Gemeente Neder-Betuwe digitaliseert aktes burgerlijke stand met Karmac

Inktvraat eerste aanleiding, maar digitalisering mooie extra winst:

Inktvraat was de eerste aanleiding om het project te starten. De digitalisering van de aktes van de burgerlijke stand van de fusiegemeente Neder-Betuwe bracht echter veel extra voordeel. Digitaliseringsexpert Karmac hielp de gemeente deze stap te zetten.

Neder-Betuwe is de gemeente die ontstond op 1 januari 2002 door de fusie van de gemeenten Dodewaard, Echteld en Kesteren. Tussen 1 januari 2002 en 1 april 2003 heette deze fusiegemeente Kesteren. Later is de naam veranderd in gemeente Neder-Betuwe. In totaal wonen er zo’n 25.000 inwoners en beslaat de gemeente zo’n 70 vierkante kilometer.

Saskia van Eldijk is medewerker Backoffice Gemeentewinkel bij de gemeente Neder-Betuwe: ‘Bij zo’n fusiegemeente moeten allerlei praktische zaken ineen geschoven worden. Dat was bij ons niet anders. Echter, de aanleiding voor het digitaliseren van de aktes van de burgerlijke stand was een veel banalere: door inktvraat dreigde op termijn een deel van de papieren aktes onleesbaar te worden.’

Inktvraat tast aktes aan

Inktvraat kan optreden in teksten die geschreven zijn met een specifieke ijzerhoudende inkt. Het ijzersulfaat in de inkt veroorzaakt een chemisch proces dat papier aantast. Belangrijke factoren zijn vocht, zuur en oxidatie. In een bepaalde periode is veel gebruik gemaakt van dit soort inkt en inktvraat komt dus wel vaker voor. De eerste tekenen van inktvraat zijn het uitwaaieren van de inkt buiten de geschreven of getekende lijnen. De inkt kan ook verkleuren, van (licht)bruin tot bijna zwart. Saskia: ‘Het was duidelijk dat we iets moesten doen om ook voor de langere termijn die aktes van de burgerlijke stand zeker te stellen.’

Geen prioriteit

‘Dat van die inktvraat hadden we in een eerdere fase al geconstateerd, maar op dat moment werd nog geen prioriteit aan het fenomeen gegeven. Bezuinigingen in de budgetten zorgden er destijds voor dat het project vooruitgeschoven werd.’ Maar uitstel werd geen afstel.

Behoefte aan digitalisering

De behoefte aan digitalisering nam namelijk zienderogen toe. Saskia: ‘Wij zijn voortdurend bezig met het verbeteren van onze dienstverlening. Het was voor iedereen helder dat digitalisering daarin een belangrijke rol zou moeten spelen. De werkbaarheid van een papieren archief met daarin opgeslagen alle aktes van de burgerlijke stand is niet groot. Medewerkers moesten voor opvragingen naar het archief in de kelder. Per jaar gaat het dan om ruim 200 opvragingen. Dat lijkt misschien niet zo veel, maar als je daarvoor steeds echt fysiek actie moet ondernemen om naar een kelder te gaan, papieren te doorzoeken en vervolgens een kopie maken, is dat heel bewerkelijk. En ook niet zo klantvriendelijk. Dat kon naar ons idee veel beter en efficiënter met een gedigitaliseerd bestand.’

Efficiënter en voordeliger

Jan Stutvoet is senior medewerker DIV bij de gemeente Neder-Betuwe en hij was net als Saskia direct betrokken bij het project. ‘Behalve de traagheid in verwerking zou het op termijn ook makkelijker worden voor de overbrenging van de aktes naar het regionaal archief’, laat Jan weten. ‘In ieder geval is het nu meteen al beter handelbaar. Het zijn vaak dikke ingebonden akten en om van één akte daaruit een kopie te maken is zeer lastig. Bovendien, met het digitaliseren van deze aktes borg je deze voor de toekomst en vergroot je de efficiency voor het opvragen van zulke aktes enorm. De zoekfuncties werken uitstekend en binnen een seconde staat de gezochte akte op het scherm.’

Groen licht van college

In het eerste contact met de NVVB (Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken) over de inktvraat kwam Karmac in beeld. Saskia: ‘Toen hebben we al met Karmac  om tafel gezeten en gevraagd wat de impact zou zijn - zowel qua organisatie, verwerking als qua kosten - van het digitaliseren van deze aktes. Maar, zoals al aangegeven, het project kreeg nog geen prioriteit. In een latere fase, toen de behoefte aan en voordelen van digitalisering naar voren kwamen, kregen we wel groen licht van het college.’

Snelle afhandeling

Jan: ‘Logistiek was het best een uitdaging om die aktes naar en van Lelystad (waar Karmac zit) te transporteren. Maar Karmac liet zien dat het een uiterst professionele organisatie is met deskundige mensen die weten hoe het werkt. En die ook weten hoe ze dit soort klussen moeten aanpakken. Er was wekelijks contact over de stand van zaken en het verloop van het project. Tussentijdse opvragingen van aktes die dan al bij Karmac waren, werden snel afgehandeld. Zij maakten een scan van de akte en via een beveiligde lijn werden de digitale bestanden overgestuurd naar ons. Deze service verliep uitstekend en vaak dezelfde dag als de opvraging kwam de akte al binnen. Op deze manier kon de dienstverlening aan onze burgers gewoon doorgaan.’

Soepele samenwerking

‘De hele afstemming, het overleg, de kwaliteit en de duidelijkheid in de communicatie zijn heel goed bevallen’, aldus Saskia. ‘De snelle respons als er vragen waren, de flexibiliteit, het verliep allemaal erg soepel. Als er al eens een keer iets was, werd het direct opgelost. Dat vind ik erg prettig samenwerken.’

In het zaaksysteem

Inmiddels zijn alle gedigitaliseerde bestanden via een beveiligde server aangeleverd en inclusief de indexen ingelezen in het zaaksysteem JOIN. Het jaar 2021 zal rond maart 2022 ook volledig zijn ingevoerd. Daarna wordt eens per jaar de aanwas bijgewerkt. In totaal heeft het project zo’n acht weken doorlooptijd gehad. Saskia: ‘Nu kunnen de daartoe bevoegde medewerkers de aktes digitaal opvragen en er een print van maken, zonder dat ze naar de kelder moeten om die aktes te zoeken en te reproduceren. De gebruikers zijn daarom heel blij met de nieuwe situatie.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2021 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring