Shell smeert informatievoorziening met digitale dossiers

Shell Pernis heeft in de afgelopen decennia een zeer omvangrijk archief opgebouwd van microfilms met daarop een grote verscheidenheid aan documenten. Van alle objecten en technische installaties op het immense terrein zijn documenten op deze manier bewaard gebleven. Onlangs gaf het concern het startsein om dit alles te converteren naar nullen en enen. In samenwerking met Karmac Informatie & Innovatie zijn de films gedigitaliseerd, waardoor informatie sneller beschikbaar is.

Shell Pernis is de grootste raffinaderij van Europa en één van de grootste ter wereld. Het bedrijfsterrein biedt naast olieverwerkende fabrieken huisvesting aan chemische fabrieken van Shell en van andere bedrijven. Kortom: een groot en belangrijk complex binnen het gebied van de Rotterdamse haven. Het totale oppervlak van Shell Pernis is 550 hectaren. Dit is net zo groot als 1.000 voetbalvelden. Zo krijgen we een beeld van de bedrijvigheid op dit immense terrein, dat bol staat van de technische installaties. Van talloze objecten is grofweg de afgelopen eeuw informatie verzameld en bewaard gebleven. Het gaat om documenten met technische gegevens met betrekking tot installaties, bouwtekeningen van objecten, handleidingen en instructies, etc. Feitelijk is er van alle installaties op het terrein een tekening. Je moet dan ook al gauw denken in termen van enkele honderdduizenden documenten die allemaal centraal in een depot op het terrein werden opgeslagen. Dit depot kun je zien als een soort bibliotheek waar medewerkers documenten konden opvragen die zij nodig hadden bij verschillende werkzaamheden. Deze afdeling wordt DocData genoemd, waar Rob van Gessele als archivaris sinds begin jaren ’80 van de vorige eeuw actief is. Hij beschrijft hoe medewerkers op de fiets van alle hoeken van het terrein naar dit archief kwamen om de informatie op te halen die zij nodig hadden. Uiteraard is na verloop van tijd steeds meer informatie digitaal aangemaakt, digitaal opgeslagen en dus ook digitaal beschikbaar voor medewerkers. Maar nog altijd bewaarde Shell de oude documenten voor het geval deze toch nodig blijken te zijn en omdat er op sommige documenten nog een bewaarplicht rust.

Duurzaam medium

De hardcopy documenten zijn in het verleden op microfilm en -fiche gezet. Daarmee bespaarde men enerzijds op opslagruimte; op één microfiche kun je immers vele rijen met bladzijden opslaan. Anderzijds werd microverfilming lange tijd beschouwd als een duurzaam opslagmedium. Op wekelijkse basis werden nieuwe documenten door service bureau M&R uit Kampen opgehaald bij Shell en vervolgens verfilmd. Een week later werden de fiches en films afgeleverd en werd een nieuwe batch opgehaald (M&R is in 2018 overgenomen door Karmac, red.). Wanneer verfilmde documenten nodig waren, werden de bewuste films of fiches in de uitleesapparatuur geplaatst en weer op papier afgedrukt. Wanneer je er met de ogen van nu naar kijkt, is dit een tamelijk gedateerd proces. Het kost vooral veel tijd om informatie te vinden.

Specialistisch werk

In de jaren ’90 van de vorige eeuw kwam echter de cd-rom in opkomst als opslagmedium en inmiddels is digitale informatie alom tegenwoordig en toegankelijk. Microfilms waren verleden tijd. Documenten staan tegenwoordig digitaal in de cloud. Maar Shell Pernis beschikte nog altijd over het archief met microfilms. Tot voor kort, want in november 2018 heeft Karmac Informatie & Innovatie alle ongeveer 200.000 fiches en zo’n 50.000 70 mm films opgehaald. Deze worden allemaal in een mammoet operatie gedigitaliseerd op de campus in Lelystad, waar men beschikt over specifieke apparatuur en specialistische kennis waarmee zowel gescand kan worden in zwart/wit als in grijswaarden en in verschillende scanresoluties. Alle documenten die in het verleden op microfilm zijn gezet, worden gedigitaliseerd en zo direct beschikbaar en doorzoekbaar gemaakt volgens een format dat door Shell is aangedragen. Dit is een proces dat in hoge mate is geautomatiseerd; zo worden tussen de 80 en 100 kaarten per uur verwerkt. Waarmee direct is aangetoond wat een omvangrijke klus het is om tot een totaal van 200.00 te komen. Het digitaliseren van de 70 mm films gebeurt handmatig; dit is zeer specialistisch werk dat door ervaren en gecertificeerde medewerkers van Karmac wordt gedaan.

Vele voordelen

De voordelen voor Shell zijn talrijk. In de eerste plaats zorgt men er op deze manier voor dat er geen informatie verloren gaat. Microfilms kunnen op den duur toch achteruit gaan in kwaliteit. Men is van mening dat deze informatie, die soms terug gaat tot eind jaren ’30 van de vorige eeuw, bewaard moet blijven voor het geval het toch nodig blijkt te zijn. Sommige installaties zijn al 50 jaar oude en die draaien nog steeds. In de tweede plaats wordt de informatie beter toegankelijk voor medewerkers, die nu eenvoudig kunnen zoeken naar de juiste dossiers en deze snel op hun scherm kunnen krijgen. Dit gebeurt via het Asset Information Management systeem, waar de bestanden worden ingelezen. Bijkomend voordeel is dat de digitaliseringsoperatie ook zoek gewaande dossiers weer boven water krijgt. En ten slotte bespaart men op opslagruimte. Wanneer alle gedigitaliseerde bestanden steekproefsgewijs zijn getest, kunnen de microfilms en -kaarten worden vernietigd. Ook dat gebeurt volgens een vast proces door Karmac.

Scanning on demand

Wanneer tijdens de operatie een bepaald document wordt opgevraagd door een medewerker, dan weet Karmac dit dossier razendsnel te vinden. Via een scanning on demand constructie krijgt Shell dit bewuste document dan toegestuurd. De samenwerking met Karmac verloopt dan ook goed, laat archivaris Van Gessele weten. Dat is al jaren zo. “We werken al jarenlang samen en Karmac weet precies wat wij nodig hebben en hoe wij werken. Het is ook goed om te zien dat dossiers met fouten erin, gecorrigeerd weer terugkomen. Dat zegt genoeg.”

Meer informatie over dossiers digitaliseren

Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 959 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op