Het scannen van uw fysieke dossiers verhoogt de kwaliteit en de betrouwbaarheid van uw administratie. Karmac is preferred supplier van Visma | Raet en heeft verreweg de meeste digitaliseringsopdrachten voor Visma | Raet klanten uitgevoerd, wat de volgende voordelen voor u oplevert:
Bent u ook benieuwd naar de mogelijkheden van digitale personeelsdossiers in Visma | Raet voor uw organisatie? Neem dan telefonisch contact met ons op of vul ons contactformulier in:
Via Visma | Raet kwamen we in contact met aanbieders in digitaliseringsdiensten, waaronder Karmac. Hun presentatie, de deskundigheid van de projectmanager, de locatie in Lelystad, de professionaliteit, rust en het vertrouwen dat ze uitstraalden maakten allemaal de juiste indruk. Zelfs het opvragen van een dossier tijdens de scanwerkzaamheden was geen probleem.
Dossiers scannen naar Visma | Raet levert veel voordelen op voor het regelen van personeelszaken:
Met onze scannen naar Visma | Raet dienstverlening worden uw fysieke documenten gedigitaliseerd en toegevoegd aan een digitale omgeving genaamd Youforce. Omdat Karmac preferred partner is van Visma | Raet, zijn wij goed op de hoogte van de software die u binnen uw organisatie gebruikt. Daarbij zorgen wij ook voor een soepele uitlevering van alle gescande documenten in uw Visma | Raet omgeving.
Na verloop van tijd worden fysieke dossiers zo groot dat het overzicht verdwijnt. Karmac zorgt met haar scannen naar Visma | Raet dienstverlening niet alleen voor een digitaal archief , maar zorgt er tijdens het proces ook voor dat dossiers inhoudelijk opgeschoond worden door overbodige documenten zoals dubbele e-mailberichten te verwijderen en rekening te houden met wettelijke bewaartermijnen.
Voor een onderwijsinstelling hebben wij recent ongeveer 540.000 pagina’s gescand. Met onze scannen naar Visma | Raet dienstverlening voorzien wij alle documenten direct van de juiste data. We geven een salarisstrook de titel ‘salarisstrook’ mee met de datum waarop deze is opgesteld. Het voordeel is dat wij er zo voor zorgen dat onze klanten geheel voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van digitale dossiervorming. Wij verwerken alle documenten met een passende omschrijving, zodat deze later eenvoudig en snel terug te vinden zijn.
Natuurlijk, hoewel wij het niet aanbevelen, is scannen op dossierniveau of tabbladniveau ook mogelijk.
Door Karmac in te schakelen voor het scannen van dossiers naar Visma | Raet, realiseert u een efficiënte manier van werken. De digitale omgeving Youforce is toegankelijk vanaf desktops, tablets en smartphones waardoor u uw HR-administratie regelt waar en wanneer u dat wilt. Omdat de gescande PDF’s niet meer gewijzigd kunnen worden, verhoogt u daarmee ook de betrouwbaarheid en de kwaliteit van uw administratie. Daarnaast bespaart u veel tijd omdat u niet meer op zoek hoeft te gaan naar een fysiek dossier. Door de toegevoegde omschrijvingen vindt u eenvoudig en snel het juiste document.
Met digitale dossiers in de HR-software van Visma | Raet geeft u uw medewerkers zelf de gelegenheid om HR-zaken te regelen. Met diverse aanvullingen op het systeem kunnen medewerkers zelf eenvoudig hun verlofaanvragen regelen en reiskosten declareren. Dit werkt efficiënt omdat iedereen zijn of haar eigen zaken regelt. Daarnaast laat u op deze manier ook zien dat u een moderne en aantrekkelijke werkgever bent voor potentiële werknemers. Nadat de huidige dossiers zijn gescand, voegt u eenvoudig nieuwe documenten toe aan de digitale omgeving met behulp van onze Scan-To-Karmac oplossing.
U heeft overal en altijd inzicht in actuele personeelsdossiers. Denk daarbij aan loonstroken, jaaropgaven, diploma’s en arbeidsovereenkomsten. Uw medewerkers en managers hebben eenvoudig toegang en de mogelijkheid om zelf documenten toe te voegen aan het dossier. Hierdoor hoeven medewerkers niet naar de afdeling HR met vragen over allerlei personeelszaken. Daarbij zijn personeelsdossiers sneller te vinden door de zoekfunctie in Youforce.
Via Youforce van Visma | Raet houdt u grip op het ziekteverzuim van uw medewerker en kunt u het verzuim van verschillende afdelingen en periodes vergelijken. Met de HR-software van Visma | Raet zorgt u er tevens voor dat managers verzuim eenvoudig doorgeven via hun smartphone, tablet of pc. Daarnaast houdt u zieke medewerkers betrokken door hen via Youforce op de hoogte te houden van vervolgacties. De digitale omgeving stelt u eveneens in staat om verzuimgegevens automatisch uit te wisselen met de salarisadministratie en het UWV.
Met flexibele arbeidsvoorwaarden in Youforce regelen uw medewerkers zelf of zij bijvoorbeeld meer verlofuren willen. Met onze scannen naar Visma | Raet dienstverlening vereenvoudigt u dit proces en geeft u medewerkers direct inzicht in de gevolgen van hun keuze. De voordelen hiervan zijn dat medewerkers meer vrijheid krijgen en dat u een duidelijk overzicht heeft van flexibele arbeidsvoorwaarden. Dit bespaart kosten en zorgt ervoor dat u eenvoudig ziet of de voorwaarden in lijn zijn met de regels van uw organisatie.
Wilt u meer informatie over het digitaal archiveren van dossiers in Visma | Raet? Bezoek dan eens een van onze lunchbijeenkomsten of neem contact met ons op. Veel klanten zijn u reeds voorgegaan, tot onze referenten horen gerenommeerde organisaties en instellingen. Enkele voorbeelden zijn: RTL Nederland, KPN Telecom, Unica Groep, Groenendijk Onderwijsadministratie, Onderwijsbureau Hollands Midden, Onderwijsbureau Twente, ROC ALFA College, CVO Groep Zuidoost Utrecht, Crédit Agricolebank en nog veel meer.
