Nidos is de voogdij instelling die voogdij heeft over alle minderjarige asielzoekers en vluchtelingen kinderen in Nederland, die hier zonder hun ouders verblijven. Per kind en per opvanggezin wordt een dossier aangelegd en bijgehouden, sinds een aantal jaren digitaal, maar daarvoor op papier.
Vanaf eind oktober 2022 tot half mei 2023 heeft Nidos met Karmac samen, als project, alle 979 nog in gebruik zijnde fysieke dossiers gedigitaliseerd. Onze samenwerking is heel soepel en prettig verlopen. Allereerst blijkt de kosten inschatting die Karmac maakte goed te zijn uitgekomen (knap werk hoor!), vervolgens is er logistiek goed samen gewerkt; Karmac heeft dozen en patchbladen naar de dertien kantoren gebracht en vervolgens de, door Nidos, opgeschoonde, van patchblad voorziene dossiers in de Karmac dozen weer opgehaald, ingescand en na controle digitaal uitgeleverd.
Natuurlijk waren er voor ons verrassingen: soms meer dossiers dan verwacht, soms minder dossiers dan verwacht en een enkele keer vertraging door extreme overbelasting van een Nidos kantoor, waardoor ook de opslag daar nogal overhoop bleek te liggen, maar Karmac kon gelukkig prima schakelen en de planning hierop aanpassen.
Door gezamenlijke inspanning en goede samenwerking is dit alles prima verlopen. Wij hadden als doel om onze mensen op de kantoren weinig te laten merken van dit project, aangezien die het al langer dan een jaar veel te druk hebben met de hoge instroom en het gebrek aan opvangplekken, en dat is goed gelukt.
Gevolg van dit alles is dat we nu geen fysieke dossiers meer hebben in onze instelling en er met het doorgeven/versturen daarvan niets meer fout kan gaan, dat de dossiers via de computer te raadplegen zijn en dat we een heleboel lege kasten van onze kantoren kunnen verwijderen, waardoor er meer ruimte komt voor andere dingen.
Al met al vinden we het een voorbeeld project, vooral omdat het ons gelukt is de mensen op “de werkvloer” nauwelijks te belasten en wel een handiger en overzichtelijke werksituatie te kunnen bieden.
Alle betrokken medewerkers van Karmac worden bedankt!!
Namens Nidos:
Erik Polet en Abdel Abahai