Atalmedial is een van de grootste medisch diagnostisch centra van Nederland. Het bedrijf is actief op verschillende locaties verspreid over de provincies Noord- en Zuid-Holland en Flevoland. De circa 900 medewerkers werken dus op verschillende locaties en dat zette Atalmedial ertoe aan de personeelsdossiers te digitaliseren. Karmac Informatie & Innovatie digitaliseerde de dossiers en zorgde voor een naadloze integratie in het bestaande HR-systeem van Raet. Alle HR-gerelateerde informatie is nu centraal beschikbaar en dat werkt voor zowel medewerker als manager heel efficiënt.
Atalmedial is een dynamisch bedrijf met groeiambities. Opdrachtgevers zijn onder andere huisartsen, ziekenhuizen en verloskundigen; het aantal is in het recente verleden sterk uitgebreid. Het verzorgingsgebied strekt zich uit van Leiden tot IJmuiden en van Amsterdam tot Urk. Daaronder bevinden zich enkele grote ziekenhuizen zoals het Alrijne (Leiden e.o.), het Spaarne Gasthuis (Haarlem en Hoofddorp) en Amstelland (Amstelveen). Daarnaast beschikt Atalmedial over talloze ‘prikpoli’s’ waar bijvoorbeeld bloedmonsters worden afgenomen in opdracht van uiteenlopende zorgverleners. En ten slotte biedt het concern de mogelijkheid om bij de cliënt of patiënt thuis monsters te nemen. De medewerkers van Atalmedial zijn dus niet alleen mobiel, maar zijn geografisch ook zeer verspreid.
Atalmedial heeft een Self-Service HRM-omgeving gerealiseerd. Het betreft de Youforce oplossing van Raet, leverancier van onder andere eHRM-oplossingen. Het gaat om een online portal waarin alle medewerkers zelf allerlei HR-zaken kunnen regelen en beheren, zoals mutaties en declaraties. “Deze manier van werken past bij de tijdgeest, waarin medewerkers niet anders verwachten dan dat zij altijd en overal, via welk apparaat dan ook, toegang hebben tot hun gegevens”, vertelt personeelsadviseur Sylvia Koenes. “Wat nog ontbrak, was een digitaal personeelsdossier. Medewerkers bouwen in de loop der tijd een dossier op, maar deze waren tot medio 2017 nog op papier en centraal opgeslagen. Dossiers waren op de diverse locaties niet beschikbaar voor de managers.. Dat is geen wenselijke situatie. We hebben daarom besloten de dossiers te digitaliseren. In samenspraak met Raet zijn we gaan praten met hun digitaliseringspartner Karmac.”
Het bezoek aan de scanfaciliteiten van Karmac Informatie & Innovatie in Lelystad gaf Sylvia Koenes, die tevens projectleider digitalisering was, een goede indruk. “Het gaat om privacygevoelige informatie en op de verwerking van personeelsgegevens is strenge wetgeving van toepassing. Denk aan bewaartermijnen of de AVG. We zagen direct dat Karmac deze issues adequaat aanpakt.” Zo is Karmac gecertificeerd voor ISO 27001 inzake informatiebeveiliging. In deze standaard is vastgelegd hoe je procesmatig met het beveiligen van informatie omgaat, met als doel de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie binnen een organisatie zeker te stellen. Dit is erg belangrijk omdat het personeelsdossier toch ook verschillende elementen bevat die bewijslast vormen. Denk aan een arbeidsovereenkomst of aan afspraken die worden vastgelegd na beoordelingsgesprekken. De bewijskracht van papier moet digitaal net zo sterk zijn.
Koenes: “Vervolgens hebben we vastgesteld dat Karmac de juiste technologie en kennis in huis heeft. Een personeelsdossier is zeer gevarieerd en bevat verschillende documenten: van diploma’s tot gespreksverslagen en identiteitsbewijzen. Al deze uiteenlopende stukken moeten in de juiste categorie in het uiteindelijke digitale dossier terechtkomen. Aan de hand van een voorbeeldenboek, dat wij hadden opgesteld, heeft Karmac een reeks testdossiers gedigitaliseerd en aan ons teruggekoppeld. Toen we zagen dat alle PDF’s op de juiste manier gescand en geïndexeerd waren, hebben we het licht op groen gezet om ruim 600 dossiers door Karmac te laten digitaliseren en in te lezen in onze online HRM-omgeving.”
Door gebruik te maken van moderne scanners en intelligente technologieën (zoals Optical Character Recognition, OCR), herkent Karmac een zeer groot gedeelte van de HR-documenten geheel automatisch. Deze worden vervolgens automatisch ingedeeld in de juiste documentcategorie, die overeenkomt met de indeling die Atalmedial hanteert. Documenten die niet herkend worden door de software worden visueel beoordeeld en digitaal ingedeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van Karmac. Het eindresultaat is dan ook een digitaal personeelsdossier dat volledig correct is ingedeeld. “Daar komt bij”, vervolgt Sylvia Koenes, “dat Karmac een naadloze koppeling heeft gerealiseerd met Youforce van Raet. Wij zijn er dus zeker van dat de digitale dossiers op de juiste manier geïntegreerd worden in onze HRM-oplossing.” Na het gehele project zijn de dossiers nog een jaar bij Karmac opgeslagen en zijn daarna vernietigd. De digitale versie volstaat.
Het was de bedoeling dat Atalmedial wat betreft de personeelsdossiers na deze digitaliseringsslag volledig digitaal zou gaan werken. Dat praktijk is echter weerbarstig; het bleek lastig alle papieren documenten uit te bannen en dus is er nog altijd een fysieke aanwas. “We hebben met Karmac afgesproken dat eens per twee maanden een nieuwe lading documenten wordt gescand en geconverteerd. We zijn zeer te spreken over de samenwerking. Het project is vlekkeloos verlopen en de resultaten zijn uitstekend. We zien ook dat Karmac met ons meedenkt, bijvoorbeeld wanneer wij activiteiten overnemen en we in één klap een flink aantal medewerkers erbij krijgen. Maar de belangrijkste graadmeter van succes is de tevredenheid van leidinggevenden en medewerkers over het systeem. Managers koppelen terug dat het zeer waardevol is dat zij nu overal en altijd toegang hebben tot personeelsdossiers. Dit werkt veel efficiënter en daar draait het uiteindelijk om”, besluit Sylvia Koenes.
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.