Onderwijsgroep Noord heeft als doelstelling de bedrijfsvoering flexibeler en efficiënter te maken. De ruimte die daardoor ontstaat, kan worden ingezet om de kwaliteit van het geboden onderwijs van hoog niveau te houden. Eén van de stappen die is gezet is het digitaliseren van de personeelsdossiers. Karmac Informatie & Innovatie fungeerde als kennispartner en digitaliseerde de 1500 personeelsdossiers.
Onderwijsgroep Noord is een bestuurlijke samenwerking van Terra, Dollard College en rsg de Borgen. Binnen Onderwijsgroep Noord werken ongeveer 1500 medewerkers op 23 vestigingen in Groningen, Friesland en Drenthe. Terra biedt opleidingen op het gebied van groen, voeding, dier, natuur & milieu in het praktijkonderwijs, vmbo, het Groene Lyceum, mbo en cursusonderwijs. Het Dollard College en rsg de Borgen zijn brede scholengemeenschappen voor praktijkonderwijs, mbo, havo, atheneum, gymnasium en technasium. Deze onderwijsinstellingen worden bijgestaan door de Ondersteunende Diensten. Daarmee zijn de vier entiteiten van Onderwijsgroep Noord compleet.
Het onderwijsconcern is actief in een krimpregio en dat heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering. Het is een uitdaging om dezelfde hoge kwaliteit onderwijs te blijven aanbieden, terwijl de middelen onder druk komen te staan. “We kijken bij de ondersteuning dan ook voortdurend hoe we processen efficiënter kunnen inrichten, hoe we productiever kunnen zijn”, vertelt Pieter Reitsma, adjunct-directeur Ondersteunende Diensten (P&C/Financiën/PSA). “Tot voor kort verliepen de meeste processen volgens fysieke, papieren documentstromen. Dat is inefficiënt. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het zoeken van de juiste informatie, er bestaat het gevaar dat verschillende versies van documenten in omloop komen en managers blijven verstoken van stuurinformatie met betrekking tot formatie of financiële stromen. Dat belemmerde hen in het tijdig nemen van maatregelen. Dat, terwijl het voor ons juist zo belangrijk is om flexibel te zijn en snel te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Om een efficiencyslag te realiseren gaan we stap voor stap onze bedrijfsvoering digitaliseren. Als onderdeel daarvan hebben we de het afgelopen jaar personeelsdossiers gedigitaliseerd. Hierbij heeft Onderwijsgroep Noord Karmac Informatie & Innovatie ingeschakeld.
Dit project viel samen met een organisatiewijziging, waarbij Onderwijsgroep Noord een nieuwe structuur heeft aangenomen. Het concern besloot meer teamgericht te gaan werken en omarmde een andere manier van leidinggeven. Tevens werd besloten het bestaande pakket voor Finance en HR te vervangen voor de suite van AFAS Software. Een goede aanleiding om werk te maken van de digitalisering van de P-dossiers. De beslissing om de grofweg 1500 personeelsdossiers te digitaliseren kon echter niet zonder slag of stoot worden genomen. De ondernemingsraad en de medezeggenschapsraad zetten kritische vragen bij de verwerking van de privacygevoelige gegevens. De AVG heeft toch iets losgemaakt en zet mensen aan het denken. “En terecht”, vult Reitsma aan. “Zij verlangden waarborgen dat de dossiers tijdens het scannen in vertrouwde handen zouden zijn. Tevens wilden zij meer inzicht in de verwerking van de digitale dossiers, wanneer deze eenmaal in de HR-omgeving zouden zijn geplaatst. Met hulp van onze partner Karmac Informatie & Innovatie hebben we toen een tweetal protocollen opgesteld, waarin we verschillende processen hebben beschreven. Het ging hierbij enerzijds om de processen bij Karmac, wanneer de dossiers dus extern zijn. Anderzijds hebben we per document in kaart gebracht wat de rechten zijn van staf, management en medewerker. Daarmee hebben we OR en MR gerustgesteld en kregen we groen licht.”
Karmac was vanaf het begin bij het project betrokken. Met de kennis en ervaring van de digitaliseringsexpert is onder andere de indeling van de documentcategorieën tot stand gekomen. Wat hoort bij een arbeidsovereenkomst en wat is nu een functioneringsverslag? Vervolgens is in een proefopstelling een begin gemaakt met het digitaliseren van een 15-tal dossiers van ieder onderdeel van de Groep. “Zo kregen we te zien hoe de digitale dossiers in AFAS zouden werken. We hebben hier en daar wat aanpassingen voorgesteld, die door Karmac zijn verwerkt. Na een tweede controleslag was alles in orde en kon de grote bulk naar Lelystad worden verscheept”, aldus Reitsma. De 1500 dossiers zijn gescand en verwerkt alvorens de bestanden in de HR-omgeving konden worden ingelezen. De combinatie met de vooruitstrevende software maakt dat zowel managers als medewerkers in hoge mate zelf hun dossiers kunnen bijwerken. De zelfredzaamheid neemt fors toe en dat scheelt tijd voor iedereen en komt daarmee de kwaliteit en de efficiency ten goede.
Nadat de bestanden in AFAS zijn ingelezen volgde een periode van afstemmen. Reitsma: “We hebben managers en medewerkers aangespoord samen de dossiers door te lopen om te zien of documenten verkeerd zijn geplaatst of gecategoriseerd. Gezien het feit dat slechts drie van de 1500 medewerkers ons hebben gewezen op een fout in hun dossier, kun je concluderen dat de overgang naar digitaal werken met de P-dossiers vlekkeloos is verlopen. Karmac heeft een prima prestatie geleverd, waarbij de privacy van personeelsgegevens is gewaarborgd en waarbij voortdurend zeer zorgvuldig met de dossiers is omgesprongen.”
De kans bestaat dat op lokale vestigingen nog steeds (delen van) personeelsdossiers ergens in een kast liggen opgeslagen. Deze worden verzameld en eventueel ook voor scanning aangeboden aan Karmac. Hierbij wordt rekening gehouden met dubbelen, zodat de integriteit van dossiers gegarandeerd blijft. Op de afdeling personeels- en salarisadministratie is het digitaal werken direct zichtbaar, al is het alleen maar vanwege het opruimen van de archiefkasten. HR-medewerkers kunnen zich nu meer concentreren op advies en zijn minder tijd kwijt met handmatige administratieve werkzaamheden. Dat is exact wat Pieter Reitsma voor ogen had. “We zetten opnieuw een stap in het efficiënter maken van onze bedrijfsvoering en dat betekent dat we meer geld en energie kunnen stoppen in het onderwijs. Dat is uiteindelijk waar wij voor staan.”
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.