Bouwdossiers voorafgaand aan overdracht naar depot gedigitaliseerd:
Om de dienstverlening naar haar burgers optimaal te kunnen houden besloot de gemeente Stichtse Vecht om alle bouwdossiers (uit de periode 1903-2010) te digitaliseren, vóórdat ze fysiek zouden worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats (depot). Samen met digitaliseringspartner Karmac is dat proces snel, effectief, efficiënt en professioneel verlopen. Stichtse Vecht kan verder bouwen aan een digitale toekomst.
Gemeente Stichtse Vecht is een fusiegemeente, in 2011 voortgekomen uit het samengaan van de gemeenten Breukelen, Loenen en Maarssen. ‘Dat waren op zichzelf ook alweer gemeenten met de nodige kernen, dus vanuit de historie bestond een grote hoeveelheid informatie over van alles wat zich op overheidsniveau binnen die kernen en gemeenten heeft afgespeeld. Dat gaat dan bijvoorbeeld ook over bouwdossiers over de periode 1903 tot en met 2010’, aldus Team Data & Informatiemanagement (IM).
‘Om onze dienstverlening optimaal te houden voor onze burgers kwamen we tot de conclusie dat het een goede zaak zou zijn om die bouwdossiers te digitaliseren, voordat ze – in fysieke vorm - zouden worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het gaat voor deze dossiers weliswaar niet om duizenden raadplegingen per jaar, maar wel genoeg om het interessant te maken die digitaliseringsslag te doen. Vanuit die archiefbewaarplaats met alleen fysieke dossiers zouden opvragingen namelijk wel erg lastig worden. Dat is niet wat je wilt als dienstbare overheid. Onze insteek is toch zoveel mogelijk digitaal werken om onze burgers maximaal te kunnen ondersteunen waar nodig. Daar paste de digitalisering van deze bouwdossiers perfect in.’
Het was al met al toch een aanzienlijk archief, bijna zo’n 60 strekkende meter. Bij elkaar ging het om ruim 4600 dossiers. ‘Het ging niet om alle bouwdossiers van de kernen die nu binnen de gemeente Stichtse Vecht vallen. Het ging om de dossiers van de kernen Loenen, Maarssen, Ruwiel, Loenersloot, Breukelen en Kockengen die op het punt stonden te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats’, aldus Team Data & IM. ‘Als gemeente Stichtse Vecht zochten we een partner die ons kon bijstaan in dit proces; liefst een ervaren partner. Een uitvraag in de markt bracht ons bij Karmac. Bovendien bleek dat een andere afdeling van de gemeente al positieve ervaring had opgedaan met deze specialisten. Dat maakte de keuze voor ons nog makkelijker. Karmac toonde aan dat ze direct, snel en effectief te werk gingen. In de voorbereidingen hadden we als gemeente zelf de dozen met de bouwdossiers al gesorteerd en opgeschoond. Bepaalde documenten, zoals allerlei kopieën, waren er uitgehaald. Karmac kreeg van ons dus een geselecteerde hoeveelheid documenten per dossier. Daarvoor bestond ook al een categorisering; een categorie vergunningen met bijlagen (1), een categorie gewaarmerkte tekeningen (2), een categorie overige tekeningen (3) en een categorie overige documenten (4), zoals adviesaanvragen, correspondentie etc. Voor Karmac maakte dat het werk meteen overzichtelijk en werkbaar.’
Om de toegankelijkheid te waarborgen en voor iedereen duidelijk te maken zijn de archieven, dozen, en de toegang geclassificeerd volgens ISO code: van archief naar doos naar dossier naar die genoemde categorieën. ‘Uit die categorieën volgde dan een volgnummer waarmee de documenten kunnen worden opgevraagd. Dat is op precies dezelfde manier ingericht als bij de fysieke dossiers het geval was. Het klinkt misschien wat ingewikkeld, maar eigenlijk is het allemaal heel logisch opgebouwd, zeker voor de mensen die ermee moeten werken.’
Het hele digitaliseringsproces en de logistiek die er omheen hangt verliepen volgens plan. Team Data & IM: ‘Karmac kwam de dossiers ophalen en ging ermee aan de slag. In het geval we tijdens de afwezigheid van een dossier die informatie nodig zouden hebben, konden we gebruik maken van hun opvraagservice. Met een ‘snelle, platte scan’ konden we dan de aanvrager meteen van dienst zijn. Althans, meteen, op korte termijn in ieder geval. Het gaat in de regel niet om informatie die binnen een uur boven water moet komen, het zijn al oudere dossiers. Maar volgens de afspraken konden we binnen 24 uur beschikken over zo’n dossier. In de meeste gevallen, want het is echt wel voorgekomen, was het dossier er dezelfde werkdag al.’
Wat ze bij Team Data & IM van Stichtse Vecht het meest is bijgebleven van de samenwerking met Karmac is de degelijkheid, ervaring en deskundigheid van Karmac. ‘Het is een soepel lopende organisatie helemaal ingesteld op dit type processen. Ze communiceren helder met haar klanten, nemen bij twijfel meteen contact op en denken ook proactief mee. Zoals bijvoorbeeld over de bestandsformaten van de vele tekeningen die in de dossiers zaten. Daar worstelden we even mee en Karmac kwam direct met een goed advies. Het werk dat ze afleveren is van hoge kwaliteit, zorgvuldig uitgewerkt volgens alle instructies en wensen die zijn afgesproken. Dat geeft vertrouwen in zo’n project. Het was dus niet zo gek dat het hele project in een maand doorlooptijd kon worden afgerond. Dat was deels door onze eigen voorbereiding – als je vooraf meer aandacht besteedt aan een project heb je er aan de achterkant meer plezier van. Maar het was zeker ook te danken aan de professionaliteit van Karmac. Die professionaliteit bleek bijvoorbeeld wel uit het feit dat we geen achterstand opliepen in de verwerking doordat personeel uitviel door ziekteverzuim. Het was wel midden in de coronatijd, dus er waren genoeg zieken, maar Karmac had altijd weer voldoende gekwalificeerde vervangers. Knap hoor!’
Al met al kijken ze bij de gemeente Stichtse Vecht met tevredenheid terug op dit digitaliseringsproject. ‘Karmac heeft ons vertrouwen opnieuw niet beschaamd.’
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.