt moet worden en op kantoor met collega’s voor bijvoorbeeld creatieve processen.
Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties medewerkers moeten vragen naar kantoor te gaan. Een heel alledaagse taak kun je namelijk niet vanuit huis doen en dat is het ophalen en verwerken van de binnenkomende fysieke post. Dit is een ongewenste situatie. Enerzijds wil je medewerkers beschermen en waar mogelijk thuis laten werken en anderzijds wil je er toch zeker van zijn dat transactiedocumenten zoals facturen niet dagen lang blijven liggen. Krijgen organisaties dan nog zoveel fysieke post, vraag je je af. PostNL heeft immers al vele jaren te maken met een sterk krimpende postmarkt. Neem als voorbeeld een organisatie zoals een onderwijsgroep, die krijgt ongeveer 5000 poststukken per week, waarvan 500 facturen. Daarbij moet je tevens denken aan:
Al deze poststromen moeten handmatig verwerkt worden: uitpakken, sorteren, scannen en versturen naar de juiste behandelaar in het juiste proces. Vervolgens komen de documenten bij veel organisaties in een minder of meer geautomatiseerde workflow. Hoe dan ook, een tijdrovend en foutgevoelig traject en bovendien: plaatsgebonden. Er zal altijd iemand, en vaak meer medewerkers, naar kantoor moeten komen. Dat is niet meer van deze tijd, zeker nu we toegroeien naar een hybride en flexibele werkplek.
De oplossing is al geruime tijd beschikbaar: de digitale postkamer. Dit is geen nieuw fenomeen maar het komt nu in deze COVID-19 tijd weer op de agenda. Het betreft een oplossing waarbij alle post op een centrale locatie binnenkomt en vervolgens wordt gescand en automatisch wordt herkend. Dit kun je als organisatie zelf ter hand nemen, maar het is verstandig deze diensten uit te besteden aan een expert. Het is namelijk essentieel dat je intelligente scantechnieken op basis van tekstherkenning (OCR) inzet, zodat gedigitaliseerde documenten automatisch worden voorzien van de juiste gegevens en kenmerken. Vervolgens komen deze documenten bij de juiste behandelaar in de mailbox of in de werkvoorraad.
Tevens is het mogelijk dat specifieke documenten direct in de juiste doelapplicatie komen. Facturen komen in een financiële applicatie en documenten bestemd voor HR worden direct gekoppeld aan bijvoorbeeld Youforce van Visma | Raet. Dat geldt ook voor cloudoplossingen, zoals de office-omgeving.
Dit is exact de werkwijze die Karmac Informatie & Innovatie al jaren succesvol hanteert. En daar komt bij dat we gescande documenten verrijken met metadata die direct toegevoegde waarde leveren. Denk hierbij aan het uitrekenen van de BTW als het gaat om facturen. En in dit kader is het ook goed om te noemen dat documenten automatisch geanonimiseerd kunnen worden als dat volgens de AVG noodzakelijk is. Afhankelijk van de rechten van de behandelaar of de privacy gevoeligheid van een document, worden namen uit documenten digitaal weggelakt. De digitale postkamer is dus veel meer dan een scanoplossing alleen. Je besteedt het complete postproces uit, hoeft dus geen mensen op locatie te hebben en je bent als organisatie in staat processen te optimaliseren.
De overheersende mening was dat binnen niet al te lange tijd de fysieke post compleet verdwenen zou zijn. Dit is een belangrijke reden waarom bedrijven en instellingen hebben geaarzeld met het inrichten van een digitale postkamer. Dat is een misvatting gebleken. Er zijn nog talloze officiële en transactiedocumenten die per fysieke post verstuurd worden en nu met COVID-19 merken organisaties dat de verwerking hiervan een uitdaging vormt. De digitale postkamer is dan een uitkomst. Tegelijkertijd sla je als organisatie een aanzienlijke efficiencyslag en je verhoogt de kwaliteit van de service naar je eigen organisatie. Wanneer je de weg inslaat van het kantoor van de toekomst, met een flexibele werkomgeving, gebruik dan nu het momentum om een digitale postkamer in te richten. Karmac staat je terzijde om een digitale postkamer op maat te realiseren.
Door: Martijn Kist - 9 maart 2021
Martijn Kist is Account Manager bij Karmac Informatie & Innovatie.