Werkt u nog met fysieke personeelsdossiers en bent u op zoek naar een efficiënte en kostenbesparende oplossing? Of heeft u al digitale bestanden die nog geïmporteerd moeten worden in een personeelsinformatiesysteem, bijvoorbeeld op uw eigen harde schijf? Een digitaal personeelsdossier is de oplossing. Laat uw personeelsdossiers digitaliseren door Karmac I&I
Onze getrainde specialisten geven u graag advies over alle wet- en regelgeving die geldt voor personeelsdossiers, we maken alle dossiers digitaal doorzoekbaar, categoriseren de informatie onder de gewenste tabbladen en we werken
softwareonafhankelijke waardoor al uw dossiers in uw eigen personeelsinformatiesysteem beschikbaar zijn.
De overschakeling van fysieke naar digitale personeelsdossiers kent vele logistieke en kostenbesparende voordelen. Zo kunnen we alle digitale personeelsdossiers doorzoekbaar maken op bijvoorbeeld voor- en achternaam of geboortedatum en wordt de informatie automatisch onder de gewenste categorie ingedeeld. Deze categorieën bepaalt u helemaal zelf. Bovendien nemen digitale personeelsdossiers geen fysieke ruimte in. Heeft u een personeelsdossier nodig, dan raadpleegt u simpelweg de software, zoekt op een van de trefwoorden en u heeft in een mum van tijd het juiste dossier voor zich.
We zijn al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in het digitaliseren van complexe document- en gegevensprocessen, waaronder het digitaliseren van grote hoeveelheden personeelsdossiers. Hoewel we grote aantallen documenten verwerken, staan bij ons kwaliteit en veiligheid voorop. Zo werken we uitsluitend met getrainde en gecertificeerde medewerkers. Bovendien kunnen we u als geen ander adviseren over alles wat komt kijken bij het digitaliseren van o.a. personeelsdossiers, waaronder ook relevante wetgeving, zoals de Algemene Wet Inzake Rijksbelastingen, de Archiefwet en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Ieder digitaliseringsproces wordt volgens eenzelfde stappenplan uitgevoerd, maar we kijken wel samen met u naar uw wensen en gewenste resultaten. We bepalen welke diensten we moeten combineren om tot de juiste digitalisatie te komen en we halen alle fysieke documenten met onze eigen transportdienst op. Vervolgens bepalen we hoeveel testscans we maken die we aan u voorleggen ter akkoord. In de regel houden we 10% van het totale archief aan. U kunt op dit moment zelf bepalen welke categorieën en trefwoorden we aanhouden bij het digitaliseren. Na uw akkoord digitaliseren we de rest van de personeelsdossiers volgens ons stappenplan.
Gaat u akkoord met de testfase? Dan starten we met het scannen van de rest van de dossiers.
*Informatie die niet door onze scanners kan worden ingedeeld (dit zal ongeveer 20% van alle informatie zijn), delen onze medewerkers handmatig voor u in onder de juiste categorie. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om dit deel van de informatie zelf in te delen.
Wanneer de personeelsdossiers gedigitaliseerd zijn, ontvangt u ze op de software waar u op werkt. Karmac I&I werkt softwareonafhankelijk, dus we kunnen alle digitale personeelsdossiers inladen op nagenoeg alle softwarepakketten.
Kijk voor meer informatie ook op onze partnerpagina
Het is wettelijk bepaald dat fysieke personeelsdossiers bewaard moeten blijven tot alle documenten aantoonbaar gescand, opgeslagen en beveiligd zijn. Daarna heeft u de keuze uit drie opties voor uw fysieke dossiers:
Elke opdracht voor de digitalisatie van personeelsdossiers is maatwerk en wordt individueel behandeld. We kijken graag samen met u naar de juiste keuzes en stappen in het digitalisatieproces die bij uw opdracht en bedrijf passen. Bij Karmac I&I kiest u zelf op welk niveau, in welke kleur en in welke resolutie u de dossiers laat digitaliseren.
