Stichting Kopwerk-Schooltij digitaliseert en converteert personeelsdossiers

Met de digitalisering van ruim 300 fysieke en de conversie van meer dan 100 digitale personeelsdossiers is Stichting Kopwerk-Schooltij weer helemaal bij de les. Alle personeelsdossiers zijn vervolgens ingelezen in YouForce (Visma/Raet) en beschikbaar voor hen die daartoe bevoegd zijn. Karmac stond de stichting bij en zo zorgden ze gezamenlijk voor het goede resultaat.

Beppie Keijzer begeleidde het digitaliseringsproject, in tweede instantie. ‘De allereerste contacten met Karmac waren al in 2018, maar door omstandigheden hier binnen de stichting kwam het er niet van om het project meteen door te zetten. Toen mij vorig jaar is gevraagd de afdeling P&O te komen ondersteunen, kwam er meer ruimte en hebben we vervolgens de draad weer opgepakt.’

Binnen de stichting zijn ruim 400 medewerkers actief. Zij zorgen ervoor dat ongeveer 3500 kinderen iedere dag kunnen leren en zich kunnen ontwikkelen. Beppie: ‘Onze scholen zijn toegankelijk voor alle leerlingen, ongeacht nationaliteit, godsdienst of levensbeschouwing, waarvan de ouders zich kunnen vinden in ons concept en onze grondslag respecteren. De scholen krijgen voldoende ruimte en de bewegingsvrijheid die nodig is om iedere school een eigen kleur te laten uitstralen naar de kinderen, de wijk en het team. Daarnaast werken de Kopwerkscholen onderling intensief samen om de kwaliteit van het leren en opvoeden zo goed mogelijk vorm te geven. Onder het motto "lokaal wat kan en centraal wat wint" wil Kopwerk groot zijn in kleinschaligheid, zo staat trots te lezen op de site van Stichting Kopwerk-Schooltij. Stichting Kopwerk-Schooltij stuurt op dit moment in Noordelijk Noord-Holland (Texel, de Kop van Noord-Holland en West-Friesland), 27 basisscholen aan. Daarvan zijn 21 Christelijke, 5 openbare en 1 school met een antroposofische grondslag.

Personeelsdossiers in YouForce

Van al die medewerkers bestaat uiteraard een personeelsdossier. Maar die waren niet allemaal digitaal. Die dossiers die dat wel waren, waren bovendien (nog) niet geschikt om te gebruiken in het systeem dat bij de Stichting in gebruik was genomen, te weten YouForce van Visma-Raet. Beppie: ‘Daar wilden we als stichting uiteraard wel naar toe. Al langer dus, maar afgelopen jaar is het dan daadwerkelijk weer opgepakt. Voor ons als afdeling P&O was dit type projecten echter helemaal nieuw. Daarom waren we erg blij met de contacten met Karmac. Zij hebben ons echt aan de hand genomen en begeleid naar de nieuwe situatie.’

Fysieke dossiers overgebracht

Onder beveiligde en vertrouwelijke condities werden de fysieke dossiers naar Karmac in Lelystad gebracht waar ze volgens de instructies werden gedigitaliseerd. Beppie: ‘Ook over die instructies hebben we het vooraf uitgebreid gehad: wat gebeurt er met de dossiers? Wie kan die inzien? Waar worden ze opgeslagen? Kortom, voor ons was alles nieuw, maar Karmac legde alles heel geduldig uit en liet ons zien hoe het werk verliep en de vorderingen gingen. Daarover hadden we geregeld contact en die contacten waren altijd erg prettig. Ook nadat bijvoorbeeld ons eerste contact bij Karmac ander werk kreeg en we een opvolger kregen. Daarmee verliepen de contacten net zo soepel en prettig. Het blijkt dus dat bij Karmac het werk niet afhankelijk is van één bepaald persoon. Die deskundigheid zit ook bij de andere medewerkers.’

Alle lof voor Karmac

De digitale dossiers werden vanaf een harde schijf uitgelezen en vervolgens geconverteerd naar het geschikte formaat voor YouForce. ‘Daar bleek dat we een discussie kregen over om hoeveel dossiers, dan wel hoeveel pdf’s het nu eigenlijk ging. Het waren volgens onze specificaties 113 dossiers. Dat klopte wel, maar Karmac legde uit dat per dossier wel meer pdf’s gemaakt moesten worden om de zeer gevoelige informatie te kunnen scheiden van de wat minder gevoelige informatie bijvoorbeeld. Dat wisten we niet, zoals ik al zei, voor ons was alles nieuw. In zo’n dossier zitten natuurlijk verschillende typen documenten: van ID en arbeidscontract tot opleidingen, cursussen, diploma’s, correspondentie, etc. Dat wisten we natuurlijk wel, maar niet dat dat gevolgen zou kunnen hebben voor de opdracht die we aan Karmac verstrekten. Karmac was echter sportief en heeft er niet lang over gediscussieerd. Ze hebben het werk alsnog voor ons gedaan zonder extra kosten! Alle lof dus voor de instelling van Karmac.’

Inmiddels zijn alle dossiers ingelezen in YouForce en hebben de medewerkers bij P&O van de stichting Kopwerk-Schooltij er ervaring mee op kunnen doen. ‘Die is louter positief’, aldus Beppie. ‘Het werkt erg prettig te weten dat alle informatie onder de knop beschikbaar is; veilig, volledig en actueel. We zijn weer helemaal bij de les.’

© Copyright Karmac Informatie Innovatie 2022 | Powered by iClicks | Sitemap | Cookieinstellingen | Privacy verklaring