Personeelsdossiers digitaliseren

Papieren personeelsdossiers vormen voor veel HR-managers in een moderne organisatie nog altijd een flink pijnpunt. Met uiteenlopende wet- en regelgeving en bovendien veel “ongestructureerde” informatie op papier kan het bijzonder lastig zijn om een effectief en consistent beheer uit te voeren. Gelukkig kan dat ook anders! Wij helpen u namelijk graag op weg met het maken van de eerste (of de volgende) stap naar een digitale HRM-organisatie.

Karmac is gespecialiseerd in het digitaliseren en het digitaal indelen van personeelsdossiers op documentniveau. Wij adviseren u graag over alle do’s en don'ts bij het digitaliseren van personeelsdossiers, waaronder ook relevante wetgeving zoals: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Archiefwet.

Voordelen digitaliseren personeelsdossiers:

  • Geschikt voor ieder personeelsinformatiesysteem, waaronder softwarepakketten van AFAS, ADP, Centric, Decos, Raet en SAP.
  • Karmac beschikt over een registratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Uw personeelsdossiers veilig laten digitaliseren door nauwkeurige gescreende medewerkers.
  • Gescande documenten na scanning direct via een beveiligde verbinding bekijken.
  • Een totaaloplossing voor al uw informatiestromen.
  • Advies over relevante wet- en regelgeving.

Beveiliging van persoonsgegevens

Werkgevers mogen papieren personeelsdossiers digitaliseren. De originele papieren dossiers mogen echter pas vernietigd worden als de digitale dossiers aantoonbaar op een juiste manier zijn gescand, opgeslagen en beveiligd. Wanneer u personeelsdossiers bij Karmac digitaliseert, worden alle documenten waarheidsgetrouw gescand conform wet- en regelgeving en uitgeleverd in uw eigen e-HRM softwarepakket. Wij werken uitsluitend met eigen medewerkers die nauwkeurig zijn gescreend en in het bezit zijn van een (recente) VOG-verklaring.

Bewijsfunctie personeelsdossiers

Documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst, aan afspraken die zijn vastgelegd zijn in een beoordelingsverslag of aan afspraken die vastgelegd zijn in een opleidingsovereenkomst. Beide partijen hebben in een document de tussen hen gemaakte afspraken willen vastleggen. Als u voor Karmac kiest adviseren wij u óók over de bewijslast van digitale dossiers en documenten, dit zodat de door ons gedigitaliseerde dossiers uw originele papieren dossiers volledig kunnen vervangen, zonder afbreuk te doen aan de bewijsfunctie.

Bewaartermijn en bewaarplicht

Ieder document in een HRM-dossier kent een andere bewaartermijn. Sommige documenten moeten na een bepaalde periode direct worden vernietigd, maar andere documenten moet u juist bewaren voor een bepaalde periode. Bij Karmac kunt u per document de bewaartermijnen bepalen en beheren. Het personeelsdossier is op te slaan op verschillende niveaus:

Wij weten exact aan welke wet- en regelgeving u moet voldoen. Tijdens een oriënterend gesprek geven we u graag meer informatie over het uitvoeren van het digitaliseringsproces. Neem contact met ons op via 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl.

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan het digitaliseringsproces:

  • Gegevens moeten inhoudelijk juist gedigitaliseerd worden.
  • Inscannen van personeelsdossiers moet met een kleurenscanner gebeuren.
  • De gedigitaliseerde dossiers moeten de gehele bewaartermijn te bekijken zijn.
  • Binnen een redelijke tijd moet het dossier leesbaar en reproduceerbaar zijn.
  • Controle van gedigitaliseerde personeelsdossiers moet binnen een redelijke tijd uitgevoerd kunnen worden.
  • Uitkomsten van deze controles moeten bewaard worden.
  • U moet kunnen bewijzen dat documenten volledig en waarheidsgetrouw zijn gescand.

‘Karmac heeft op een professionele en gestructureerde wijze onze personeelsdossiers gedigitaliseerd. Tijdens dit project hebben wij op een goede wijze samengewerkt. We hebben zelfs een kijkje in de keuken mogen nemen. Ontzettend leuk!’

