Digitalisering: maak processen transparant, toegankelijk en productief
Fysieke archieven die regelmatig geraadpleegd moeten worden, papieren dossiers met lange bewaartermijnen of een noodzaak meer te gaan automatiseren? Digitaliseren kan een oplossing zijn. Dagelijks worden enorme hoeveelheden data verstuurd en ontvangen, processen uitgevoerd en communicatie gedigitaliseerd. Handig en soms zelfs noodzakelijk. Digitalisering gaat namelijk niet alleen over het digitaal opslaan van gegevens, het verhoogt ook de efficiëntie, productie en interactie met klanten. Daarnaast maken overheden processen transparanter, toegankelijker en veel productiever.
Dikke mappen in stellingkasten worden steeds zeldzamer. Belangrijke informatie bevindt zich steeds meer in een digitale omgeving. Wij helpen u met een toekomstbestendig digitaal archief dat niet alleen voldoet aan de strengste beveiligingseisen en efficiënt is, we ontzorgen u volledig tijdens dit proces.
Met digitaliseren zetten we fysieke gegevens om in digitale data. Dit kunnen documenten zijn, maar ook communicatie, procedures of workflows. Denk aan teksten, maar ook afbeeldingen, video’s of audio opnames. Het doel van digitaliseren is het elektronisch kunnen gebruiken van deze gegevens, bijvoorbeeld op computer, laptop, e-reader, tablet of smartphone.
Digitaliseren in de praktijk
Digitaliseren kan op verschillende niveaus en biedt kansen voor tal van afdelingen. Wij hebben veel ervaring met het digitaliseren van:
Medische dossiers
Contracten
Facturen
Boekhoudkundige stukken
Tekeningen, o.a. voor de bouw
Administratieve documenten
Dossiers en archieven voor overheden
Bouw- bodem en milieudossiers
Burgerlijke stand
Social domein
Boeken, kranten en tijdschriften
Staat uw digitaliserings-vraagstuk er niet bij? Neem vooral contact (link toevoegen) op. Onze ervaring beperkt zich niet tot bovenstaande voorbeelden.
“We zijn zeer te spreken over de samenwerking. Het project is vlekkeloos verlopen en de resultaten zijn uitstekend. We zien ook dat Karmac met ons meedenkt. Managers koppelen terug dat het zeer waardevol is dat zij nu overal en altijd toegang hebben tot personeelsdossiers. Dit werkt veel efficiënter”
Sylvia Koenes
Directeur
Digitaliseren: Waarom?
Digitalisering beperkt zich niet tot het eenvoudig online beschikbaar maken van allerlei documenten, er zijn tal van redenen waarom digitaliseren voor uw bedrijf, overheid of andere organisatie relevant is en voordeel oplevert. Denk aan:
done
Sneller werken
Het ophalen van documenten, versturen en betalen van facturen, maken en bijhouden van planningen en het gebruik van (multi)media voor marketing? Deze processen gaan veel sneller in een gedigitaliseerde omgeving.
person
Goede bereikbaarheid van data
online data is niet alleen sneller, maar ook veel flexibeler. Ook maak digitaliseren het mogelijk meer informatie te analyseren in minder tijd.
library_books
Ruimtebesparing
geen ruimte meer in het archief? digitalisering zorgt ervoor dat fysieke archieven overbodig worden.
done
Voldoen aan wet- en regelgeving.
digitalisering helpt bij het naleven van wettelijke bewaartermijnen en het instellen van de juiste toegangsrechten. Denk aan privacywetgevingen of bewaartermijnen. Wist u dat onderzoekdossiers 115 jaar toegankelijk moeten blijven?
person
Veiliger
niet zomaar toegang tot een fysiek archief, maar gebruikersrollen en beperkte toegang waar nodig.
library_books
Duurzaam
Geen archiefkasten vol papieren, maar milieuvriendelijker werken met een digitaal archief.
done
Verbeterde service
doordat collega’s en klanten sneller toegang tot informatie krijgen.
