Heeft u veel fysieke vastgoeddossiers die u regelmatig raadpleegt? Bijvoorbeeld tijdens onderhoudswerkzaamheden of bij het oplossen van storingen? Dan bespaart u veel tijd als u ze laat digitaliseren. Karmac staat klaar om u uw vastgoeddossiers geheel volgens wet- en regelgeving te digitaliseren, zodat u er overal toegang toe heeft. Bovendien verkleint dit de kans op verlies of beschadiging van de documenten of inzage van niet-bevoegde personen.
Bij een storing naar de locatie moeten rijden, zoeken in de archiefruimte naar het juiste dossier en vervolgens het juiste gedeelte in het dossier opzoeken: dat is verleden tijd. Digitale vastgoeddossiers zorgen voor een efficiëntieslag in uw dienstverlening en zorgt ervoor dat u zowel internen als externen snel voorziet van de benodigde stukken.
Voordelen van het digitaliseren van vastgoeddossiers
Voordat we uw vastgoeddossiers digitaliseren is het belangrijk om in kaart te brengen op welke wijze de digitale dossiers de organisatie zo efficiënt mogelijk gaan ondersteunen. Zo kijken we naar de manieren waarop de dossiers geraadpleegd worden en de bestandsnaamopbouw, zoals op basis van naam, project of adres. Als deze opbouw er nog niet is, kan Karmac hiervoor de registratie op locatie doen en gezamenlijk een database op maat bouwen. Verder is het mogelijk om een volledig dossier op te bouwen dat voor iedereen beschikbaar is, maar het is ook mogelijk om onderscheid te maken. Denk bijvoorbeeld aan onderscheid tussen bouwtekeningen, bestektekeningen, technische documenten en berekeningen.
Het scannen van de vastgoeddossiers gebeurt op de Document Campus van Karmac in Lelystad. Hier zit een team van professionals met ruime ervaring in het verwerken van vastgoeddossiers voor zowel overheidsinstanties als bedrijven. Karmac digitaliseert hierbij alle documenten en tekeningen van de dossiers op gespecialiseerde scanners in alle mogelijke formaten: van A5 tot en met A0+.
Het digitaliseren van vastgoeddossiers kan op verschillende niveaus plaats vinden. Het gekozen niveau van digitaliseren is afhankelijk van de wensen in de raadpleegbaarheid van de dossiers. Karmac adviseert graag om een zo passende oplossing te bieden voor de lange termijn.
Tijdens het digitaliseringsproces heeft u te allen tijde toegang tot de dossiers met het W2FA beveiligde platform documenthosting.nl. Hierin kunt u onderscheid maken in de aanlevertijden van het aanleveren van de nog niet gedigitaliseerde dossiers.
Digitaliseringsspecialist Ricardo de Vries kijkt graag samen met u naar de beste oplossing voor het digitaliseren van uw vastgoeddossiers en beantwoordt al uw vragen. Neem direct contact op met Ricardo de Vries voor meer informatie.
