De Utrechtse gemeente Vijfheerenlanden heeft sinds kort de Akten Burgerlijk Stand gedigitaliseerd met partner Karmac. Daarmee kan de fusiegemeente sneller, eenvoudiger, efficiënter en vooral plaats- en tijdonafhankelijk deze documenten raadplegen en beheren.
Toen in 2019 de gemeente Vijfheerenlanden officieel tot een gemeente werd gevormd, was al duidelijk dat er iets moest gebeuren aan de beschikbaarheid van informatie. In het bijzonder hebben we het dan over de Akten Burgerijke Stand. ‘Die waren beschikbaar op drie plaatsen, namelijk de voormalige gemeentehuizen van de drie eerdere gemeenten die vanaf toen samen de gemeente Vijfheerenlanden vormden’, aldus Bas van Wijk, medewerker Beleidsuitvoering Burgerzaken. ‘In 2018 werden de drie toenmalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik ambtelijk samengevoegd. Met het idee om daar een vervolg aan te geven en ook bestuurlijk te fuseren. Dat gebeurde en jaar later, in 2019. Gezamenlijk vormen deze drie nu de gemeente Vijfheerenlanden met bij elkaar zo’n 61.500 inwoners. Dat is al flink gegroeid sinds de samenvoeging van de eerdere gemeenten. Blijkbaar zijn we een aantrekkelijke gemeente om je te vestigen. Maar het zal ook helpen dat deze gemeente nog wel wat grote bouwprojecten heeft kunnen realiseren voordat de markt vastliep.’
Een fusie van gemeenten gaat altijd gepaard met wat aanloopproblemen. Bas: ‘Aanloopproblemen is misschien een wat groot woord, maar de verschillende gemeentelijke diensten waren nog verspreid over meerdere locaties. Zo ontdekten we heel snel dat het niet goed werkbaar was dat - waar we het nu over hebben - de Akten Burgerlijke Stand verspreid waren opgeslagen over die drie voormalige gemeenten. Bovendien stonden ze ook nog op papier. Je kunt je voorstellen dat wanneer op een bepaalde locatie een document werd opgevraagd en die was dan op een van de andere locaties, dat het even duurde. Behalve de hoeveelheid tijd die dat kostte, is het simpelweg niet goed werkbaar om die informatie zo te moeten delen met mensen die erom vragen en het nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Dat moest anders kunnen.’
Bas is heel duidelijk over de noodzaak van digitalisering in een organisatie die net na een samenvoeging zit: ‘Wanneer je zoals wij als fusiegemeente toch (deels in ieder geval) een decentrale dienstverlening wilt handhaven, is daar uiteraard veel voor te zeggen. Dan moet je echter stappen zetten in digitalisering. Je kunt niet steeds papier heen en weer blijven schuiven. Dat duurt te lang, werkt fouten in de hand en er komt een moment dat documenten zoek kunnen raken. Dat is hooguit een kwestie van tijd. Al snel kwam de vraag vanuit de Beleidsmedewerkers Burgerzaken om de Akten Burgerlijke Stand te digitaliseren. Dat zijn alle documenten van een ingeschreven inwoner die betrekking hebben op geboorte, huwelijk, scheiding, overlijden, naamswijzigingen, etc. Rechtsfeiten die worden vastgelegd in authentieke akten. Dat zijn overigens documenten die nog behoorlijk vaak worden opgevraagd. Het gaat namelijk om alle ‘levensgebeurtenissen’ die in een bepaalde gemeente hebben plaatsgevonden, in dit geval dus Vijfheerenlanden met als voorganger de drie afzonderlijke gemeenten. Wil je in staat zijn om plaats- en tijdonafhankelijk te werken dan moet je zorgen dat de informatie die je nodig hebt voor dat werk snel en overal beschikbaar is. In het juiste formaat, veilig, vertrouwelijk en in lijn met alle randvoorwaarden die gelden voor dit type persoonlijke documenten. Dat lukt eigenlijk alleen als het digitaal is.’
Het verzoek was duidelijk, maar daarmee is het nog niet meteen een lopend project. Bas: ‘Bij zo’n fusietraject moeten veel zaken worden geharmoniseerd en dat kost tijd. Het een is daarbij urgenter dan het ander, en dit project stond niet helemaal bovenaan de lijst. In 2020 zouden we het al opstarten, maar door corona waren er andere prioriteiten, begrijpelijk. Echter, diezelfde coronaperikelen maakten wel meteen duidelijk hoe belangrijk het is dat je plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken. We zaten ineens allemaal vanuit huis te werken en niet alles was even goed beschikbaar. De urgentie werd daarmee wat groter om aan digitalisering te gaan werken. Zo kent een crisis ook zijn goede kanten.’
