Personeelsdossier digitaliseren

Onze specialisten geven advies over de strenge wet- en regelgeving die geldt voor personeelsdossiers en we werken softwareonafhankelijk zodat alle dossiers in uw eigen personeelsinformatiesysteem getoond worden.

Werkt u nog met fysieke personeelsdossiers en bent u op zoek naar een efficiënte en kostenbesparende oplossing? Of heeft u al digitale bestanden die nog geïmporteerd moeten worden in een personeelsinformatiesysteem, bijvoorbeeld op uw eigen harde schijf? Laat uw personeelsdossiers digitaliseren door Karmac I&I. Onze getrainde specialisten geven u graag advies over alle wet- en regelgeving die geldt voor personeelsdossiers, we maken alle dossiers digitaal doorzoekbaar, categoriseren de informatie onder de gewenste tabbladen en we werken softwareonafhankelijke waardoor al uw dossiers in uw eigen personeelsinformatiesysteem beschikbaar zijn.

  • Nauwkeurig gescreende medewerkers en ISO 27001- & 9001-gecertificeerd 
  • De hoogste veiligheidsnormen voor het bewaren van persoonsgegevens
  • Gescande documenten na scanning direct via een beveiligde verbinding bekijken
  • Na het digitaliseren sturen we u de dossiers retour, archiveren we ze in onze eigen opslag of vernietigen we ze bij een CA+-gecertificeerde partner.
Informatie aanvragenBel 0320 286 959

Vragen?

We helpen je graag.

Martijn Kist

T. 06-22718492
E. martijn.kist@karmac.nl

Stuur mij een e-mail

Stuur mij een e-mail

Direct naar

De voordelen van digitale personeelsdossiers

De overschakeling van fysieke naar digitale personeelsdossiers kent vele logistieke en kostenbesparende voordelen. Zo kunnen we alle dossiers doorzoekbaar maken op bijvoorbeeld voor- en achternaam of geboortedatum en wordt de informatie automatisch onder de gewenste categorie ingedeeld. Deze categorieën bepaalt u helemaal zelf. Bovendien nemen digitale personeelsdossiers geen fysieke ruimte in. Heeft u een personeelsdossier nodig, dan raadpleegt u simpelweg de software, zoekt op een van de trefwoorden en u heeft in een mum van tijd het juiste dossier voor zich.

Persoonsdossiers digitaliseren door Karmac I&I

We zijn al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in het digitaliseren van complexe document- en gegevensprocessen, waaronder het digitaliseren van grote hoeveelheden personeelsdossiers. Hoewel we grote aantallen documenten verwerken, staan bij ons kwaliteit en veiligheid voorop. Zo werken we uitsluitend met getrainde en gecertificeerde medewerkers. Bovendien kunnen we u als geen ander adviseren over alles wat komt kijken bij het digitaliseren van o.a. personeelsdossiers, waaronder ook relevante wetgeving, zoals de Algemene Wet Inzake Rijksbelastingen, de Archiefwet en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hoe werkt het digitaliseren van personeelsdossiers?

Ieder digitaliseringsproces wordt volgens eenzelfde format uitgevoerd, maar we kijken wel samen met u naar uw wensen en gewenste resultaten. We bepalen welke diensten we moeten combineren om tot de juiste digitalisatie te komen en we halen alle fysieke documenten met onze eigen transportdienst op. Vervolgens bepalen we hoeveel testscans we maken die we aan u voorleggen ter akkoord. In de regel houden we 10% van het totale archief aan. U kunt op dit moment zelf bepalen welke categorieën en trefwoorden we aanhouden bij het digitaliseren. Na uw akkoord digitaliseren we de rest van de personeelsdossiers.

De voorbereiding

  • We komen persoonlijk bij u langs om uw wensen en het proces te bespreken en het archief te bekijken.
  • Vervolgens vervoeren we de dossiers met onze eigen transportdienst naar onze campus in Lelystad, waar we alle documenten scanklaar maken. Dit houdt in dat we alle nietjes, paperclips en vouwen uit het papier verwijderen.
  • Wanneer dit klaar is beginnen we met het digitaliseren van de testfase.

Digitaliseren testfase

  • Voordat we het volledige dossier scannen, starten we eerst een testfase waarin ongeveer 10% van de documenten wordt gescand.
  • U kunt op dit moment zelf bepalen welke trefwoorden de OCR-laag moet bevatten om de documenten te kunnen doorzoeken en welke categorieën we moeten aanhouden.*
  • U ontvangt de testdocumenten en kunt op dit moment nog wijzigingen aanbrengen.