- Chantal de Vries, Coop Supermarkten

 

Van papieren naar digitaal personeelsdossier

Het digitaliseren van personeelsdossiers gebeurt in 3 fasen.

  • Fase 1: softwarekeuze en afspraken

Allereerst dient u te bepalen in welk softwarepakket u de digitale dossiers wenst te beheren. U hebt de keuze uit allerlei softwareleveranciers en softwarepakketten, enkele voorbeelden zijn: AFAS, ADP, Centric, Decos, Raet en SAP. Karmac werkt volledig softwareonafhankelijk en beschikt over gecertificeerde koppelingen met vrijwel alle gerenommeerde softwareleveranciers. Wanneer u al een softwareleverancier heeft gekozen, stemmen wij samen met die leverancier af hoe de door ons gedigitaliseerde dossiers en documenten op de meest veilige en efficiënte manier in dat systeem uitgeleverd kunnen worden. Natuurlijk kunnen wij de uitlevering ook verzorgen op een beveiligde harde schijf of op onze SFTP server.

Daarnaast dient u een belangrijke keuze te maken met betrekking tot het gewenste niveau van digitalisering voordat gestart kan worden met het scannen van de dossiers:

1. Kies het niveau van digitalisering:

- Digitaliseren op dossierniveau
Wanneer u kiest voor het digitaliseren op dossierniveau kiest u voor een vlotte en eenvoudige implementatie. Ieder huidig fysiek personeelsdossier van de dienstdoende medewerker wordt als één historisch multipage PDF document opgeslagen. De gescande documenten worden voorzien van OCR, hierdoor is het mogelijk om binnen een dossier te zoeken op de herkende woorden. Nadeel van deze vorm is dat u niet voldoet aan geldende wet- en regelgeving en dat dit niet gebruiksvriendelijk is in de praktijk.

- Digitaliseren op tabbladniveau
Bij het digitaliseren op tabbladniveau wordt er een onderscheid gemaakt in de verschillende fysieke tabbladen door middel van barcodescheidingsbladen. Hierdoor ontstaat een klein voordeel in de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van het digitaliseren op dossierniveau. Per tabblad wordt er één historisch document gemaakt waarbinnen gezocht kan worden op herkende woorden. In de praktijk wordt er meestal gezocht onder de tabbladen waar de meeste documenten achter zitten. Wanneer een document fysiek foutief is gearchiveerd is het digitaal erg lastig om dit terug te vinden. Een substantieel voordeel levert deze variant dan in de praktijk niet echt. Ook met deze wijze van digitaliseren voldoet u niet aan de geldende wet- en regelgeving.

- Digitaliseren op documentniveau
Bij het digitaliseren op documentniveau wordt ieder document binnen een dossier voorzien van een documentclassificatie, een documentrubriek en een documentdatum. Met deze vorm is het niet nodig om een dossier fysiek vooraf op te schonen of opnieuw in te delen. Dat doet de software achteraf automatisch. Ten slotte voldoet u en nu (eenmalig) en in de toekomst (lange termijn) aan de wet- en regelgeving. Ieder document wordt voorzien van een documentdatum en een documentsoort. Daarmee heeft u de twee items die nodig zijn om documenten te laten voldoen aan een bewaartermijn. Deze methode is de enige methode waarbij u hieraan kunt voldoen.

2. Bepaal de kleur van het gedigitaliseerde personeelsdossier

We adviseren u om personeelsdossiers altijd in kleur te scannen, omdat de gedigitaliseerde versie hierdoor een representatieve kopie (lees: reproductie) van het originele document is. In zwart/wit en grijswaarden gaat er tijdens het scannen namelijk teveel informatie verloren en daardoor zijn de gescande documenten niet meer waarheidsgetrouw. Na het afronden van het digitaliseringsproces en het informeren van uw accountant en de Belastingdienst kunt u overgaan op het vernietigen van de originele documenten. Wij adviseren een tijdelijke opslagperiode van de papieren dossiers van 1 jaar.

3. En als laatste blijft de keuze over op welke resolutie wenst u de dossiers te digitaliseren:

Met een lage resolutie is het lastig om alle documenten te voorzien van OCR. De OCR wordt door Karmac gebruikt om de dossiers digitaal in te delen, daarom adviseren wij om te scannen op 300 DPI. Daarnaast kunt u OCR zelf ook gebruiken om binnen een document naar tekst te zoeken. Vergelijkbaar met de CTRL + F(IND) functie binnen bijvoorbeeld Microsoft Word.