Op zoek dus naar een digitaliseringspartner. Bas: ‘We kwamen al vrij snel op Karmac uit. Zij zijn heel actief in de markt voor Burgerzaken, tonen zich op congressen en evenementen, kennen de materie en het gesprek kwam tussen ons en Karmac al snel op gang.’
Het ging om een flink project, ergens richting de 100.000 documenten, licht Bas toe. Het ging om ruim 48.000 geboorteakten, ruim 23.000 scheidings-/huwelijksakten en circa 13.500 overlijdensakten. Bas: ‘Karmac kwam na een intakegesprek en -bezoek al snel met een goed doordacht draaiboek. Bij die intake kwamen allerlei vragen aan de hand van een checklist naar boven: hoe ziet het archief eruit, wat zit er in, wat hebben we nodig? Maar ook zaken als ‘wat kunnen we van elkaar verwachten’ werden niet onbesproken gelaten. Dat vind ik wel sterk, verwachtingen over en weer naar elkaar duidelijk uitspreken maakt een goede en effectieve samenwerking een stuk makkelijker. Wij hadden uiteraard ook onze wensen, bijvoorbeeld over de metadata zodat we de bestanden later in ons Burgerzaken-systeem van Centric goed zouden kunnen terugvinden. Dat is misschien niet meteen spannend, maar het is wel cruciaal dat die data correct worden meegegeven om zo die documenten snel en efficiënt te kunnen terugvinden.’
De meest actuele en dynamische data - de besloten data dus - moesten in het gemeenteportaal beschikbaar kunnen worden gesteld, de oudere documenten moesten via het documentair informatiesysteem van Centric kunnen worden beheerd en geraadpleegd. Uiteraard alleen door de mensen die daartoe bevoegd zijn. Daarnaast is een deel dat naar het statisch archief gaat. Dat is openbaar na verloop van de termijnen voor de diverse typen documenten. Bas: ‘De digitalisering was vooral bedoeld voor de documenten die voor onze eigen organisatie beschikbaar moeten zijn om mensen snel en goed te kunnen helpen wanneer ze die informatie opvragen.’
Karmac gaf direct het vertrouwen dat het goed zou komen. Bas: ‘Niet alleen door de duidelijkheid die ze vooraf schetsten, maar ook door de pragmatische en deskundige aanpak van het hele project. Van het transport van de documenten naar en van Lelystad tot en met het aanleveren van de geschikte bestanden voor de ontsluiting en het beheer van de digitale akten. Dit type documenten wordt geregeld opgevraagd, daarom waren we erg blij met de opvraagservice die Karmac bood. Wanneer er documenten nodig waren die al naar Lelystad waren, konden we die tussentijds opvragen. Dan kregen we heel snel een werk-pdf die we zelf konden omvormen naar een akte, zodat we onze dienstverlening op peil konden houden. Dat is tijdens het project zeker wel zo’n 30 tot 40 keer gedaan. Ook dat getuigt van een praktische aanpak van Karmac: tijdens zo’n digitaliseringsproject staat het dagelijkse werk nu eenmaal niet stil.’
‘Karmac heeft een laagdrempelige aanpak. Daarmee bedoel ik dat ze heel benaderbaar zijn. Ze communiceren goed zodat je weet wat er gebeurt en waarom iets wel of niet is gedaan. Ze zijn goed bereikbaar, hebben goede en deskundige contacten, kortom, ze zijn helemaal ‘in control’. De controle van de data gaf aan dat er echt een minimaal deel van de documenten met een niet complete set metadata is aangeleverd. Maar dat is echt minimaal, veel minder dan we hadden verwacht. Daarmee gaf Karmac ons ook het gevoel dat we ‘in control’ zijn. Dat is heel prettig’, aldus Bas. ‘Karmac zit strak op de begeleiding, maar is tegelijk soepel en zakelijk.’
‘We hebben grote stappen gezet met dit digitaliseringsproject, dankzij Karmac. De aanwas van nieuwe documenten die er nu maandelijks/jaarlijks bij komen doen we in eigen beheer. Dat is goed te doen’, aldus Bas tot slot. ‘Het fundament is echter samen met Karmac gelegd.’