Digitalisering van 15 strekkende meter milieudossiers voor optimale dienstverlening

Wijk bij Duurstede bouwt verder op eerdere ervaring met Karmac:

De Utrechtse gemeente Wijk bij Duurstede heeft in het najaar van 2021 een project gestart om zo’n 15,5 strekkende meter milieudossiers die gereed waren voor overbrenging te digitaliseren. ICT regisseur & -adviseur en projectleider namens de gemeente was Ivan Markovic: ‘Op die manier blijft de informatie zowel voor de eigen organisatie als voor burgers die informatie uit deze dossiers opvragen beter en sneller beschikbaar.’

Wijk bij Duurstede is een Utrechtse gemeente met zo’n 24.000 inwoners en een oppervlakte van circa 50 km2. Het is een vestingstad met een geschiedenis die teruggaat tot in de Romeinse Tijd. Zo oud zijn de milieudossiers van de gemeente nu ook weer niet, maar dit deel ervan was wel rijp voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Echter wanneer je papieren dossiers overbrengt is de raadpleging ervan een stuk lastiger. Reden voor Wijk bij Duurstede om daar actie op te ondernemen: de dossiers van 2002 en ouder zouden moeten worden gedigitaliseerd.

Optimale dienstverlening

Namens de gemeente is Ivan Markovic extern projectleider. Hij vertelt: ‘Het belangrijkste doel voor deze actie was om de beschikbaarheid van de informatie in deze dossiers voor zowel de organisatie als – indirect – voor de inwoners te behouden. Iedereen zal begrijpen dat wanneer je papieren dossiers hebt die sowieso al wat lastiger te raadplegen zijn, maar wanneer je die dossiers vervolgens overbrengt naar de archiefbewaarplaats wordt het nog lastiger. En daarmee ook kostbaarder. Voor Wijk bij Duurstede staat een optimale dienstverlening naar de inwoners hoog in het vaandel, dus besloten we om de dossiers te digitaliseren.’

Waterschade

Nu was bij een deel van de dossiers in 2002 waterschade ontstaan en daarmee lastiger om ze in goede staat te digitaliseren. Ivan: ‘De opschoning van de dossiers hebben we hier bij Wijk bij Duurstede zelf gedaan en een deel is door Karmac opgepakt. Karmac was namelijk de partij die we hebben geselecteerd voor deze klus. Een belangrijke reden daarvoor was dat we al goede ervaringen met deze professionals in digitalisering hadden opgedaan. Zij hadden de bodemdossiers voor ons gedigitaliseerd. Dat geeft wel meteen vertrouwen. Wanneer je zo’n project start werk je het liefst met partners die jouw organisatie en jouw werkwijze begrijpen en waarbij je kunt vertrouwen op het resultaat.’

Test met eerste dossiers

Om er van beide kanten zeker van te zijn dat het proces, de digitalisering en de ontsluiting van de dossiers zou verlopen zoals gewenst, deed Wijk bij Duurstede eerst een test met een aantal dossiers op volledigheid en kwaliteit. Ivan: ‘In deze milieudossiers zit een verscheidenheid aan documenten, van de vergunningverlening zelf tot en met A3 en A4 tekeningen en dus deels met wat waterschade. Daarbij kwam dat in een aantal gevallen meerdere vergunningen op één adres voorkwamen. In onze eerste ontsluiting waren dan meerdere dossiers op hetzelfde adres en dus in een doos opgeborgen. Dat werkt niet zo handig wanneer je later opvragingen wilt doen. Daarom hebben we bij het digitaliseren besloten om alle vergunningen met bijbehorende documenten onder aparte metadata per dossier op te slaan. Per adres had je dan in ieder geval meteen overzicht over wat daarover aan informatie met betrekking tot milieudossiers was. De test pakte prima uit en daarop zijn we het project in zijn geheel gestart.’

Communicatie en deskundigheid

Karmac regelde de logistiek en pakte de dossiers in dozen in en bracht ze over naar Lelystad voor verdere verwerking en digitalisering. Ivan: ‘Het grote voordeel van Karmac is dat ze weten waar het over gaat. Ze hebben ervaring met dit soort projecten en helpen ons ook mee na te denken over hoe we zaken nog zouden kunnen verbeteren, bijvoorbeeld op het gebied van opslag en ontsluiting. Met betrekking tot de voortgang hadden we wekelijks een overleg. De deskundigheid en de transparante manier van communiceren heeft ons zeer aangesproken. Ze hebben bij Karmac aan een paar woorden genoeg om te weten wat er moet gebeuren. Dat werkt wel erg prettig.’

Snelle doorloop ondanks corona

Ondanks dat de wereld een beetje stil stond door corona werd het project in amper drie maanden tijd afgerond – van offerte tot levering van de bestanden via een beveiligde VPN-verbinding. Ivan: ‘Het waren door corona inderdaad af en toe wel bijzondere omstandigheden, maar dat maakte voor Karmac geen verschil: met dezelfde voortvarendheid en soms wat in aangepaste vorm deden ze hun werk snel en efficiënt. Voordeel van Karmac is ook dat ze voor elke expertise een specialist in huis hebben. Die was meteen bij het overleg aanwezig wanneer daar behoefte aan was. Wanneer er al vragen over een specifiek thema waren, konden die snel worden beantwoord en konden we weer verder. Afspraken werden duidelijk en accuraat vastgelegd, zodat alle partijen wisten wat er van ze verwacht werd.’

Karmac begrijpt het belang van de informatie

Wijk bij Duurstede heeft geen gebruik gemaakt van de zogenaamde opvraagservice. Ivan: ‘Die was simpelweg niet nodig. Maar anders was die wel beschikbaar geweest. Wat betreft de kosten/baten-verhouding: die was prima. Het was vanaf begin tot eind heel helder wat zij moesten doen en van ons kregen aangeleverd en het was voor ons heel duidelijk wat de kosten waren en wat we in welke kwaliteit terug mochten verwachten. Geen onverwachte zaken of addertjes onder het gras.’

‘Wat mij als projectleider ook in positieve zin is opgevallen is de nazorg die Karmac besteedt aan haar klanten. Gewoon af en toe vragen naar het resultaat van het project: kunnen jullie met de bestanden werken? Is de transitie goed verlopen? Pakt het resultaat uit zoals we het hadden bedacht? Ze tonen oprechte interesse over hoe het project is verlopen en de resultaten. Dat lijkt logisch, maar ik heb vaak genoeg meegemaakt dat daar niet naar werd gevraagd. Dat betekent niet automatisch dat projecten daardoor fout gaan, maar het is wel prettig wanneer mensen aan de andere kant van de lijn begrijpen dat de beschikbaarheid van de informatie in de dossiers belangrijk is voor ons als gemeente om de dienstverlening op peil te houden. Dat begrijpen ze bij Karmac heel goed.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring