Omdat Groenendijk Onderwijs Administratie de personeelsadministratie beheert van verschillende onderwijsinstellingen zat er veel verschil in de personeelsdossiers. Toch lukte het Karmac Informatie & Innovatie om de personeelsdossiers grotendeels automatisch te digitaliseren, op zo’n manier dat Groenendijk blijft voldoen aan wet- en regelgeving.
Administratiekantoor Groenendijk Onderwijs Administratie ondersteunt de bedrijfsvoering in het primair onderwijs, het voortgezet onderwijs, samenwerkingsverbanden en organisaties voor kinderopvang en peuterspeelzalen. Met een staf van ongeveer honderd medewerkers verzorgt de organisatie de personeels- en salarisadministratie van tienduizend medewerkers bij deze instellingen.
Voor Groenendijk was de digitalisering van de personeelsdossiers noodzakelijk, vertelt Sayed Nasibdar. Hij is algemeen manager bij Karmac, de leverancier die de personeelsdossiers digitaliseerde. “Groenendijk doet het werk met relatief weinig mensen. Ze moeten zo mean en lean mogelijk werken om het met honderd werknemers te kunnen doen.”
Karmac werd door Groenendijk ingeschakeld om de tienduizend personeelsdossiers te digitaliseren, te verrijken en digitaal beschikbaar te stellen in Raet Personeelsdossier Online, het personeelsinformatiesysteem waar Groenendijk mee werkt. Dat was een uitdagende klus, zegt Nasibdar. Nadat Groenendijk een aantal testdossiers aanleverde, bleek dat geen enkel dossier hetzelfde was. “We hebben daarom speciaal voor deze opdracht documentherkenningssoftware ontwikkeld. Deze software herkent aan unieke sleutelwoorden waar een document moet worden weggezet. Zo konden we ruim 65 procent van alle documenten automatisch herkennen en verwerken.” Groenendijk had nog 95 procent van de dossiers op papier.
De documenten werden zo gescand dat echtheidskenmerken bleven behouden. Denk bijvoorbeeld aan de Verklaring Omtrent Gedrag, zegt Nasibdar. “Daar zit altijd een watermerk in. Als we dat document op een normale manier zouden scannen, bijvoorbeeld in zwart/wit of grijstinten, dan wordt dat een slecht leesbaar document met grijze vlekken. Dan treedt er kwaliteitsverlies op, de scan wordt slechter dan het originele document. Door het watermerk komt er een waas over het document te staan. Daarmee verliest het document zijn betrouwbaarheid en waarde.” Groendijk zou in deze situatie nog een papieren archief moeten behouden. Karmac heeft met verschillende instanties contact gezocht en gevraagd of het voor Groenendijk nog nodig was een papieren archief te behouden. “Als dossiers binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn – bijvoorbeeld door de belastingdienst – en alle echtheidskenmerken een-op-een zijn overgenomen dan geven de instanties toestemming voor een volledig digitaal archief.”
Nasibdar is er vooral trots op dat een groot deel van de dossiers automatisch gedigitaliseerd is, ondanks de grote verschillen in de dossiers. “In personeelsdossiers komen allerlei verschillende documenten voor, niet alleen contracten maar ook sollicitatiebrieven of cv’s. Dat zijn allerlei documenten die geen vast formaat hebben. Onze software kon in eerste instantie alleen maar documenten herkennen die een vast formaat hebben, aan de hand van sjablonen. Dat was hier niet toepasbaar. Voor Groenendijk hebben we software gemaakt die de documenten leest en zoekt naar bepaalde kenmerken of woorden.”
De digitaliseringsoperatie duurde acht weken en werd uitgevoerd in de schoolvakantie. “Groenendijk verwacht binnen twee jaar de kosten van de digitaliseringsoperatie te hebben terugverdiend.” Die tijd zit in twee zaken, zegt Nasibdar. “Dat zijn de personeelskosten aan kant van Groenendijk die minder vaak vragen van klanten, en ook aan de klantkant levert het tijdwinst op. Zij zijn veel minder tijd kwijt aan het opzoeken van bepaalde documenten.”
Klanten kunnen nu namelijk zelf hun dossiers bekijken. Ze hoeven niet meer te bellen naar Groenendijk om informatie op te vragen en kunnen op ieder gewenst moment van de dag informatie opzoeken in de digitale dossiers. Dit scheelt aan beide kanten veel tijd en geld. “Waar voorheen – als de accountant langs kwam – de papieren dossiers doorzocht moesten worden op loonbelastingverklaringen of VOG-verklaringen, kan nu binnen vijf minuten een volledige rapportage worden opgeroepen.”
Om documenten in de toekomst te blijven digitaliseren, heeft Groenendijk ook gekozen voor de ‘Scan-to-Karmac’-oplossing. Zo kan het kantoor in één keer een grote hoeveelheid nieuwe documenten inscannen en naar Karmac sturen. Vervolgens gaan ook de nieuwe documenten door de herkenningssoftware van Karmac, waarna de digitale documenten binnen vierentwintig uur, verrijkt door Karmac, worden teruggestuurd naar en verwerkt in het Raet-personeelsinformatiesysteem van Groenendijk.
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Of wilt u een ander type administratie laten digitaliseren door Karmac? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.