Gemeente Schouwen-Duiveland maakt stappen naar volledig digitaal bouwarchief

Werken met Karmac voelde als werken met gelijkwaardig partner:

Samen met digitaliseringspartner Karmac heeft de Zeeuwse gemeente Schouwen-Duiveland de bouwdossiers van de kernen Zierikzee en Burgh-Haamstede verder gedigitaliseerd. Dat wil zeggen, de tekeningen en de vergunningen zijn nu volledig digitaal beschikbaar. Dat scheelt tijd, geld, biedt de inwoners de service die ze mogen verwachten van hun gemeente en past helemaal in de manier van werken die de gemeente voorstaat: digitaal.

De  bestaat uit een groot aantal kernen op het gelijknamige eiland in de Provincie Zeeland. In 1997 is de gemeente gevormd uit Brouwershaven, Bruinisse, Duiveland, Middenschouwen, Westerschouwen en Zierikzee.

Uitbesteden waar het kan

Jeroen Dirksen is coördinator Vergunningverlening en (mede) verantwoordelijk voor de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de informatie die zich in bijvoorbeeld de bouwdossiers bevindt: ‘Binnen de gemeente Schouwen-Duiveland hebben we de strategie om taken uit te besteden die niet direct binnen onze kerncompetenties vallen. We zijn maar een kleine gemeente en dan is het juist belangrijk om de regie te houden en je minder met de daadwerkelijke uitvoering bezig te houden.’

Duidelijkheid en uniformiteit

‘Bij de overgang van de waardebepaling - en dus de WOZ-aanslag - van een gebouw in m3 naar m2 wordt een bepaalde omrekenmethode gehanteerd. Die omrekenmethode is echter niet een-op-een door de gemeente Schouwen-Duiveland gebruikt. Jeroen: ‘Bij de implementatie van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) wordt uitgegaan van de m3 uit de WOZ en die zijn omgerekend met een conversietabel. Nu de WOZ-aanslag op basis van de m2 uit de BAG wordt opgelegd hebben we de m2 gecontroleerd om zo tot de juiste conclusies te komen en dus de juiste aanslag.’

Voor een belangrijk deel wordt daarvoor de informatie over een gebouw gebruikt uit de betreffende bouwdossiers. De belastingaanslag moet kloppen, dat willen wij, dat wil de ontvanger. Het moet bovendien uniform en duidelijk zijn. Om die overgang te vergemakkelijken en de kwaliteit van de waardebepaling te borgen hebben we alle bouwdossiers gelicht en bekeken of alles aanwezig was en makkelijk – dus digitaal - beschikbaar. Ook voor de burgers die de informatie over hun pand(en) willen raadplegen. We zijn als gemeente een dienstverlenende organisatie en dan moet dergelijke service snel en eenvoudig voor de ingezetenen beschikbaar zijn. Dat lukt echter alleen als alles wat je nodig hebt digitaal beschikbaar is.’

Gelijkwaardige partner

Een deel van de digitalisering van tekeningen en vergunningen heeft de gemeente nog wel zelf gedaan. Er ontstond echter een moment dat de capaciteit niet meer toereikend was om de klus snel en goed te doen. Jeroen: ‘Daarvoor zochten we een digitaliseringspartner. Een uitvraag in de markt leverde een aantal reacties op. Van de partijen die reageerden nam Karmac als enige zelf het initiatief om direct contact met ons te zoeken en vragen te stellen over het project. Dat sprak ons meteen al aan, want bij die uitvraag hadden we ook aangegeven dat wij het wenselijk vonden dat we graag in zee zouden willen gaan met een gelijkwaardige partner; een partij die ons ook verder kon adviseren. Karmac was vanaf het begin betrokken en geïnteresseerd om mee te denken en zo het verwerkingsproces te optimaliseren. Dat was voor ons wel een van de doorslaggevende factoren om met Karmac in zee te gaan: we hadden het gevoel hier als gelijkwaardig partners aan tafel te zitten. ’

Eerste kernen zelf gedaan

Van de andere kernen had de gemeente zelf de digitalisering van de bouwdossiers gedaan. Jeroen: ‘Dat verliep prima, maar we kwamen in een fase met een capaciteitsprobleem. Daarom wilden we de dossiers voor die laatste twee grotere kernen – in totaal zo’n 7600 dossiers - door een specialist laten doen. Om zo toch snel en met de juiste kwaliteit deze informatie digitaal beschikbaar te hebben.’

Kwaliteit service handhaven

Het voordeel voor Karmac was wel dat ze te maken hadden met een gesprekspartner die ook goed op de hoogte was van de (on)mogelijkheden bij het digitaliseren van tekeningen en vergunningen. Dus de taken konden snel worden afgestemd. Jeroen: ‘Het gaat om dossiers die niet dagelijks meermalen worden geraadpleegd. Op het moment dat de vergunningen en de bijbehorende tekeningen waren gelicht en naar Karmac waren getransporteerd zouden we in geval het nodig was gebruik hebben kunnen maken van hun ‘opvraagservice’. Dan zou een tekening en/of vergunning direct gedigitaliseerd worden en naar ons verstuurd. Dat bleek in deze periode niet nodig, maar het is wel prettig om te weten dat er een soort van back-up is, om toch de juiste kwaliteit service naar onze burgers te kunnen blijven bieden.’

Veel ervaring en deskundigheid

De ervaring met en deskundigheid van Karmac in dit specifieke type digitaliseringsprojecten maakt dat de inrichting van het verwerkingsproces flexibel en toch heel duidelijk en strak is. Jeroen: ‘Dat betekent ook dat het voor ons qua kosten goed beheersbaar blijft. Karmac is professioneel, deskundig en betrokken; ze weten heel goed waarover ze het hebben. Vanaf het moment dat wij zelf de dossiers hadden gelicht en hadden bepaald wat moest worden gescand en gemetadateerd verliep het proces als een geoliede machine: van aanlevering tot aflevering. De dossiers zijn in twee tranches aangeleverd en verwerkt, met een totale doorlooptijd van ongeveer een maand of twee, tweeëneenhalf. Aan de voorkant was het voor ons als gemeente iets meer werk dan wanneer we de dossiers gewoon in zijn geheel naar Karmac hadden laten overbrengen. Deze aanpak betekende echter wel dat het verwerkingsproces een stuk sneller verliep, met bijvoorbeeld een veel kortere testfase en toch een kwalitatief hoogwaardig resultaat. Het digitaliseringsproces, inclusief de koppeling van de gescande bestanden met de bijbehorende metadata, verliep in feite hetzelfde als wanneer we het zelf zouden hebben gedaan. Dus ook bij onze organisatie waren alle stappen goed op elkaar afgestemd.’

Laagdrempelig, professioneel, proactief

Terugkijkend op het project is Jeroen Dirksen heel tevreden: ‘Als ik aan Karmac denk, denk ik aan een organisatie die laagdrempelig is, professioneel en proactief. Het is een uiterst prettige partner om mee samen te werken en een partij die niet alleen voor zichzelf maar juist ook voor haar klant het beste resultaat nastreeft.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring