Onderwijsbureau Hollands Midden ondersteunt ruim 150 scholen en 45 schoolbesturen in hun bedrijfsvoering. Dat doet ze efficiënt, nauwkeurig en met veel oog voor gemak van de klant. Digitaliseren en werken met de beste software die op dit moment op de markt is, horen daarbij. Onlangs maakte ze een grote kwaliteitsslag op gebied van de personeelsdossiers.
Lesgeven. Daar draait het om op school. Voor alles wat ‘erbij komt kijken’, staan de professionals van Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM) voor schooldirecties en –besturen klaar. De dienstverlening van het kantoor is breed: van bestuursondersteuning, tot huisvesting en onderhoud, en van financiële tot personele dienstverlening. Desgewenst kan OHM haar klanten volledig ontzorgen. Waarom zelf het wiel uitvinden als er een team doorgewinterde experts tot je beschikking staat
OHM neemt niet alleen de administratieve druk op scholen weg, ze kent ook alle ins en outs van de recente regelgeving op haar werkgebieden. Neem als voorbeeld de personeelsdossiers. Een loonstrookje moet wettelijk gezien ten minste zeven jaar bewaard worden, terwijl een assessment na maximaal drie jaar verwijderd moet worden uit het dossier. Wil je de dossiers schoon houden dan moet je er bovenop zitten.
‘We beheren ruim 5.000 personeelsdossiers,’ vertelt Gert Bor, clustermanager bij OHM. ‘Die lagen fysiek hier bij ons op kantoor in Leiden. Onlangs hebben we het grootste gedeelte laten digitaliseren. Daardoor kunnen we efficiënter werken, het opschonen van de dossiers gaat nu immers deels automatisch en de klant kan de dossiers nu makkelijk zelf inzien. Scholen en besturen hoeven niet meer naar ons te bellen om iets op te zoeken. Aan alle kanten levert dit dus een tijdsbesparing op.’
Terwijl het in het bedrijfsleven haast standaard is om met digitale dossiers te werken, is dat het in de scholenwereld (nog) niet. Niet elke school zei daarom ‘ja’ op OHM’s vraag of ze mee wilde doen met de digitaliseringsslag. ‘De klanten die wél wilden – ruim 60% - zijn erg tevreden over het resultaat. De scans zijn uitstekend en compleet, en het softwaresysteem waarmee de dossiers door de scholen ontsloten kunnen worden, Youforce, is zeer klantvriendelijk.’
Zien, doet volgen. Steeds meer scholen die in het begin zeiden nog niet aan digitaliseren toe te zijn, haken alsnog in op de strategie die OHM voert: intelligent digitaliseren.
Aangezien OHM van efficiënt werken houdt, zocht zij voor het digitaliseren een partner die ook houdt van tijd besparen. Gert Bor kwam al snel uit bij het bedrijf Karmac uit Lelystad, aangeraden door Onderwijsbureau Twente.
Gert: ‘Behalve dat de papieren dossiers gescand moesten worden, vroegen wij Karmac ook om de dossiers op te schonen. Ongemerkt waren de dossiers namelijk steeds groter geworden. E-mailtjes, antwoorden op die e-mailtjes, antwoorden op die antwoorden, geboortekaartjes, ga zo maar verder. Dát was een uitdaging.’
Laten we het eenvoudig houden en zeggen dat een dossier gemiddeld 120 pagina’s telt, waarvan de helft op voor- en achterkant bedrukt is. En laten we het aantal dossiers dat is gescand afronden op 3.000. Dan kom je uit op 540.000 pagina’s scanwerk.
‘We keken eens naar dat getal,’ vertelt Sayed Nasibdar van Karmac. ‘En we dachten: daar moeten we iets op bedenken. Voor zo’n bulk kun je het best een op maat gemaakte oplossing programmeren.’
De automatisering die Karmac voorstelde – en ook uitvoerde – is uniek in Nederland. Het kostte wat denkwerk, maar bespaarde uiteindelijk enorm veel tijd. Tijd is geld en dus was OHM bij Karmac het voordeligst uit.
Uiteindelijk kon Karmac 60% van de inhoud van de dossiers volledig automatisch verwerken. Documenten kregen automatisch de juiste metadata toegewezen (simpel gezegd: een salarisstrookje werd getagd als ‘salarisstrookje’) en kregen een documentdatum mee (de datum waarop het document is opgesteld, dus niet de datum waarop het is gescand). Deze twee gegevens zijn nodig, wil je kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving op gebied van digitale dossiervorming.
Documenten die overduidelijk niet in het dossier thuishoorden (bijvoorbeeld de eerder genoemde dubbele mailtjes) werden verwijderd. De 40% die overbleef, kwam in de bak ‘overige’ terecht en zijn onder deze tag aan de dossiers toegevoegd. Denk aan handgeschreven aantekeningen, flyers of geboortekaartjes.
‘We zijn uitermate tevreden over hoe het scanproces is verlopen,’ vertelt Gert. ‘Karmac heeft de verwachtingen vooraf goed gemanaged. De tijdsinvestering van OHM was heel beperkt en het proces verliep snel – er zat slechts vier maanden tussen het kennismakingsgesprek en het koppelen van de dossiers aan Youforce, het programma ‘digitaal personeelsdossier’ van Raet.
Aangezien Karmac preferred supplier van Raet is, verliep ook de koppeling tussen de scans en de software soepel. ‘Youforce is een prima programma om mee te werken,’ vertelt Gert. ‘Zowel voor ons als voor onze klanten. De scholen en besturen waar wij voor werken, kunnen de dossiers in hun eigen digitale omgeving makkelijk ontsluiten en de interface is erg intuïtief ingericht. Dat laatste is belangrijk, omdat we op aangeven van de schoolbesturen op termijn ook alle medewerkers toegang kunnen geven in hun eigen dossier (als de school dat wil natuurlijk). Van kantinejuffrouw tot rector, iedereen moet met Youforce kunnen werken.’
Het is een geruststelling dat de PDF’s waar de dossiers uit bestaan, op geen enkele manier meer kunnen worden aangepast als ze eenmaal aan het dossier zijn toegevoegd. Nieuwe documenten kunnen scholen trouwens zelf of door OHM op een multi-functional laten scannen. Met één druk op de knop – Scan to Karmac – wordt de scan aan het dossier toegevoegd.
Inmiddels is het digitale personeelsdossier van OHM al twee maanden operationeel. De medewerkers van OHM die met het papierendossier werkten hebben nog geen enkele vraag aan het papieren dossier hoeven stellen. Als over tien maanden de situatie niet is veranderd, wordt het papieren dossier dan ook vernietigd. Dat is tegen die tijd toch achterhaald.
Wilt u meer informatie over digitalisering? Neem dan telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.