  • Fase 2: Conversie fysieke naar digitale personeelsdossiers

Tijdens de eerste stap van het scanproces worden uw dossiers door ons eigen transportdienst opgehaald en naar onze Document Campus in Lelystad getransporteerd. Voor het transport hebben wij ook een transportverzekering en een reconstructieverzekering afgesloten. Op onze Document Campus worden de dossiers voorbewerkt, wat onder meer inhoudt dat alle hechtmaterialen (onder andere nietjes en paperclips) worden verwijderd.

Zodra uw dossiers voorbewerkt zijn, worden ze gescand met behulp van onze moderne hoogvolume productiescanners.

De gescande bestanden worden voorzien van OCR (Optical Character Recognition), waardoor uw dossiers op inhoud doorzoekbaar zijn. De dossiers worden door onze in huis ontwikkelde software automatisch ingedeeld conform het door u opgestelde indelingsmodel. Alle aanwezige blanco pagina’s worden voor u verwijderd.

  • Fase 3: Uitlevering & Afronding

In fase 3 worden alle individuele documenten aan u uitgeleverd in de juiste structuur. De digitale dossiers importeren wij in uw systeem of wij schrijven de data weg op een beveiligde digitale gegevensdrager.

Na afronding van het project hopen wij u aan onze referentie toe te kunnen voegen. Dit wordt u voorgelegd tijdens het evaluatiegesprek.

Wilt u meer informatie over het digitaliseren van personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op of schrijf u in voor een van onze Lunch & Learn sessies. In de onderstaande presentie wordt nog eens visueel uitgelegd hoe personeelsdossiers door Karmac worden gedigitaliseerd.

Neem contact op

Ruimtebesparend en functioneel

Aan het digitaliseren van personeelsdossiers zitten vele voordelen. Digitalisering kan u naast een kostenreductie ook veel gemak opleveren. Enkele belangrijke voordelen zijn:

Ruimtebesparing: Alle dossiers zijn na digitalisering digitaal beschikbaar en hoeven niet meer fysiek bewaard te worden op de afdeling. De kasten kunnen dus weg. Na goedkeuring voor vervanging kunt u uw papieren dossiers bovendien vernietigen.

Gemak: U kunt eenvoudig vanaf elke willekeurige locatie documenten bekijken en toevoegen aan het digitale dossier.

Software-onafhankelijk dossiers scannen

Karmac werkt volledig software-onafhankelijk en is in staat om de uitlevering van de digitale personeelsdossiers in ieder gewenst personeelsinformatiesysteem en/of documentmanagementsysteem te realiseren.

Karmac beschikt over (gecertificeerde) koppelingen met vrijwel alle gerenommeerde softwareleveranciers.

Optical Character Recognition

Door gebruik te maken van moderne scanners en intelligente tekstherkenningstechnieken, op basis van Optical Character Recognition (OCR), zijn wij in staat om een zeer groot gedeelte van uw HR-documenten geheel automatisch te herkennen en in te delen in de juiste documentcategorie (conform uw documentindeling).

Documenten die niet herkend kunnen worden door onze software worden visueel beoordeeld en digitaal ingedeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van Karmac. Het eindresultaat is dus een 100% ingedeeld digitaal personeelsdossier.

Digitaal schonen

In de praktijk komen wij in personeelsdossiers ook veel documenten tegen die in feite niet in een personeelsdossier thuishoren, dubbel zijn opgeslagen of waarvan de wettelijke bewaartermijn al is verstreken. Wij zijn in staat om deze documenten tijdens het scanproces te schonen, dit kan zowel in fysieke vorm als digitaal. Na het schonen van de documenten houdt u enkel de documenten over die u nodig heeft.

Referenties

Karmac verzorgt voor gerenommeerde organisaties en instellingen digitaliseringswerkzaamheden. Hieronder vindt u een selectie van organisaties waarvoor Karmac digitaliseringsactiviteiten heeft uitgevoerd.

Meer informatie over dossiers digitaliseren

Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op