Het scannen

Gaat u akkoord met de testfase? Dan starten we met het scannen van de rest van de dossiers.

  • Dit gebeurt met onze hoogvolume productiescanners en volgens precies dezelfde instellingen als de testfase.
  • Wanneer al uw personeelsdossiers gedigitaliseerd zijn, kunt u kiezen voor een retourzending van de fysieke dossiers, opslag bij Karmac M&R of vernietiging door onze CA+-gecertificeerde partner.

 

*Informatie die niet door onze scanners kan worden ingedeeld (dit zal ongeveer 20% van alle informatie zijn), delen onze medewerkers handmatig voor u in onder de juiste categorie. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om dit deel van de informatie zelf in te delen.

Het uitleveren

Wanneer de dossiers gedigitaliseerd zijn, ontvangt u ze op de software waar u op werkt. Karmac I&I werkt softwareonafhankelijk, dus we kunnen alle digitale personeelsdossiers inladen op nagenoeg alle softwarepakketten.

Kijk voor meer informatie ook op onze partnerpagina

Het is wettelijk bepaald dat fysieke personeelsdossiers bewaard moeten blijven tot alle documenten aantoonbaar gescand, opgeslagen en beveiligd zijn. Daarna heeft u de keuze uit drie opties voor uw fysieke dossiers:

  • Retour sturen

  • Indien u de fysieke personeelsdossiers graag zelf wilt bewaren, dan sturen we ze naar u retour. Ook dit doen we met eigen transport, door medewerkers die in het bezit zijn van een recente VOG-verklaring.
  • Opslag bij Karmac I&I

  • Wanneer u de fysieke dossiers wilt bewaren, maar hier zelf geen ruimte voor wilt gebruiken, kunnen we de personeelsdossiers voor u opslaan in onze beveiligde en geconditioneerde opslag.
  • Vernietiging

  • De meeste bedrijven kiezen ervoor om de fysieke dossiers te laten vernietigen wanneer alles is gedigitaliseerd. We werken samen met een CA+-gecertificeerde partner om de documenten veilig te laten vernietigen.

Digitaliseren op maat

Elke opdracht voor de digitalisatie van personeelsdossiers is maatwerk en wordt individueel behandeld. We kijken graag samen met u naar de juiste keuzes en stappen in het digitalisatieproces die bij uw opdracht en bedrijf passen. Bij Karmac I&I kiest u zelf op welk niveau, in welke kleur en in welke resolutie u de dossiers laat digitaliseren.

Digitaliseren op drie niveaus

Het digitaliseren van de te scannen documenten is op drie verschillende niveaus mogelijk. Welk niveau het beste bij uw opdracht past, ligt aan uw wensen, het gebruik en de branche van uw bedrijf. Weet u niet zeker welk niveau de beste optie voor u is? Neem dan contact met ons op, dan geven we u graag passend advies.

  • Dossierniveau

  • Wanneer u uw dossiers op dossierniveau laat digitaliseren, ontvangt u één multipage pdf-bestand per personeelsdossier. Op deze manier ontvangt u minder bestanden, maar is het dossier wel lastiger te doorzoeken. Ook voldoet deze manier van categoriseren niet aan de huidige wet- en regelgeving.
  • Dossierniveau

  • Digitaliseren op tabbladniveau houdt in dat u één bestand ontvangt per categorie (tabblad) in het personeelsdossier. Dit maakt het doorzoeken van het dossier iets gemakkelijker dan op dossierniveau, maar het is nog niet erg gebruiksvriendelijk. Ook dit niveau voldoet niet aan de huidige Nederlandse wet- en regelgeving.
  • Documentniveau

  • We raden aan om uw dossiers op documentniveau te laten digitaliseren. Dit houdt in dat u per document een pdf-bestand ontvangt. De documenten krijgen ieder een eigen documentdatum en documentsoort toegekend, zodat ze eenvoudig te doorzoeken zijn en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Kleur bepalen

Een andere mogelijkheid is het bepalen van de kleur van de gedigitaliseerde personeelsdossiers. We adviseren om de dossiers in kleur te laten scannen, omdat de scans hierdoor een representatieve kopie van de originele documenten worden. Wanneer de dossiers in zwart-wit of grijswaarden worden gescand, kan er informatie verloren gaan en zijn ze mogelijk niet meer waarheidsgetrouw.

