In een zogenaamd dossier eerste inschrijving worden documenten die de afkomst en identiteit van een persoon bepalen vastgelegd. Dit dossier is wettelijk verplicht voor mensen die naar Nederland willen verhuizen om zich hier te vestigen. Die documenten rond de eerste inschrijving blijven in de gemeente waar dat heeft plaatsgevonden. Om het inzien van die informatie makkelijker te maken heeft de gemeente Amstelveen ze laten digitaliseren met partner Karmac.
Voor iedereen van buitn Nederland die voor het eerst hier komt wonen wordt een dossier eerste inschrijving aangemaakt. In dat dossier zitten allerlei documenten die de herkomst en achtergrond van deze persoon bevestigen. Een deel van dat dossier blijft altijd bij de gemeente waar die eerste inschrijving is gedaan. ‘Voor raadpleging en/of voor uitwisseling van gegevens met andere gemeenten moest steeds het papieren dossier erbij gehaald worden’, aldus Priscilla Russel, Consulent Burgerzaken bij de gemeente Amstelveen. ‘Digitale beschikbaarheid van die informatie is veel praktischer, vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een betrouwbare en ervaren digitaliseringspartner. Dat werd Karmac.’
In Nederlandse gemeenten worden in de Basisregistratie Personen de gegevens van de inwoners van die gemeente bijgehouden. Priscilla: ‘Die documenten blijven vervolgens binnen de gemeente waar dat rechtsfeit zich heeft voorgedaan. Neem bijvoorbeeld zo’n eerste inschrijving. Die doe je bij die bepaalde gemeente waar je aankomt en je je wilt vestigen. Om de inschrijving te kunnen doen, moeten allerlei gegevens/documenten worden opgevraagd en gecontroleerd: over geboorte, huwelijk, scheiding, etc. Die moeten in veel gevallen dan uit het buitenland komen. Vervolgens blijft alle documentatie met betrekking tot die eerste inschrijving bij de gemeente waar je die inschrijving doet. Van alles wat er aan documenten in het dossier aanwezig is, wordt een zogenaamde Persoonslijst gemaakt. Die wordt bijgehouden door Burgerzaken. Het komt voor dat bijvoorbeeld nabestaanden, familie, genealogisch onderzoekers of misschien een andere gemeente iets over (de herkomst van) een persoon willen weten of documenten (in kopie) nodig hebben. De raadpleging daarvan was voor onze medewerkers Burgerzaken altijd arbeidsintensief. Die dossiers bestonden namelijk alleen op papier. Elke vraag betekende dus een gang naar het archief, zoeken naar het dossier, de specifieke gevraagde informatie in het dossier zoeken, eventueel kopieën van een document maken en dat vervolgens afleveren bij of opsturen naar degene die erom vraagt. Tijdrovend en inefficiënt.’
Nu is de gemeente Amstelveen al langere tijd behoorlijk actief met digitalisering, dus de oplossing lag voor de hand: deze documenten digitaal beschikbaar maken. Priscilla: ‘Het betreft hier uiterst gevoelige persoonlijke documenten en gegevens. Veiligheid en betrouwbaarheid, zowel van het hele digitaliseringsproces als van het resultaat ervan, waren voor ons cruciaal. De toegang tot die documenten is beperkt tot een kleine groep gebruikers. Ook wanneer het digitale informatie betreft, moet die kunnen worden afgeschermd tegen onbevoegde ogen. Een dossier eerste inschrijving moet maar liefst 110 jaar bewaard blijven. Dat worden in de loop der jaren dus heel veel documenten. Digitalisering van (in ieder geval een deel van die) documenten zou daarom een verlichting van werkzaamheden rondom raadplegingen betekenen. Waar we extra aandacht voor wilden bij de digitalisering was dat documenten archiefwaardig - dus volgens de gestelde specifieke technische richtlijnen - en voor langdurige opslag geschikt en digitaal beschikbaar zouden worden gemaakt. Binnen de gemeente maken we gebruik van een documentair informatiesysteem waar de documenten in moesten kunnen worden geraadpleegd en volgens de richtlijnen beheerd en bewaard. Er waren dus echt heel strikte eisen gesteld aan deze digitalisering.’
