De nood was hoog bij de gemeente Soest. Talloze aktes van de Burgerlijke stand dreigden onleesbaar en dus onbruikbaar te worden als gevolg van inktvraat. De enige remedie is dan: digitaliseren, en snel ook. Soest schakelde daarbij de kennis en expertise in van Karmac Informatie & Innovatie.
De conclusie was duidelijk, stelt Primla Jaipal. Zij is kwaliteitsmedewerker Burgerzaken bij de gemeente Soest en deed onderzoek naar de staat van de registers met daarin de akten van de Burgerlijke Stand. Vele documenten waren door inktvraat in een belabberde staat geraakt. “Je ziet uitgelopen letters, letters die inderdaad geheel zijn weggevreten of die doordrukken op de achterkant en zo ook schade toebrengen op de volgende pagina. Blauwe en zwarte inkt die door elkaar heen lopen. Kortom, vele schadelijke effecten die er onherroepelijk toe zouden leiden dat akten onleesbaar zouden worden. Misschien niet meteen morgen, maar wel binnen afzienbare termijn. En dat kun je je als gemeente niet veroorloven. Dit soort registraties behoort tot de kerntaken van de overheid”, vertelt Primla Jaipal.
En zoals het gaat bij gemeenten wordt er een adviesnota geschreven waarin nut en noodzaak van digitalisering van de akten helder verwoord wordt. “We hebben echt veel gebonden akteboeken onderzocht, dus we wisten waar we het over hadden.” Dit gebeurde al in 2009, maar destijds kon de gemeente nog geen budgetten vrijmaken voor een digitaliseringsslag. Het was lange tijd onduidelijk wie er voor de kosten van inktvraat moest opdraaien, want we hebben het over een landelijk probleem.
De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) heeft lange tijd geprobeerd het ministerie van Veiligheid en Justitie ervan te overtuigen dat gemeenten die kosten maken voor het veilig stellen van de akten met inktvraat, financieel gecompenseerd moeten worden door het ministerie. Een logische gedachtegang gezien het feit dat gemeenten deze akten hebben opgesteld conform de eisen die het ministerie heeft opgesteld. Het ministerie kwam echter niet over de brug.
In 2017 werd het menens: de gemeente Soest startte met een werkgroep die het digitaliseren van de aangetaste akten ging voorbereiden. Het ging om de volgende akten:
Na 1990 ging de gemeente Soest over op losbladige registerboeken en werden er andere materialen gebruikt. Er is dus vanaf die periode geen sprake meer van inktvraat.
De werkgroep inventariseerde onder andere de zoektermen en beschreef het proces zoals zij de akten in digitale vorm wilden terugvinden. Tevens werd in kaart gebracht hoe de koppeling met het document management systeem Verseon gerealiseerd moest worden. “Tegelijkertijd startten we de gesprekken met Karmac. We hadden in een eerder stadium al contact gehad na een ontmoeting op een vakbeurs”, vertelt Jaipal. “We hebben veel baat gehad bij het advies van Karmac, ook in het voortraject.”
De gemeente Soest koos voor de services van Karmac mede vanwege de ervaring die het bedrijf uit Lelystad heeft met het digitaliseren van akten voor gemeenten. Bij Karmac is digitaliseren meer dan alleen scannen. Denk ook aan het toekennen van metadata, het splitsen van bladzijden waarop meer dan één akte vermeld staat en het realiseren met koppelingen, bijvoorbeeld met het GBA en in het geval van de gemeente Soest met Verseon. Wat in deze casus ook van belang is, is het feit dat vlekken of andere afwijkingen ten gevolge van de inktvraat worden verwijderd. De output bestaat louter uit ‘schone’ akten, die direct vanuit de primaire systemen van de gemeente kunnen worden aangeroepen en verwerkt.
In het geval van de gemeente Soest ging het om ingebonden akten. Deze worden door Karmac gescand op zogeheten ‘boekenwip-systemen’, waarbij de boekenwip ervoor zorgt dat de originele band niet beschadigd raakt en de bovenzijde vlak ligt. Daarmee worden kwalitatief hoogwaardige scans gemaakt, zonder dat de originelen beschadigd worden. Dit is exact waar Primla Jaipal naar op zoek was. “We zijn zeer tevreden over de samenwerking met Karmac; de kwaliteit van de scans is uitstekend. We hebben na het project een testperiode gebruikt voor het finetunen. Er zijn enkele kleine issues opgepakt, die de kwaliteit nog verder hebben verbeterd. Met één druk op de knop kunnen wij en al onze collega’s van Burgerzaken bij de bestanden. We hebben de akten nu niet alleen veilig gesteld voor de toekomst. Maar we kunnen ook veel efficiënter werken. En ook dat komt weer ten goede aan de burger. Daar draait het uiteindelijk om.”
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.