Zo’n tweehonderd personeelsdossiers, tot voor kort nog in dossiermappen in de kast. Nu slechts één muisklik verwijderd, vanaf het kantoor in Den Haag of op de thuiswerkplek. De Sociaal Economische Raad (SER) werkt aan digitaler werken. De personeelsdossiers digitaliseren was daarin de volgende efficiënte stap.
Rob Canters, hoofd Human Resources van de SER in Den Haag: ‘Onze personeelsdossiers bewaarden we nog in mappen in een dossierkast. Nieuwe stukken printten we uit en moesten we nog handmatig aan het dossier toevoegen. Maar dat we in een digitale wereld leven is natuurlijk een feit. En het leek ons, anno 2021, goed om dit digitaal te gaan doen.’
Digitaal werken heeft voordelen, zoals het hebben van toegang vanaf elke willekeurige locatie. Rob: ‘Je hoeft niet meer voor elk dossier naar kantoor, dat komt zeker goed van pas nu we allemaal thuiswerken. Maar los daarvan wilden we vooral een efficiëntieslag maken. Dat was onze primaire reden om te gaan digitaliseren.’ Bij aanvang vroeg de SER meerdere offertes op. ‘Uiteindelijk was Karmac het meest helder over wat we konden verwachten. Dat gaf voor ons de doorslag. Karmac was heel helder over garanties en eventuele foutmarges, dat schept vertrouwen.’
‘Natuurlijk was er eerst een oriënterend gesprek. Wat willen wij? Wat kan Karmac bieden? Wij gaven bijvoorbeeld aan welke mappenstructuur we voor ogen hadden. Daarna bereidden we de fysieke dossiers voor, zodat ze gescand konden worden. Karmac haalde de dossiers op en ging aan de slag.’
Tussentijds hebben de twee partijen elkaar nog wel een keer opgezocht om samen te checken of alles klopte. Rob: ‘Zo’n extra check tussendoor is altijd goed om te doen, zo weet je zeker dat het goed zit.’ Na het digitaliseren moesten de dossiers in het systeem van de SER worden geïmporteerd. Daarvoor bracht Rob hun digitale partij in contact met Karmac. ‘Het technische stuk hebben zij rechtstreeks met elkaar afgestemd, daar hadden wij gelukkig verder geen omkijken naar.’
‘Ik schat in dat onze opdracht vrij overzichtelijk was voor Karmac. Tweehonderd dossiers digitaliseren, ik denk dat ze wel voor hetere vuren hebben gestaan. De uitdaging, die lag eigenlijk vooral bij onszelf. Namelijk, wat kan en wil je behouden? En wat niet? Soms zijn mensen al 30 of 40 jaar bij ons in dienst en dat zijn ondertussen flinke dossiers geworden. Goed om daar ook scherp naar te kijken.’
Over de samenwerking is Rob ook tevreden. ‘We zijn erg positief over Sharon, zij was onze projectleider bij Karmac. Ze was goed bereikbaar, gaf snel antwoord op vragen. Van de kant van Karmac was het vrij helder allemaal. Ook de verwachtingen die ze schepten over de oplevering. Ze hadden bijvoorbeeld onverwacht uitval van medewerkers, logisch in deze tijd. Ook toen hielden ze ons op de hoogte van de planning. Al met al soepel dus.’
De dossiers zijn net opgeleverd, de eerste controles kloppen. Rob: ‘Als ik nu op een medewerker klik en het online dossier zich opent, ben ik daar heel tevreden over. De volgende stap ligt nu bij ons. Wat wij moeten doen is onze manier van werken verder digitaliseren. We doen nog steeds veel op papier, arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld. Ook dat wil je eigenlijk digitaal doen, voor minder administratieve handelingen. De digitale personeelsdossiers brengen ons in ieder geval een stap verder in efficiënter samenwerken.’
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.