Het idee was om alle dossiers vanaf 1995 te digitaliseren. Priscilla: ‘We hebben ervoor gekozen om te beginnen met de meest recente dossiers, die van 2021 en 2022. Dat zijn de gegevens waar de meeste vraag naar is en waar we dus het meeste werk aan hebben. Niet dat we dagelijks uren bezig zijn met het opzoeken en reproduceren van deze gegevens, maar er wordt toch wel heel frequent gebruik van gemaakt. Bij elkaar ging het om ongeveer zo’n 200 dozen met documenten.’
Karmac kwam op de radar doordat ze al eerder een project met de afdeling Burgerzaken had gedaan. Priscilla: ‘We zochten naar een partij die ons begreep, die de problematiek begreep en die in staat was deze informatie vertrouwelijk en veilig te vervoeren, te verwerken. Bovendien moesten ze in staat zijn de bestanden in het gevraagde formaat aan te leveren. Karmac kon aan al die eisen voldoen. Zij kwamen langs om ter plaatse te inventariseren hoe de dossiers waren samengesteld en welke bijzonderheden er waren - tweezijdig, enkelzijdig, nietjes, geen nietjes - en wat de kwaliteit van de dossiers was. Zij maakten vervolgens een Plan van Aanpak waarin alles werd beschreven: van transport van de dozen met documenten naar Lelystad (en weer terug) tot en met de terug te leveren digitale bestanden. Perfect!’
Nu de eerste jaargangen zijn gedigitaliseerd profiteert Amstelveen van de veel grotere efficiency bij opvragingen. Priscilla: ‘We hebben de papieren documenten nog niet vernietigd. Daar kijkt de afdeling Archiefzaken nog naar, want dat zou pas mogen als je helemaal voldoet aan het Vervangingsbesluit. Zover zijn we nog niet, maar voor onze medewerkers is het werk een stuk makkelijker geworden. Wanneer nu iemand aan de balie staat met een vraag kunnen we die veel sneller helpen. Hoewel het alleen gaat om de laatste jaren die zijn gedigitaliseerd, scheelt het nu al veel moeite en de kwaliteit van de dienstverlening naar de burgers en collega-gemeenten is hier dus heel erg bij gebaat.’
Tijdens de periode dat dossiers naar Lelystad waren kon Amstelveen gebruik maken van de zogenaamde opvraagservice die Karmac biedt. ‘Dat hebben we een aantal keer gedaan. In veel gevallen gaat het niet om grote spoed en als we dan de gevraagde documenten binnen 48 uur als digitaal bestand (als een certified pdf) hebben, zijn wij daar heel tevreden mee. Het moet toch tijdens een lopend proces plaatsvinden, dus dat we het niet per ommegaande hebben begrijpen we. Wij maakten in die periode onze klanten overigens meteen duidelijk dat het wellicht iets langer kon duren in verband met de lopende digitalisering. Dat was nooit een probleem’, aldus Priscilla. ‘Dat die service er was, was wel heel prettig. Wij hoefden in ieder geval geen nee te verkopen.’
Terugkijkend kan Priscilla alleen maar lovend spreken over de inzet en deskundigheid van Karmac. ‘Ze werken heel gestructureerd, maken een strak plan van aanpak en communiceren heel goed. Dat werkt erg prettig en maakt de samenwerking een stuk eenvoudiger. Ons bezoek aan Lelystad maakte ons ook duidelijk dat er bij zo’n project meer komt kijken dan een stapel documenten door een scanner voeren. Het toonde ook hoe lastig het is als er bijvoorbeeld af en toe een dubbelzijdig beschreven document of een document met nietje tussen zit… Karmac is een uiterst professionele partner die weet waar ze mee bezig zijn. Het idee is wel om verder te gaan met de andere jaargangen, maar daar gaan wij als Burgerzaken niet over.’