Optimo
Uw HR-dossiers AVG-proof maken? Optimo en Karmac helpen u graag!
Organisaties hebben steeds meer mogelijkheden om hun HR-processen te digitaliseren, automatiseren en te stroomlijnen. Maar dit gaat niet zonder uitdagingen. Recente ontwikkelingen rondom privacy, met de AVG in de hoofdrol, zorgen ervoor dat organisaties steeds alerter moeten zijn op de digitalisering, verwerking en bescherming van hun HR-dossiers.
Optimo en Karmac combineren hun expertises om HR-processen AVG-proof te digitaliseren én optimaliseren in de AFAS software. Van documentbeheer tot systeemintegratie, deze samenwerking garandeert een soepele en compliant overgang naar de digitale toekomst.
✔ Binnen 24 uur reactie ✔ AVG proof
AVG-proof de toekomst tegemoet
Het digitaliseren van HR-dossiers en het overstappen naar een nieuw systeem, zoals AFAS, brengen onzekerheden met zich mee. Heeft uw organisatie uw dossiers op orde? Boetes bij overtreding van de wetgeving liggen op de loer, en met gemiddeld 60 documenten per medewerker is een datalek zo gebeurd. Met deze samenwerking garanderen we dat uw organisatie AVG-proof de toekomst tegemoet gaat. Karmac beoordeelt, selecteert en digitaliseert bestaande documenten, Optimo zorgt voor een naadloze overgang naar het nieuwe systeem.
Wat is de AVG Audit?
Met de AVG Audit van Karmac krijgt u inzicht in of uw
HR-dossiers voldoen aan de meest recente wetgeving.
Problemen worden in kaart gebracht, zoals:
- Medewerkersdocumenten die bij de verkeerde medewerker te vinden zijn;
- Bulkbestanden met documenten met verschillende bewaringstermijnen;
- Documenten met bijzondere persoonsgegevens die (te) lang bewaard zijn.
Op basis van de audit stelt Karmac een adviesrapport op met alle mogelijke verbeteringen. Optimo biedt in dit kader optimale ondersteuning, zodat uw organisatie totaal AVG-
proof alle dossiers op orde heeft.
1
Evalueren
Karmac voert een gedetailleerde evaluatie uit van alle huidige HR-documenten.
2
Identificeren
Met de AVG Audit identificeren we potentiële compliance-risico’s.
3
Adviseren
U krijgt een adviesrapport met aanbevelingen voor het waarborgenvan volledige AVG-compliance.
Wat is de HR Quickscan?
Aan de hand van workshops, interviews en een systeemanalyse in AFAS verzamelen we input. We brengen de werkprocessen en de inrichting van het AFAS HR-systeem in kaart. Wanneer de scan is afgerond, leveren we een rapport op met daarin de huidige status en geadviseerde optimalisaties. Ook ontvangt u een plan van aanpak om stapsgewijs deze verbeteringen te realiseren.
1
Beleidskaders opstellen
Karmac voert een gedetailleerde evaluatie uit van alle huidige HR-documenten.
2
Inventariseren
We inventariseren verbeterpunten per werkproces. Per verbeterpunt benoemen we welke oplossing nodig is over de volgende assen: • Organisatie • Processen • Systeem • Mensen & Cultuur
3
Systeemanalyse
Optimo voert een analyse uit op de huidige inrichting van AFAS en adviseert over optimalisaties in de inrichting met de best practices van AFAS alsuitgangspunt.
4
Plan van aanpak
Optimo voert een analyse uit op de huidige inrichting van AFAS en adviseert over optimalisaties in de inrichting met de best practices van AFAS alsuitgangspunt.
Wat is de HR Quickscan?
Voldoen aan AVG-wetgeving
HR-dossiers moeten voldoen aan strikte AVG-wetgeving. Het behouden van volledige en accurate dossiers is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook essentieel bij eventuele conflicten. Voorkom een interne of externe crisis, reputatieschade en boetes bij overtredingen of datalekken.
Goed werkgeverschap
Laat zien dat u de persoonsgegevens van uw medewerkers serieus neemt. Bewijs dat dit een actueel thema is dat leeft binnen uw organisatie, en creëer een veranderingsslag binnen het personeel.
Combinatie van expertises
Optimo zorgt voor een vlekkeloze systeemintegratie, Karmac zorgt ervoor dat alle documenten correct en volledig worden gedigitaliseerd. Uw hoeft niet meerdere partijen te benaderen, wij verzorgen een totaalpakket! • Geen eigen expertise nodig: wij geven training en opleiding • Advies voor nu én de toekomst • Volledige ontzorging • Vertaalslag naar de praktijk met best practices • Samenwerking van partijen die elkaars dienstverlening versterken
Uitgelicht: Zorggroep Oude en
Nieuwe Land onzorgvuldig met
oude personeelsdossiers
Zorggroep Oude en Nieuwe Land (ZONL) bewaarde
belangrijke persoonsgegevens van (oud-)personeel in archiefkasten die niet werden afgesloten. De organisatie maakte zelf een melding van onzorgvuldig handelen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voorkom dat dit ook bij uw
organisatie gebeurt. Digitaliseer nu uw dossiers AVG-proof
en werk efficiënter en veiliger in de toekomst.
Over Optimo – specialist in automatiseren en optimaliseren met AFAS Profit
Optimo is gespecialiseerd in het begeleiden van bedrijven bij de implementatie en optimalisatievan AFAS Profit. Met diepgaande kennis van de processen binnen AFAS, zorgen wij ervoor dat uw bedrijf haar kernactiviteiten kan voortzetten tijdens de overgang naar een nieuw systeem.
Over Karmac – expert in digitalisering van HR-dossiers
Karmac is dé expert in het veilig digitaliseren van papieren documenten en het optimaliseren van de documentenstroom. Ze zijn gespecialiseerd in het selecteren en digitaliseren van HR-dossiers conform wet- en regelgeving. Zo wordt uw organisatie AVG-proof.
Over AFAS – één softwareoplossing voor al uw bedrijfsprocessen
AFAS staat bekend om haar geavanceerde softwareoplossingen die bedrijven helpen hun processen te stroomlijnen. De software is zowel flexibel als betrouwbaar, waardoor bedrijven hun HR-activiteiten efficiënter kunnen beheren.
Wilt u meer weten?
Neem dan contact met ons op, we vertellen u graag meer!
Optimo: Bart Faken, Commercieel Directeur (+31 6 46 10 53 99)
U ontvangt binnen 24 uur een reactie van een van onze experts.