person
Schade voorkomen
door dossiers en documenten te digitaliseren, wordt (verdere) schade aan de fysieke documenten voorkomen
Karmac als uw specialist
Sinds 1974 specialist in digitalisering
ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd
Ervaring met kleine dossiers tot miljoenen documenten
Eigen haal- en brengservice
Service en kwaliteit op het hoogste niveau
Bewezen ervaring in o.a. cultureel erfgoed, farmacie, juridisch, onderwijs, overheid, vastgoed en zorg
Opvraagservice tijdens het traject: altijd toegang tot uw archief
Jaarlijks kiezen honderden Nederlandse bedrijven, overheden en andere organisaties ervoor hun werkprocessen te digitaliseren. Organisaties die deze stap zetten, merken vaak direct een aanzienlijke verbetering in hun bedrijfsvoering. Logisch, digitalisering zorgt ervoor dat processen veel efficiënter gaan. Zo werken wij:
Digitalisering of digitalisatie betekent dat fysieke gegevens, communicatie en procedures worden omgezet in digitale data.
Wat is digitalisering in de praktijk? Voor bedrijven gaat het vaak om het digitaliseren van (medische) dossiers, contracten, facturen, boekhoudkundige stukken, tekeningen en andere administratieve documenten. Voor de overheid ligt de focus op het digitaal beschikbaar maken van dossiers en archieven, zoals bouw-, bodem- en milieudossiers, burgerlijke stand, sociaal domein en (bouw)tekeningen. Dit zorgt ervoor dat deze organisaties voldoen aan wet- en regelgeving, zoals bewaartermijnen en toegangsrechten. Bovendien maakt digitalisering processen sneller, transparanter en beter toegankelijk via nieuwe of bestaande systemen.
Ook kunnen papieren documenten worden gedigitaliseerd, zoals gebouwinformatie, rapporten of tekeningen. Deze documenten worden niet langer fysiek opgeslagen, maar digitaal beschikbaar gemaakt. Het resultaat is dat deze processen overzichtelijker en gemakkelijker toegankelijk worden voor gebruik in nieuwe of bestaande softwaresystemen.
2. Hoe werkt digitaliseren van vertrouwelijke informatie?
Dossiers met vertrouwelijke informatie, belangrijke bouwtekeningen of kwetsbare archiefstukken met een grote waarde worden op de meest geschikte manier gedigitaliseerd. Veilig en permanent opgeslagen, uitsluitend beschikbaar voor bevoegden en altijd en overal raadpleegbaar.
3. Hoe worden gemeentearchieven gedigitaliseerd?
Gemeentelijke archieven en dossiers, zoals sociaal domein, vergunningen of burgerlijke stand archief, worden gedigitaliseerd en opgeslagen in een e-depot of bijvoorbeeld documentmanagementsysteem (DMS). Dit zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen, veilig toegankelijk zijn voor bevoegde ambtenaren en sneller raadpleegbaar zijn, wat bijdraagt aan transparante en efficiënte dienstverlening.
4. Hoe werkt het digitaliseren van fysieke post?
Fysiek inkomende post wordt gedigitaliseerd, ingedeeld in stromen en voorzien van metadata en via een beveiligde verbinding aangeleverd. Door deze digitale postkamer worden de interne bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en wordt de continuïteit gewaarborgd.
5. Wat is het toevoegen van metadata?
Tijdens het digitaliseren kunnen we meta data toevoegen aan uw online archief. Dit maakt het online archief efficiënter en overzichtelijk. Metadata is eigenlijk data over data, zo kunnen we de structuur en opbouw van de stukken in het digitale archief opschonen en verduidelijken, wat veel tijd bespaart. Maar er wordt ook automatisch meta data toegevoegd, zoals tijdstip van opname.
Meer weten over de mogelijkheden?
Wilt u uw archief digitaliseren of wilt u meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen? Ik beantwoord graag al uw vragen.
