Voldoen onze digitale personeelsdossiers aan de AVG-wetgeving? Zijn onze personeelsdossiers compleet en snel raadpleegbaar? Kan ik eenvoudig relevante documenten terugvinden? Steeds meer organisaties stellen zichzelf deze vragen en dat is niet onterecht. Personeelsdossiers bevatten tenslotte zeer privacygevoelige informatie waar zorgvuldig mee omgegaan dient te worden.
Karmac zorgt dat uw digitale personeelsdossiers aan de AVG-wetgeving voldoen en snel raadpleegbaar zijn.
Organisaties die onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens riskeren een datalek met mogelijk boetes als gevolg. Met digitalisering en daarop volgende employee self-service worden ook om die reden steeds hogere eisen aan de juiste inhoud gesteld. En daarnaast blijft het natuurlijk belangrijk dat u snel de juiste documenten kunt terugvinden.
Wilt u zekerheid dat uw digitale personeelsarchief voldoet aan de AVG-wetgeving en uw organisatie efficiënt en effectief met haar personeelsdossiers kan werken? En uw medewerker zijn eigen dossier netjes voor ogen krijgt? Kies dan voor een optimalisering door Karmac.
Een optimaal personeelsdossier is altijd inzichtelijk, makkelijk raadpleegbaar, heeft een logische structuur en voldoet aan wet- en regelgeving.
Helaas voldoen niet alle organisaties aan deze punten, in de praktijk lopen organisaties vaak tegen één of meer van de volgende problemen aan:
De personeelsdossiers zijn in hun geheel per dossier als één PDF-bestand opgeslagen. Terugzoeken kost veel tijd en bewaartermijnen kunnen niet per document worden ingesteld.
De personeelsdossiers hebben geen structuur. De documenten zijn hierdoor niet snel te raadplegen, omdat een logische ordening ontbreekt.
Documenten zijn verkeerd gecategoriseerd met als gevolg dat het opzoeken van een specifiek document tijdrovend is of documenten zelfs niet gevonden worden.
De personeelsdossiers bevatten veel dubbelen, dit zorgt voor onnodige vervuiling in het dossier met wanorde tot gevolg.
Documenten zijn in het verkeerde personeelsdossier opgeslagen, met als gevolg dat een medewerker documenten onder ogen krijgt die niet voor hem/haar bestemd zijn.
De personeelsdossiers bevatten documenten die volgens de AVG-wetgeving niet meer in de dossiers aanwezig mogen zijn.
De documenten zijn niet op datum toegankelijk en/of datums kloppen vaak niet. Ook hierdoor kost terugzoeken van documenten meer tijd dan nodig en worden documenten vaak niet tijdig geschoond.
Loopt uw organisatie tegen één of meerdere van bovenstaande punten aan? Goed nieuws: Karmac I&I is gespecialiseerd in het optimaliseren van uw personeelsdossiers.
Digitaliseren, converteren en optimaliseren
Karmac I&I is gespecialiseerd in het digitaliseren, converteren en optimaliseren van personeelsdossiers. Na een optimalisatie door Karmac werkt uw HR-afdeling efficiënt, gestructureerd en veilig. Hoe wij dit doen?
Splitsen van documenten
Bevatten uw digitale personeelsdossiers diverse documenten die zijn samengevoegd tot één PDF-bestand of is het gehele personeelsdossier één PDF-bestand? Geen nood: Karmac kan deze bestanden splitsen tot losse documenten, de documenten vervolgens categoriseren en voorzien van een relevante datum. Zo voldoet u als organisatie weer aan de vereiste wet- en regelgeving op het gebied van de AVG en kunt u de verschillende documenten weer voorzien van bewaartermijnen en autorisaties. En uiteraard gaat terugzoeken ook veel makkelijker!
Herstructureren van personeelsdossiers
Karmac biedt de oplossing bij onoverzichtelijke personeelsdossiers. Alle documenten worden door ons opnieuw gecategoriseerd met een logisch, gestructureerd personeelsdossier tot gevolg.
