Digitaliseren vergunningen

Het digitaliseren van vergunningen is zeer complex en omgeven door strenge eisen. Niet alleen het proces zelf dient aan belangrijke voorwaarden te voldoen, maar ook de medewerkers dienen goed opgeleid te zijn. Dit proces - het schonen, voorbewerken, scannen en toegankelijk maken van vergunningen - is een specialiteit van Karmac. Onze opgeleide specialisten (VVA, SODI en SODII, DIOR) bereiden uw archief zorgvuldig voor op het scannen. Te bewaren en (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden worden gesplitst voor of na het digitaliseren. Daar komt bij dat Karmac een sluitend proces heeft ingericht waarbij gebruikgemaakt wordt van hoogwaardige document- en tekeningscanners. De gedigitaliseerde dossiers worden zo opgeleverd dat u deze direct kunt importeren in de bij u aanwezige raadpleegsoftware (DMS, Zaaksysteem, online, etc.). Vervolgens kunt u ervoor kiezen de fysieke dossiers zuurvrij te laten verpakken door Karmac. Wij stellen dan tevens een lijst op met de archiefbescheiden die op termijn vernietigd moeten worden. Daarmee is de substitutie een feit.

Niveau van digitaliseren

Het digitaliseren van vergunningen kan op drie niveaus (of een combinatie daarvan):

  • Op dossierniveau. Ieder (adres) dossier of iedere vergunning wordt daarbij één digitaal dossier, voorzien van tekstherkenning (OCR).
  • Op tabbladniveau. Ieder aanwezig tabblad binnen een dossiermap wordt daarbij één digitaal document, voorzien van tekstherkenning (OCR).
  • Op documentniveau. Ieder aanwezig document (aanvraag, besluit, constructietekening, bouwtekening, handhaving, etc.) wordt daarbij één digitaal document, voorzien van tekstherkenning. Bij een keuze voor het digitaliseren op documentniveau zijn aanvullende ontsluitingen mogelijk. Denk hierbij aan het benoemen van de documenten op documenttype en het ontsluiten van de tekeningen op aannemer, omschrijving, datum, etc.

Uitbesteden

Door het digitaliseren van uw vergunningen uit te besteden aan Karmac beschikt u over de mogelijkheid om een mogelijke raadpleging (inzage) door burgers online te laten plaatsvinden. Denkt u daarbij wel aan de eisen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Soorten vergunningen

Karmac digitaliseert vele verschillende soorten vergunningen voor u, bijvoorbeeld:

  • Omgevingsvergunningen
  • Bouwvergunningen
  • Drank- en horecavergunningen
  • Kapvergunningen
  • Milieuvergunningen
  • Monumentenvergunningen
  • Sloopvergunningen

Referenties

Karmac heeft bestanden, zoals personeelsdossiers, akten van de Burgelijkestand, boeken, patiëntendossiers, milieudossiers, bouwdossiers en de administratie gedigitaliseerd voor verschillende organisaties en instellingen. Bekijk op de referentiepagina bedrijven die gebruik hebben gemaakt van onze digitaliseringswerkzaamheden:

 

Neem contact op met Karmac

Wilt u meer informatie over de digitalisering van vergunningen? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad, neem telefonisch contact met ons op 0320 286 959 of vul het contactformulier in. Wij voorzien u graag van meer informatie.