Het digitaliseren van de te scannen documenten is op drie verschillende niveaus mogelijk. Welk niveau het beste bij uw opdracht past, ligt aan uw wensen, het gebruik en de branche van uw bedrijf. Weet u niet zeker welk niveau de beste optie voor u is? Neem dan contact met ons op, dan geven we u graag passend advies.
Een andere mogelijkheid is het bepalen van de kleur van de gedigitaliseerde personeelsdossiers. We adviseren om de dossiers in kleur te laten scannen, omdat de scans hierdoor een representatieve kopie van de originele documenten worden. Wanneer de dossiers in zwart-wit of grijswaarden worden gescand, kan er informatie verloren gaan en zijn ze mogelijk niet meer waarheidsgetrouw.
De laatste mogelijkheid is het bepalen van de resolutie van de scans. Scannen is mogelijk in 100 DPI, 200 DPI en 300 DPI. Een hoge resolutie is essentieel om de documenten doorzoekbaar te maken middels het toevoegen van een Optical Character Recognition-laag (OCR). Deze technologie herkent karakters in de scan en zet ze om van een afbeelding naar tekst. Daardoor wordt een digitale scan eenvoudig doorzoekbaar. Om een OCR-laag te kunnen toevoegen aan uw digitale dossiers, raden we aan om een resolutie van 300 DPI te kiezen.
Lees meer over het digitalisatieproces van personeelsdossiers.
In veel personeelsdossiers komen documenten voor die hier niet in thuishoren of dubbel voorkomen. Ook kan het dossier documenten bevatten waarvan de wettelijke bewaartermijn al is verstreken. Indien gewenst, kunnen we uw dossiers zowel fysiek als digitaal schonen door de niet benodigde documenten te verwijderen. Zo worden alleen de noodzakelijke documenten opgenomen in uw digitale personeelsdossiers.
Bescherming van persoonsgegevens is tegenwoordig uiterst belangrijk en is daarom ook wettelijk bepaald. Naast de geldende wetten waar we ons aan moeten houden, nemen we bij Karmac I&I de volgende veiligheidsnormen voor het omgaan met persoonsgegevens in acht:
Een belangrijk onderdeel van het beschermen van persoonsgegevens is het uitvoeren van een AVG-controle. Sinds 2018 is het verplicht om alle persoonsgebonden documenten beschikbaar te maken voor de medewerker. Karmac heeft jarenlange ervaring in het indelen, herstructureren en het opsporen van vermengingen in personeelsdossiers. Kortom: we weten alles van de AVG en personeelsdossiers. Onze ervaring leert dat bij veel organisaties de personeelsdossiers nog niet voldoen aan de AVG-wetgeving, omdat er documenten van verschillende werknemers in één dossier zitten. Dit heet een intern datalek en kan gevolgen hebben voor uw organisatie wanneer hiervan een melding wordt gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Om dit te voorkomen schonen we uw archief, voorzien we het van documentdatums en voeren we een volledige controle op vermengingen uit. Tijdens de controle verwijderen we de documenten die niet in het dossier thuishoren.
Te weten komen of de personeels- of HR-dossiers in uw bedrijf voldoen aan de AVG-richtlijnen? Doe de AVG-check!
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan het digitaliseren van persoonsgegevens en HR-dossiers. Om ervoor te zorgen dat uw digitale personeelsdossiers betrouwbaar zijn en erkend worden door de Belastingdienst, geven we u graag advies over de voorwaarden die gesteld worden. De eisen van de Belastingdienst zijn:
Onze werkwijze is volledig in overeenstemming met de Belastingdienst. Dat betekent dat als u kiest voor onze digitalisatiedienst op documentniveau, dat de documenten altijd sluitend zijn en voldoen aan bovenstaande eisen. Dat maakt ons dé partner voor al uw digitalisatieprocessen.
Wilt u meer weten over het digitalisatieproces van personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op voor al uw vragen over het digitaliseren van uw dossiers. We kijken graag samen met u naar de beste opties voor uw opdracht en helpen u graag aan een veilige en digitale documentatie. Wilt u een ander type administratie laten digitaliseren door Karmac? Ook daarvoor kunt u contact opnemen.
