Stap voor stap digitaliseert de gemeente Pijnacker-Nootdorp haar dienstverlening. Ook de akten van Burgerlijke Stand werden in deze dadendrang meegenomen. De losbladige akten zijn door het ambtelijk apparaat zelf gescand en verwerkt. Voor het scannen van akten in de oude en kwetsbare banden riep de gemeente de hulp in van Karmac Informatie & Innovatie.
Wouter Gerssen is als gegevensbeheerder verbonden aan de afdeling Burgerlijke Stand van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. In deze functie is hij onder andere verantwoordelijk voor de registers, zoals de aktes van de Burgerlijke Stand. Je kunt een mooie scheiding aanbrengen in deze aktes. Vanaf 1994 verwerkt de gemeente alle aktes in losbladige banden. Daarvòòr maakte men gebruik van de bekende, dikke, gebonden boeken. De gemeente ontstond overigens in 2002 door een fusie van Pijnacker en Nootdorp. Om efficiënter te kunnen werken, aktes sneller te kunnen zoeken en dus de dienstverlening te kunnen verbeteren heeft de Zuid-Hollandse gemeente (53.923 inwoners per september 2018) de losbladige aktes gedigitaliseerd. Het scannen van de akteboeken is echter een vak apart. De hoge ruggen zijn kwetsbaar en vereisen speciale scanapparatuur. OCR is niet mogelijk, mede vanwege de ongestructureerde wijze van documenteren. Het gaat om handgeschreven regels, moeilijk of niet te ontcijferen, met vaak opmerkingen in de kantlijn. Het was dan ook direct duidelijk dat we deze klus niet zelf zouden uitvoeren.”
Het was wel noodzakelijk dat Pijnacker-Nootdorp ook de oudere aktes van de Burgerlijke Stand ging digitaliseren. Je kunt weliswaar stellen dat oudere documenten min of meer statisch zijn en steeds minder opgevraagd worden. Maar Gerssen had met zijn collega’s in verschillende registers inktvraat geconstateerd; de vrees van iedere archief- en gegevensbeheerder. Daarnaast was de beslissing om de oudere aktes te digitaliseren ingegeven door het voortdurende streven naar efficiency. “Het gaat om 4 strekkende meter. Geen schokkende hoeveelheden, maar je moet wel rekening houden met de omstandigheden waaronder deze oude en kwetsbare registers worden opgeslagen.”
Gerssen c.s. dienden dus op zoek te gaan naar een partner voor het digitaliseren van de akten van de Burgerlijk Stand in boekvorm. Deze moest aan een reeks wensen en eisen voldoen. In de eerste plaats omtrent het scannen zelf: welke formaten, welke resolutie? Uitgangspunt zijn de eisen zoals geformuleerd door de Justitiële Informatiedienst. In de tweede plaats wilde Pijnacker-Nootdorp ervan overtuigd zijn dat de documenten op een veilige manier vervoerd zouden worden van en naar de scanfaciliteit. En in de derde plaats was het noodzakelijk dat de uiteindelijke bestanden gekoppeld zouden kunnen worden met het huidige Document Management Systeem van de gemeente, te weten Corsa. “Uit ons onderzoek concludeerden we dat we dit digitaliseringsproject met vertrouwen konden uitbesteden aan Karmac Informatie & Innovatie. Onze bevindingen werden ondersteund na een rondgang langs andere gemeenten die hun akten bij Karmac hebben laten scannen. Zij waren allen erg positief over de samenwerking. En tijdens een bezoek aan de faciliteit in Lelystad hebben wij met eigen ogen kunnen vaststellen dat het bedrijf beschikt over hoogwaardige apparatuur en toegewijde mensen”, aldus Gerssen.
Het project verliep soepel en snel vanaf het moment dat Karmac de te scannen boeken ophaalde tot het moment dat de bestanden en de stukken retour kwamen. Het begon inderdaad met een goed beveiligd transport. Vervolgens waren de boeken een kleine 4 weken in Lelystad. De bestanden werden vervolgens via een externe harde schijf aangeleverd en de fysieke boeken konden richting het archief van de gemeente. De continuïteit van dienstverlening kwam in die periode niet in het geding. Gerssen: “Informatie die we nodig zouden hebben tijdens de afwezigheid van de boeken konden we via scanning on demand opvragen. Dat is ook zeker gebeurd en Karmac heeft dat steeds goed opgelost. Zoals dat ook het geval was met enkele kleine issues; de lijnen waren kort en
onze vragen werden continu snel beantwoord.”
De bestanden zijn vervolgens ingelezen in het DMS van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Dat ging gepaard met steekproefsgewijze kwaliteitscontroles. De indexering zag er goed uit, een punt waar Gerssen erg kritisch op was, en ook de filters bleken goed toegepast. Vlekken die door inktvraat waren ontstaan konden op die manier worden weggenomen. “Het project verliep sneller dan verwacht en de kwaliteit van de output is zoals we afgesproken hadden: uitstekend. De moeilijk te ontcijferen handschriften uit vervlogen tijden zijn door Karmac adequaat verwerkt. De samenwerking en de communicatie zijn voortdurend goed geweest.”
Inmiddels werkt de Zuid-Hollandse gemeente naar volle tevredenheid met de digitale akten. Medewerkers kunnen eenvoudiger en sneller bij de benodigde informatie en leveren zo een bijdrage aan de optimalisatie van de dienstverlening richting burgers en bedrijven. “En het past bij de doelstellingen van de overheid om stapsgewijs steeds meer diensten digitaal aan te bieden. Met de goede samenwerking en services van Karmac in het recente verleden, kijken we nu ook naar andere fysieke dossiers die we willen digitaliseren. Ik ben ervan overtuigd dat we nog een forse stap kunnen zetten”, besluit Gerssen.
Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.