Resolutie bepalen

De laatste mogelijkheid is het bepalen van de resolutie van de scans. Scannen is mogelijk in 100 DPI, 200 DPI en 300 DPI. Een hoge resolutie is essentieel om de documenten doorzoekbaar te maken middels het toevoegen van een Optical Character Recognition-laag (OCR). Deze technologie herkent karakters in de scan en zet ze om van een afbeelding naar tekst. Daardoor wordt een digitale scan eenvoudig doorzoekbaar. Om een OCR-laag te kunnen toevoegen aan uw digitale dossiers, raden we aan om een resolutie van 300 DPI te kiezen.

Lees meer over het digitalisatieproces van personeelsdossiers.

Digitaal schonen

In veel personeelsdossiers komen documenten voor die hier niet in thuishoren of dubbel voorkomen. Ook kan het dossier documenten bevatten waarvan de wettelijke bewaartermijn al is verstreken. Indien gewenst, kunnen we uw dossiers zowel fysiek als digitaal schonen door de niet benodigde documenten te verwijderen. Zo worden alleen de noodzakelijke documenten opgenomen in uw digitale personeelsdossiers.

Bescherming van persoonsgegevens

Bescherming van persoonsgegevens is tegenwoordig uiterst belangrijk en is daarom ook wettelijk bepaald. Naast de geldende wetten waar we ons aan moeten houden, nemen we bij Karmac I&I de volgende veiligheidsnormen voor het omgaan met persoonsgegevens in acht:

  • Al onze medewerkers zijn in het bezit van een recente VOG-verklaring.
  • We zijn ISO 27001- en 9001-gecertificeerd.
  • We vervoeren uw dossiers via ons eigen transport en volgens de hoogste veiligheidseisen.
  • We bewaren uw fysieke dossiers in onze beveiligde opslag.
  • De eisen van de Belastingdienst omtrent het digitalisatieproces worden nauwkeurig nageleefd.
  • We geven u graag advies over de geldende wet- en regelgeving omtrent bewaartermijnen en omgang met persoonsgegevens.

AVG-controle

Een belangrijk onderdeel van het beschermen van persoonsgegevens is het uitvoeren van een AVG-controle. Sinds 2018 is het verplicht om alle persoonsgebonden documenten beschikbaar te maken voor de medewerker. Karmac heeft jarenlange ervaring in het indelen, herstructureren en het opsporen van vermengingen in personeelsdossiers. Onze ervaring leert dat bij veel organisaties de personeelsdossiers nog niet voldoen aan de AVG-wetgeving, omdat er documenten van verschillende werknemers in één dossier zitten. Dit heet een intern datalek en kan gevolgen hebben voor uw organisatie wanneer hiervan een melding wordt gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om dit te voorkomen schonen we uw archief, voorzien we het van documentdatums en voeren we een volledige controle op vermengingen uit. Tijdens de controle verwijderen we de documenten die niet in het dossier thuishoren.

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan het digitaliseren van persoonsgegevens. Om te zorgen dat uw digitale personeelsdossiers betrouwbaar zijn en erkend worden door de Belastingdienst, geven we u graag advies over de voorwaarden die gesteld worden. De eisen van de Belastingdienst zijn:

  • Gegevens moeten waarheidsgetrouw worden gedigitaliseerd en hiervan moet een bewijs worden bewaard.
  • Personeelsdossiers moeten worden gescand met een kleurenscanner.
  • De digitale dossiers moeten de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
  • Het dossier moet binnen een redelijke tijd leesbaar en reproduceerbaar zijn.
  • Digitale personeelsdossiers moeten binnen een redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden.
  • De resultaten van de controles moeten bewaard worden.

Onze werkwijze is volledig in overeenstemming met de Belastingdienst. Dat betekent dat als u kiest voor onze digitalisatiedienst op documentniveau, dat de documenten altijd sluitend zijn en voldoen aan bovenstaande eisen. Dat maakt ons dé partner voor al uw digitalisatieprocessen.

Meer weten over het digitaliseren van personeelsdossiers?

Wilt u meer weten over het digitalisatieproces van personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op via de onderstaande buttons. Jimmy beantwoordt al uw vragen over het digitaliseren van uw dossiers en kijkt graag samen met u naar de beste optie voor uw opdracht. We helpen u graag aan een veilige en digitale documentatie.

Informatie aanvragenBel 0320 286 959

Deze organisaties kiezen voor Karmac I&I

Vragen?

We helpen je graag.

Martijn Kist

T. 06-22718492
E. martijn.kist@karmac.nl

Stuur mij een e-mail

Stuur mij een e-mail

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring