Steeds meer werkprocessen vinden al digitaal plaats. Dagelijks wordt er digitaal een gigantische hoeveelheid werk verricht, data verstuurd en ontvangen, en communicatie gevoerd. Dankzij digitalisering verhoogt de productie, de interactiviteit en de kennis van praktisch alle bedrijven en consumenten.
Het is dan niet de vraag of, maar wanneer mee te gaan met deze ontwikkeling – stilstand is, zeker in dit geval, achteruitgang. Karmac legt uit wat digitalisering concreet betekent en wat de voordelen van digitalisering zijn. Lees verder of neem direct contact op met de specialisten voor meer informatie.
Digitalisering of digitalisatie betekent dat fysieke gegevens, communicatie, procedures en workflows worden omgezet in digitale data – computerdata dus. Hierna kunnen deze gegevens en processen gebruikt worden vanaf een elektronisch apparaat, zoals een bedrijfscomputer, laptop, tablet, e-reader of smartphone.
Wat is digitalisering in de praktijk? Voor een bedrijf betekent digitalisering in eerste instantie vaak het digitaal maken van documenten, contracten, facturen en de boekhouding. Ook andere media, zoals foto’s, video’s en geluidsopnames, kunnen digitaal gemaakt worden.
Ten tweede kunnen procedures gedigitaliseerd worden: roosters, planningen en plannen van aanpak worden niet meer op papier gevolgd. Dat gebeurt dan in het vervolg online, vaak in gespecialiseerde programma’s die deze processen inzichtelijker en gestroomlijnder maken.
Een derde vorm van digitalisering is dat een bedrijf zich erop richt de bedrijfsvoering (veel) meer digitaal te laten plaatsvinden. Interne memo’s gaan nu via chatprogramma’s in plaats van face to face, facturering vindt niet meer op papier maar via e-mail plaats en weekplanningen staan online in plaats van dat ze op het prikbord hangen. Om deze stap efficiënt te zetten, kan het voordelig zijn om te investeren in de IT-systemen van het bedrijf of om werknemers de beschikking te geven over een laptop of smartphone van de zaak.
Voordat we de voordelen van digitalisering voor een onderneming bespreken, kijken we eerst even naar hoe het in de praktijk wordt uitgevoerd. Als een bedrijf kiest voor digitalisering, dan worden meestal de meeste of alle fysieke stukken binnen het bedrijf gescand of (opnieuw) ingetypt. Daarna komen deze documenten bij elkaar in één of meer centrale gegevensbeheersystemen. Die kunnen ingedeeld worden in hoofd- en subdatabases, zodat elk document zijn eigen bekende plek heeft. Door het gebruik van labels, tabs en zoekfuncties is ieder document onmiddellijk opvraagbaar en kan er snel geschakeld worden naar verwante gegevens.
Hetzelfde bestand kan op hetzelfde moment door meerdere mensen en afdelingen gebruikt worden – zolang die de bevoegdheid daarvoor hebben gekregen. De verzameling digitale documenten kan binnen het interne computersysteem (ook wel DMS systemen genoemd) bijgehouden worden. Maar deze kan ook worden geüpload naar een cloud (een online server met bedrijfsdata en software), zodat de inhoud voor iedere werknemer ter wereld toegankelijk is. Hierbij is het voor Karmac een optie om bij bekende grote systemen zoals Corsa, AFAS, Centric direct in de systemen uit te leveren of aan de uitlevereisen te voldoen, om conversies te voorkomen.
Karmac licht graag de belangrijkste voordelen van digitalisering toe:
Elk jaar kiezen honderden Nederlandse bedrijven ervoor hun bedrijfsvoering te digitaliseren. De firma's die dit doorvoeren, merken meestal dat hun bedrijfsvoering vrijwel direct flink verbetert. Computers werken sneller dan mensen, geven razendsnel zoekresultaten weer, voeren berekeningen uit en maken in principe geen fouten.
Wat houdt het proces nu in voor een gemiddeld bedrijf? Dit zijn vier concrete voorbeelden van bedrijfsdigitalisering:
Digitalisering voor bedrijven heeft een gunstig effect op bijna elk bedrijfsonderdeel:
Alle klantgegevens en contactmomenten met klanten en partners kunnen in een zogenaamd CRM-systeem worden gezet. Dit Customer Relationship Management-systeem verbetert de communicatie met externen, doordat elke werknemer direct controleert in welk stadium het klantcontact of de conversie zich bevindt. Het systeem houdt bij wat de aankoopgeschiedenis en de interesses van elke klant zijn en via welke kanalen hij of zij het liefst benaderd wil worden. Een CRM-systeem kan ook effectief gebruikt worden om contactmomenten in te plannen voor servicedoeleinden.
Door het bedrijfsarchief te digitaliseren, wordt informatie sneller en op elke locatie beschikbaar. Dat maakt bijna elk bedrijfsproces efficiënter en verbetert de service naar klanten toe aanzienlijk. Een digitaal archief is minder kwetsbaar voor brand, bedrijfsspionage, kwijtraken en andere calamiteiten dan papieren dossiers. En eigenlijk elk soort papieren document, van kleine kassabonnetjes tot grote bouwtekeningen, kan in een standaard formaat online worden gezet – waarna elke werknemer met de juiste bevoegdheden het kan gebruiken.
De verzameling (vaak grote) bouwtekeningen van een bedrijf kan tot een behoorlijk onoverzichtelijke papiervoorraad leiden. Het digitaliseren van deze stukken maakt het gebruik ervan eenvoudiger. Het is nu mogelijk om bouwtekeningen op een laptop of reader te gebruiken, overal op de bouwplaats, zonder gesjouw met mappen of papier. Tijdens de verwerking leveren grote tekeningen, blauwdrukken en andere documenten niets aan detail in, omdat deze op een speciale tekeningscanner digitaal worden gezet. Natuurlijk geldt ook hier dat elk document in een helder, simpel zoekmenu razendsnel kan worden teruggevonden.
Elk binnenkomend document wordt gescand en centraal opgeslagen. Ook in dit geval wordt de workflow van de afdeling aanzienlijk efficiënter, doordat zoekwerk tot een minimum wordt beperkt. Het delen van stukken met betrokken werknemers is makkelijker, poststukken kunnen op elke gewenste manier gelabeld en gecatalogiseerd worden en de digitalisering bespaart fysieke ruimte en zorgt voor continuïteitswinst.
Voor ieder digitaliseringsvraagstuk heeft Karmac een gepaste oplossing. Ontdek alle mogelijkheden:
Karmac heeft al vele bedrijven geholpen met de vertaalslag naar digitaal:
Lees meer over onze afgeronde projecten via onze referenties, zoals ons afgeronde project voor Nidos, waarbij alle in gebruik zijnde fysieke dossiers zijn gedigitaliseerd voor een overzichtelijkere werksituatie.
Heeft u nog vragen over digitalisering of wat dit voor u kan betekenen? Neem dan contact op met Karmac. Onze specialisten staan u graag te woord.