Documenten kunnen eenvoudig en snel gevonden worden, bovendien kan Karmac een aanwezigheidscontrole uitvoeren op documentsoorten. Zo bieden wij u de zekerheid dat alle wettelijk vereiste documenten, zoals een identiteitsbewijs of arbeidsovereenkomst, in alle personeelsdossiers aanwezig zijn.
Datumtoekenning documenten
Voor een chronologische volgorde in een personeelsdossier is een juiste documentdatum essentieel. Bovendien zorgt een documentdatum ervoor dat bewaartermijnen correct ingesteld kunnen worden in uw HR-systeem. Karmac kan alle documenten in het personeelsdossier voorzien van een relevante datum die ervoor zorgt dat u het overzicht kunt bewaren.
Screening
Twijfelt u of alle documenten in het juiste personeelsdossier geplaatst zijn en wilt u een datalek voorkomen? Laat Karmac uw personeelsdossiers screenen. Bij een screening gaan wij actief op zoek naar vermengingen binnen een personeelsdossier. Elk document binnen een personeelsdossier wordt door ons gecontroleerd en bij een (mogelijke) vermenging sluiten wij deze uit van uitlevering naar uw HR-softwaresysteem. Zo voorkomt u dat medewerkers documenten onder ogen krijgen die niet voor hun bestemd zijn.
Ontdubbelen
Bevatten uw personeelsdossiers veel duplicaten? Voorkom vervuiling en laat Karmac uw personeelsdossiers ontdubbelen. Duplicaten worden door Karmac verwijderd met als gevolg een overzichtelijk personeelsdossier, vrij van vervuiling door onnodige duplicaten.
Digitale conversie
Heeft u uw personeelsdossiers op uw interne schijf opgeslagen en wilt u deze in een e-HRM systeem hebben? Of zijn er op afdelingen schaduwarchieven bijgehouden? Karmac kan uw organisatie hierin ondersteunen door het converteren van de digitale bestanden in de juiste uitleverstructuur. En samen met diensten als ontdubbelen en screening zorgen wij dat uw digitale HRM Dossier “schoon” blijft.
Wij leveren uit naar AFAS, ADP, Centric, Exact, HR2DAY, SAP, Visma|Raet, waardoor het omzetten van digitale bestanden veilig en efficiënt door Karmac uitgevoerd wordt. En wij kunnen gelijk uw bestanden omzetten naar een toekomst vast formaat als PDF/A.
Migratie / wisselen van HRM Leverancier
Een nieuwe leverancier voor uw digitale HRM dossier? Door onze kennis en koppelingen zijn we ook in staat u te ondersteunen wanneer u de ene leverancier voor de andere verruilt. Inlezen bij leverancier A en uitleveren naar leverancier B, met desgewenst andere stappen uit ons keuzemenu, zoals rubriceren, screenen, enz.? U vraagt en wij draaien.
AVG-check en jaarlijkse AVG-APK?
Wilt u er zeker van zijn dat uw personeelsdossiers voldoen aan de AVG-wetgeving? Karmac voert een AVG-check uit. Wij controleren of uw personeelsdossiers voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Denk hierbij aan vermengingen binnen dossiers, of bewaartermijnen correct worden toegepast en of er geen documenten worden gearchiveerd die niet mogen worden opgeslagen.
Na een AVG-check door Karmac heeft u inzichtelijk of uw digitale personeelsdossiers AVG proof zijn en op welke punten er nog actie nodig is. Na de AVG-check kunt u bij Karmac ook een abonnement voor een jaarlijkse AVG-APK afsluiten. Met de AVG APK checken wij jaarlijks of uw dossiers nog AVG proof zijn.
Van wanorde naar orde na een optimalisering door Karmac
Wilt u ook een geoptimaliseerd personeelsdossier? Neem contact met ons op. Wij zorgen voor een veilig, gestructureerd en efficiënt personeelsdossier!
