Het digitaliseren van personeelsdossiers gebeurt in 3 fasen.
Allereerst dient u te bepalen in welk softwarepakket u de digitale dossiers wenst te beheren. U hebt de keuze uit allerlei softwareleveranciers en softwarepakketten, enkele voorbeelden zijn: AFAS, ADP, Centric, Decos, Raet en SAP. Karmac werkt volledig softwareonafhankelijk en beschikt over gecertificeerde koppelingen met vrijwel alle gerenommeerde softwareleveranciers. Wanneer u al een softwareleverancier heeft gekozen, stemmen wij samen met die leverancier af hoe de door ons gedigitaliseerde dossiers en documenten op de meest veilige en efficiënte manier in dat systeem uitgeleverd kunnen worden. Natuurlijk kunnen wij de uitlevering ook verzorgen op een beveiligde harde schijf of op onze SFTP server.
Daarnaast dient u een belangrijke keuze te maken met betrekking tot het gewenste niveau van digitalisering voordat gestart kan worden met het scannen van de dossiers:
1. Kies het niveau van digitalisering:
- Digitaliseren op dossierniveau
Wanneer u kiest voor het digitaliseren op dossierniveau kiest u voor een vlotte en eenvoudige implementatie. Ieder huidig fysiek personeelsdossier van de dienstdoende medewerker wordt als één historisch multipage PDF document opgeslagen. De gescande documenten worden voorzien van OCR, hierdoor is het mogelijk om binnen een dossier te zoeken op de herkende woorden. Nadeel van deze vorm is dat u niet voldoet aan geldende wet- en regelgeving en dat dit niet gebruiksvriendelijk is in de praktijk.
- Digitaliseren op tabbladniveau
Bij het digitaliseren op tabbladniveau wordt er een onderscheid gemaakt in de verschillende fysieke tabbladen door middel van barcodescheidingsbladen. Hierdoor ontstaat een klein voordeel in de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van het digitaliseren op dossierniveau. Per tabblad wordt er één historisch document gemaakt waarbinnen gezocht kan worden op herkende woorden. In de praktijk wordt er meestal gezocht onder de tabbladen waar de meeste documenten achter zitten. Wanneer een document fysiek foutief is gearchiveerd is het digitaal erg lastig om dit terug te vinden. Een substantieel voordeel levert deze variant dan in de praktijk niet echt. Ook met deze wijze van digitaliseren voldoet u niet aan de geldende wet- en regelgeving.
- Digitaliseren op documentniveau
Bij het digitaliseren op documentniveau wordt ieder document binnen een dossier voorzien van een documentclassificatie, een documentrubriek en een documentdatum. Met deze vorm is het niet nodig om een dossier fysiek vooraf op te schonen of opnieuw in te delen. Dat doet de software achteraf automatisch. Ten slotte voldoet u en nu (eenmalig) en in de toekomst (lange termijn) aan de wet- en regelgeving. Ieder document wordt voorzien van een documentdatum en een documentsoort. Daarmee heeft u de twee items die nodig zijn om documenten te laten voldoen aan een bewaartermijn. Deze methode is de enige methode waarbij u hieraan kunt voldoen.
2. Bepaal de kleur van het gedigitaliseerde personeelsdossier
We adviseren u om personeelsdossiers altijd in kleur te scannen, omdat de gedigitaliseerde versie hierdoor een representatieve kopie (lees: reproductie) van het originele document is. In zwart/wit en grijswaarden gaat er tijdens het scannen namelijk teveel informatie verloren en daardoor zijn de gescande documenten niet meer waarheidsgetrouw. Na het afronden van het digitaliseringsproces en het informeren van uw accountant en de Belastingdienst kunt u overgaan op het vernietigen van de originele documenten. Wij adviseren een tijdelijke opslagperiode van de papieren dossiers van 1 jaar.
3. En als laatste blijft de keuze over op welke resolutie wenst u de dossiers te digitaliseren:
Met een lage resolutie is het lastig om alle documenten te voorzien van OCR. De OCR wordt door Karmac gebruikt om de dossiers digitaal in te delen, daarom adviseren wij om te scannen op 300 DPI. Daarnaast kunt u OCR zelf ook gebruiken om binnen een document naar tekst te zoeken. Vergelijkbaar met de CTRL + F(IND) functie binnen bijvoorbeeld Microsoft Word.
Tijdens de eerste stap van het scanproces worden uw dossiers door ons eigen transportdienst opgehaald en naar onze Document Campus in Lelystad getransporteerd. Voor het transport hebben wij ook een transportverzekering en een reconstructieverzekering afgesloten. Op onze Document Campus worden de dossiers voorbewerkt, wat onder meer inhoudt dat alle hechtmaterialen (onder andere nietjes en paperclips) worden verwijderd.
Zodra uw dossiers voorbewerkt zijn, worden ze gescand met behulp van onze moderne hoogvolume productiescanners.
De gescande bestanden worden voorzien van OCR (Optical Character Recognition), waardoor uw dossiers op inhoud doorzoekbaar zijn. De dossiers worden door onze in huis ontwikkelde software automatisch ingedeeld conform het door u opgestelde indelingsmodel. Alle aanwezige blanco pagina’s worden voor u verwijderd.
In fase 3 worden alle individuele documenten aan u uitgeleverd in de juiste structuur. De digitale dossiers importeren wij in uw systeem of wij schrijven de data weg op een beveiligde digitale gegevensdrager.
Na afronding van het project hopen wij u aan onze referentie toe te kunnen voegen. Dit wordt u voorgelegd tijdens het evaluatiegesprek.
Wilt u meer informatie over het digitaliseren van personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op of schrijf u in voor een van onze Lunch & Learn sessies. In de onderstaande presentie wordt nog eens visueel uitgelegd hoe personeelsdossiers door Karmac worden gedigitaliseerd.
