De gemeente Eindhoven besloot recentelijk de complete administratie van 30 jaar archeologisch onderzoek te digitaliseren. In de eerste plaats om de waardevolle documenten duurzaam te kunnen bewaren. En in de tweede plaats om dit onderdeel van het cultureel erfgoed meer zichtbaar en openbaar te maken en hier beleid op te kunnen maken. Karmac Informatie & Innovatie tekende voor deze opmerkelijke digitaliseringsoperatie.
Peter de Boer is sinds 1 april 2020 stadsarcheoloog van de gemeente Eindhoven. Hij nam toen het stokje over van Nico Arts, een bekende naam in archeologische kringen. Arts heeft in de lange tijd dat hij in de Lichtstad werkzaam was veel archeologisch onderzoek zelf uitgevoerd samen met het team Erfgoed. De laatste jaren wordt dit zeer gespecialiseerde werk uitbesteed aan gecertificeerde bureaus die nauw samenwerken met gemeenten. Het verrichten van onderzoek in de ondergrond en het uitvoeren van opgravingen is namelijk aan allerlei wet- en regelgeving gebonden. Wie in de grond iets wil veranderen, moet hier rekening mee houden; of het nu gaat om particulieren, bedrijven of de gemeente zelf.
Dat betekent onder andere dat vondsten veilig gesteld moeten worden en dat de beschrijving van de sporen en de vondsten accuraat moet zijn. Deze rapportage dient te worden overgedragen, een plicht die geldt sinds 2006. Voor die tijd hing de mate waarin vondsten werden bewaard en geregistreerd af van praktische argumenten. Dat komt erop neer dat archeologisch onderzoek doorgaans alleen plaatsvond als er tijd voor was en geld.
De fysieke objecten die uit de bodem komen, worden allemaal bewaard in een archeologisch depot dat Eindhoven deelt met buurgemeente Helmond. Ook de bijbehorende papieren administratie is opgeslagen. Het gaat voor Eindhoven om circa 580 ordners die zo’n 30 jaar onderzoek beslaan. Er is weinig aanwas meer, gezien het feit dat vandaag de dag de rapportage en administratie van vondsten en sporen vrijwel volledig digitaal plaatsvinden. Om verschillende redenen heeft de gemeente Eindhoven besloten ook die fysieke mappen met rapportages te digitaliseren.
Peter de Boer licht het toe. “De gemeenteraad heeft de wens uitgesproken om het erfgoed herkenbaar en zichtbaar te maken. Mede door de verwoestingen in de Tweede Wereldoorlog en door de heersende tijdgeest, was de historie van Eindhoven lange tijd niet goed zichtbaar. Daar is de laatste jaren een kentering in gekomen. Als onderdeel van het beschermen, behouden en openbaar maken van de historie van de stad, is dus ook besloten om de 30 jaar aan archeologische verslaglegging te digitaliseren. De ontsluiting van deze gegevens zou een verrijking voor het erfgoed van de stad zijn. Tevens zou het ons als team Erfgoed en de archeologische bureaus waarmee wij werken meer informatie opleveren. Zo zouden we archeologisch onderzoek efficiënter kunnen uitvoeren.
Er was tevens nog een andere reden waarom er vaart werd gezet achter de digitalisering. Er was eind 2019 een kleine brand geweest in een elektrische ruimte in het Erfgoedhuis. “Gelukkig alleen met rookschade tot gevolg, maar dat drukte ons wel met de neus op de feiten. We hadden immers geen back-up van deze waardevolle archeologische data. De eerste vereiste was dan ook: het veilig stellen van de archieven door een digitale back-up te realiseren”, aldus De Boer. Daarvoor klopte hij aan bij Karmac Informatie & Innovatie. Vanuit een eerdere betrekking was De Boer bekend met de digitaliseringsdiensten van Karmac en zo is de samenwerking gestart.
Het digitaliseren van dit fysieke archief was erg complex vanwege de manier waarop de afzonderlijke rapportages waren opgebouwd. Er bestonden in die periode verschillende standaarden van vastleggen van de gegevens. Daar komt bij dat de rapportages uit talloze verschillende documenten bestonden, met uiteraard veel tekeningen, soms op A0-formaat. Denk aan coupe- en vlaktekeningen. Verder waren er uiteenlopende lijsten, weekverslagen en gerapporteerde vondsten en sporen. “En vergeet niet dat de dossiers vol zaten met nietjes, geeltjes en insteekhoezen die allemaal verwijderd moesten worden. Het was al met al een enorme bulk papier, maar dat was wel aan Karmac toevertrouwd”, zo kijkt De Boer terug. “Op dit vlak heeft Karmac ons van goede adviezen voorzien en hebben we besloten per tabblad PDF’s te laten maken. Al deze bestanden hebben een uniek nummer meegekregen, zodat we de documenten later kunnen rubriceren en indexeren. Het gaat om 23.500 bestanden dus daar gaat nog veel tijd in zitten.”
De Boer is erg te spreken over de resultaten van de scans en de services van Karmac. “Men heeft in het begin heel goed geïnventariseerd wat de inhoud van de rapportages was, waar alles stond en hoe dit het beste vervoerd kon worden naar de productiefaciliteit in Lelystad. Na zo’n 3 maanden heeft Karmac de bestanden op een harde schrijf aangeleverd en zijn de documenten weer op exact dezelfde plek teruggezet. De resultaten van de scans zijn uitstekend te noemen, wat gezien de staat van sommige documenten opmerkelijk is. Vervolgens hebben wij met onze mensen de bestanden op het netwerk gezet, klaar om ontsloten te worden voor het grote publiek.” Daartoe werkt de gemeente Eindhoven samen met de KNAW, dat met DANS (data archiving and networked services) een voor iedereen toegankelijke portal biedt die een goed instrument is voor archeologisch onderzoek.
Stadsarcheoloog Peter de Boer is vooral erg tevreden met het feit dat de archeologische verslaglegging nu duurzaam is opgeslagen. “Dit stukje cultureel erfgoed blijft behouden en kunnen we overdragen aan de generaties na ons. Maar we kijken uiteraard ook naar de nieuwe mogelijkheden die we met de ontsloten data hebben. Wanneer we eenmaal alle bestanden geïndexeerd hebben, zijn we heel goed in staat gericht onderzoek te doen wanneer we aan het werk gaan in een gebied met hoge archeologische verwachtingen. Door eerst bureauonderzoek te verrichten en bijvoorbeeld te kijken wat er in de buurt in het verleden is gevonden, kunnen we bepaalde conclusies trekken. Dit gebeurde recent op de Grote Berg, waar de resten van een bastion uit de 80-jarige oorlog werden teruggevonden. Uiteindelijk willen we met gedegen onderzoek de kennis van het verleden verbreden en goede keuzes maken voor de toekomst. De basis is hiervoor gelegd in een prettige samenwerking met Karmac”, besluit De Boer.
Wilt u meer informatie over de digitalisering van erfgoed? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.